Зміна типів полів. Реорганізація таблиць.

· Настійно рекомендується виконувати всі зміни структури таблиці в режимі конструктора. Хоча в режимі таблиці теж можна активно “втрутитись” в структуру об’єкту, додавши або видаливши стовпчики, при цьому для вас недоступні всі засоби контролю, які є в режимі конструктора та які служать гарантією збереження ваших таблиць та даних.

· Будьте дуже уважні стосовно всіх “структурних” операцій. Не полінуйтесь створити резервну копію таблиці.

Access дозволяє додавати нові поля, видаляти вже існуючі, змінювати порядок слідування полів в таблиці, модифікувати самі поля та їх властивості.

В режимі конструктора всі зміни потрібно зберігати.

Зміна імен полів. Щоб змінити ім’я поля вашої таблиці, двічі клацніть на поточному імені поля та введіть нове ім’я.

Зміна типів полів. Якщо потрібно змінити тип даних вже існуючого поля, в рядку, що відповідає даному полю, клацніть в чарунці стовпчика Тип данных, потім оберіть новий тип даних із списку.

Зміна типів полів даних може потягти за собою втрату даних. Ms Access попереджає про це в спеціальному повідомленні,перш ніж зберегти внесені зміни. На цьому етапі можна відмовитись від зміни структури таблиці, клацнувши на кнопці Отменадіалогового вікна. Якщо впевнені в своєму виборі, обирайте кнопку ОК.

Поля, тип яких –Поле об’єкту OLEне дозволяють ніяких перетворень.

Не можна перетворити дані будь-якого типу, навіть числового до типу Лічильник.Поля цього типу є службовими і не доступні для операції введення даних.

Поля типу Текстовийможна вільно перетворювати в тип МЕМО.При оберненому перетворенні слід враховувати, що максимальний розмір текстового поля 255 символів. Якщо в текстовому полі зберігалися символьні представлення числових чи грошових величин можна перетворити ці дані у формат Числовойабо Денежный.За умови, що текстові дані мають підходящий формат представлення дати або часу, їх можна перетворювати в поле типу Дата/Время.

Перетворення інших типів даних в текстові. Можливезавжди, але треба обирати достатній розмір текстового поля, щоб уникнути втрати даних.

Висновки.Підводячи підсумок слід звернути увагу на те Microsoft Access, маючи всі риси класичної СУБД, надає й додаткові можливості. Access - це не тільки потужна, гнучкому й проста у використанні СУБД, але й система для розробки працюючих з базами даних додатків. За допомогою Access ви можете створити додаток, що працює в середовищі Windows і повністю відповідним вашим потребам по керуванню даними. Використовуючи запити, ви можете вибирати й обробляти інформацію, що зберігається в таблицях. Можна створювати форми для уведення, перегляду й відновлення даних, а також використовувати Access для створення як простих так і складних звітів. Форми й звіти «успадковують» властивості базової таблиці або запиту, так що в більшості випадків ви вказуєте формати, умови на значення й деякі інші характеристики даних тільки один раз. До числа найбільш потужних засобів Access відносяться засоби розробки об'єктів - Майстра, які ви можете використовувати для створення таблиць, запитів різних типів форм і звітів, просто вибравши за допомогою миші потрібні опції. Щоб повністю автоматизувати роботу вашого додатка, за допомогою макросів Access ви легко зв'яжете дані з формами й звітами. Ви можете створити більшість додатків, не написавши ні єдиного рядка програми, але якщо вам необхідно створити щось зовсім витончене, то на цей випадок Microsoft Access надає потужна мова програмування - Microsoft Access Basic.

Усі ці засоби дозволяють створювати додатки, що працюють не тільки з базою даних Access, але й з іншими найпоширенішими базами даних.

Питання 3. Використання СУБД в діловодстві

Час на відпрацювання - 20 хв.

Відсутність необхідності рукописним способом розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації, істотним чином знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних.

Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі електронного документообігу. Інформаційні безпаперові технології полегшують процес управління. Вони створюють основу рішень, що забезпечують автоматизований і централізований обмін даними і дістають лише необхідну інформацію з усіх доступних джерел.

Традиційна система діловодства, що існує в Україні, потребує особливих методів вирішення проблем з точки зору комп'ютеризації.

Ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання.

В даний час існує багато систем управління базами даних. Серед них програма Microsoft Access займає одне з перших місць по популярності.

Для ведення документообігу на підприємстві Access підходить оптимально, оскільки не тільки дає можливість самостійно коректувати бази даних, а й не потребує складних спецефічних знань програмування та є простою в застосуванні.

Access добре зарекомендував себе при використанні в мережі. Безсумнівним достоїнством Access є те, що ця програма створювалася відразу для Windows і тому не містить у собі обмежень, обумовлених "спадщиною MS-DOS".

Таблиці баз даних не являються самостійними документами. Сама база - це документ. Їй відповідає файл на диску, і можливо зробити його копію. Структура таблиць - також документ. В деяких системах вона має окремий файл, а в деяких такого файла не має, але структура таблиць входить у склад загального файла бази даних наряду з за питами, формами та іншими об'єктами.

Зміст таблиць не можливо зберегти примусовою командою або відмовитися від його збереження. Усі зміни в таблицях зберігаються автоматично в режимі реального часу.

Для утворення зв'язків між таблицями є спеціальне діалогове вікно, яке має назву Схема даних. Це вікно відкривають натисканням по кнопці панелі інструментів або командою Сервіс - Схема даних. Якщо раніш ніяких зв'язків між таблицями не було, то при відкритті вікна Схема даних відкривається вікно Добавлення таблиці, в якому можна обрати потрібні таблиці для включення їх в структуру між табличних зв'язків.

Якщо зв'язки між таблицями вже були задані, то для введення в схему даних нової таблиці треба клацнути правою кнопкою на схемі даних і в контекстному меню обрати пункт Добавити таблицю. Ввівши в схему даних усі таблиці, які треба зв'язати, можна приступати до утворення зв'язків між полями таблиць.

Зв'язок між полями встановлюється шляхом перетаскування імені поля із однієї таблиці в іншу на відповідне йому зв'язане поле. Після перетаскування відкривається діалогове вікно Зв'язки, в якому можна задати властивості утвореного зв'язка.

Запити існують для доступу до даних, це дуже гнучкий та зручний засіб. Для однієї таблиці можна створити багато різних запитів, кожний з яких зможе брати із таблиці лише невелику частину інформації, але ту частину, яка в даний момент необхідна. У результаті роботи запиту із загальної бази формується результативна таблиця, яка містить частину загальної інформації, відповідності до запиту.

Важливою властивістю запитів є те, що при утворенні результативної таблиці можна не тільки обирати інформацію із бази, але й обробляти її. При роботі запиту данні можуть впорядковуватися, фільтруватися, розподілятися, та при цьому ніяких змін в базових таблицях може не відбуватися.

Ще однією цікавою властивістю запитів є їх можливість виконувати обчислення. Запит може не тільки видати результативну таблицю, але й знайти середнє значення по якомусь полю.

Існує багато різних видів запитів, але самі прості з них та ті, які використовуються найчастіше, - це запити на вибір. Ціль запиту на вибір полягає в утворенні результативної таблиці, в якій відображаються тільки необхідні за умовою запиту данні із базових таблиць. Як і інші об'єкти, запити можна створювати автоматично за допомогою Майстра або вручну.

Форма представляє собою електронний бланк, у якому є поля для введення даних. Дані вводяться в ці поля, і вони автоматично заносяться до таблиці бази.

Форма складається із численних елементів керування, і від того, наскільки акуратно ці елементи розташовані на екрані, залежить зовнішній вигляд форми. Автоматичні засоби дозволяють створювати форми й не задають користувачеві зайвих питань.

Автоформати - найпростіший вид автоматичних форм. Для створення автоформи треба відкрити вкладку ФОРМИ в діалоговому вікні БД і клацнути на кнопці СТВОРИТИ- відкриється вікно НОВА ФОРМА.

Форма створюється в такі етапи:

• вибір полів, дані для яких можна буде вводити у формі;
• вибір зовнішнього вигляду форми;
• готову форму можна відразу ж використовувати для перегляду існуючих записів або введення нових.

Редагування форм полягає в створенні нових або зміні наявних елементів керування, а також у зміні їхнього взаємного розташування.

Ведення діловодства на сучасному етапі потребує використання, обробки та зберігання великої кількості інформації.

Одиницею збереження в інформаційній системі є реєстраційна картка документа електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки. Вона містить вичерпну інформацію про документ і зберігається в єдиній базі даних. База даних, яка зберігає реєстраційну картку документів, за аналогією з традиційним документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною системою управління базою даних.

Функціональні можливості системи автоматизації діловодства підтримують ведення реєстраційної картки на всіх етапах виконання документу, включаючи його реєстрацію, накладення на документ резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа в справу. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.

Усі документи, що підлягають реєстрації, поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного номера і, як правило, різний набір реквізитів. Системою підтримуються три базові групи:

- вхідні;

- вихідні (внутрішні);

- листи і звернення громадян.

Група Вхідні призначена для реєстрації службової кореспонденції, що надходить в організацію. Група Вихідні (внутрішні) призначена для реєстрації вихідної з організації кореспонденції і внутрішніх документів. Група Листи і звернення громадян для реєстрації листів громадян, що надходять в організацію.

Система допускає розподіл кожної з груп документів на довільні підгрупи, що поєднують документи за загальною тематичною ознакою, ознакою підрозділів або ознакою листування. Кожну з підгруп, у свою чергу, можна поділяти на більш дрібні підгрупи тощо.

Наприклад, групу Вихідні можна розділити на підгрупи Документи, Що Відправляються, і Внутрішні документи, а підгрупу Внутрішні документи на підгрупи Накази, Розпорядження, Інструкції тощо.

Розподіл на підгрупи визначається правилами документообігу і потребами довідково-аналітичної роботи, а склад підгруп і правила формування реєстраційних номерів зберігаються в системному довіднику групи документів.

У залежності від того, до якої базової групи віднесений документ, його РК містить різний набір реквізитів. Склад реквізитів кожної з груп документів також визначається діючими українськими нормативними документами.

Пройшовши узгодження і затвердження, проект вихідного документа автоматично реєструється в системі автоматизації діловодства як затверджений вихідний документ. Далі, у випадку зазначення в РК зовнішніх адресатів, яким слід одержати даний документ, здійснюється контроль відправлення паперових екземплярів.

Після того, як вихідний документ зареєстровано, його електронна копія і реквізити реєстраційної картки (хто затвердив, кому документ направлений) можуть бути відправлені адресату електронною поштою. Якщо система автоматизованого діловодства встановлена і там, то оригінальний документ, що надійшов пізніше, реєструється як вхідний вже в автоматизованому режимі багато з реквізитів реєстраційної картки встановлюються за замовчуванням на основі даних, отриманих разом з його електронною копією. Таким чином, різко скорочується час проходження документу на рівні вихідний-вхідний, і співробітники організації-адресата одержують можливість ознайомитися із змістом документу задовго до доставки паперового екземпляра.

Однак робота з вихідними або внутрішніми документами не обмежується їхнім розсиланням. Після доведення документа до уваги визначених посадових осіб, підприємств чи громадян документ передається на збереження в архів.

Запропоноване рішення має засоби контролю за документообігом від безпосереднього контролю керівником за виконанням власних резолюцій до контролю статистичних параметрів документообігу окремих підрозділів і підприємства в цілому.