Типи даних.

Текстовий — тип даних, який використовується для збереження звичайного неформатованого тексту обмеженого розміру (до 255 символів).

Поле Мемо — спеціальний тип даних для збереження великих обсягів тексту (до 65 535 символів). Фізично текст не зберігається в поле. Він зберігається в іншому місці бази даних, а в полі зберігається покажчик на нього.

Числовий — тип даних для збереження дійсних чисел.

Дата/час — тип даних для збереження календарних дат і поточного часу.

Грошовий — тип даних для збереження грошових сум.

Лічильник — спеціальний тип даних для унікальних (не повторюваних у полі) натуральних чисел з автоматичним нарощуванням.

Логічний — тип для збереження логічних даних (можуть приймати тільки два значення, наприклад Так чи Ні).

• Поле об'єкта OLЕ — спеціальний тип даних, призначений для збереження об'єктів OLE, наприклад мультимедійних. Реально, звичайно, такі об'єкти в таблиці не зберігаються. Як і у випадку полів МЕМО, вони зберігаються в іншім місці внутрішньої структури файлу бази даних, а в таблиці зберігаються тільки покажчики на них (інакше робота з таблицями була б надзвичайно уповільненою).

• Гіперпосилання — спеціальне поле для збереження адрес URL Web-об'єктів Інтернету. При щиглику на посиланні автоматично відбувається запуск браузера і відтворення об'єкта в його вікні.

• Майстер підстановок — це не спеціальний тип даних. Це об'єкт, настроюванням якого можна автоматизувати введення в даних поле так, щоб не вводити їх вручну, а вибирати зі списку, що розкривається.

Створення та робота з базами даних

Створення бази даних починається з її проектування. Цей етап являє собою розробку структури бази даних, створення схеми даних.

Сам процес проектування бази даних являє собою складний процес проектування відображення опису предметної області у схему внутрішньої моделі даних. Перебіг цього процесу є послідовністю більш простих процесів проектування менш складних відображень. Ця послідовність у процесі проектування весь час уточнюється, вдосконалюється таким чином, щоб були визначені об'єкти, їх властивості та зв'язки, які будуть потрібні майбутнім користувачам системи.

Одним із найскладніших етапів у процесі проектування бази даних є розробка таблиць, тому що результати, які повинна видавати база даних (звіти, вихідні форми тощо), не завжди дають повне уявлення про структуру таблиці. У разі проектування таблиць зовсім не обов'язково використовувати систему управління базою даних. Спочатку краще розробити структуру на папері.

Бази даних містять різні об'єкти, але основними об'єктами будь-якої бази даних є її таблиці. По-перше, в таблицях зберігаються всі дані, які містяться в базі. По-друге, таблиці зберігають структуру бази (поля, їх типи і властивості). У кожній з таблиць є ключове поле, дані в якому повторюватися не можуть.

Відношення між таблицями встановлюють зв'язок між даними, які знаходяться в різних таблицях бази даних. Вони визначаються відношеннями між групами об'єктів відповідного типу. Зміст створення реляційних зв'язків між таблицями полягає, з одного боку, в захисті даних, з іншого - в автоматизації внесення змін одночасно в декілька таблиць при змінах в одній таблиці.

Якщо структура бази даних добре продумана, поля розподілені за базовими таблицями, ключові поля і типи міжтабличних зв'язків правильно вибрані, і ці зв'язки встановлені, то можна вважати, що в цілому базу даних створено. Така основа дає можливість легко працювати з іншими об'єктами бази даних, тобто формувати запити, створювати різні типи форм, звітів.

Система управління базою даних Microsoft Access надає дуже зручні засоби створення об'єктів. Тому розробка таблиць, визначення властивостей полів не викликає значних проблем. Причому при створенні таблиць рекомендується працювати в режимі Конструктора, а при розробці форм і звітів краще користуватися автоматизованими засобами, які надають Майстри.

Для створення основних об’єктів бази даних можуть бути використані наступні засоби:

ручні (робота в режимі Конструктора);

автоматизовані (робота з використанням програм-майстрів).

Після запуску програми Місrоsоft Access з’являється вікно, якому необхідно вибрати вид наступних дій (Новая база данных). У наступному вікні дати файлові бази даних ім’я, після чого з’являється вікно нової бази даних.

Наступним етапом є створення основних об’єктів бази даних (Таблиць, Запитів).

Створення базових таблиць. Вибираємо вкладку Таблицы. З використання режиму Конструктора створюємо та заповнюємо дві таблиці, вказуємо на ключове поле (поля), після чого зберігаємо їх під відповідними іменами.

Наступним етапом є створення міжтабличних зв'язків. Перш ніж створювати міжтабличні зв'язки необхідно їх продумати. Для створення міжтабличних зв'язків використовується кнопка Схема данных. Міжтабличні зв'язки призначені для забезпечення цілісності даних та для автоматизації задач обслуговування бази.

Згідно з розробленою структурою бази даних наступним етапом створюються запити на вибірку. Для цього використовуємо закладку Запити і в режимі Конструктора створюємо та заповнюємо відповідні запити на вибірку після чого їх зберігаємо.