УЧЁТ РАСЧЁТОВ С ПОДОТЧЁТНЫМИ ЛИЦАМИ

Подотчетными суммами называются денежные авансы, выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы и на расходы по командировкам. Порядок выдачи денег под отчет, размер авансов и сроки, на которые они могут быть выданы, установлены правилами ведения кассовых операций.

Сумму аванса, выдаваемого под отчет, определяют по предварительному расчету стоимости проезда, суточных, квартирных и других расходов. Полученные деньги разрешается расходовать подотчетным лицам только на цели, на которые они выданы. В установленные сроки подотчетные лица обязаны представить отчеты о действительно израсходованных суммах с приложением оправдательных документов. Отчеты о расходах по командировкам, например, должны быть представлены в течение трех дней по возвращении из командировки. Неизрасходованные суммы аванса подотчетные лица возвращают в кассу. Новый аванс подотчетным лицам выдают только после полного расчета по ранее выданному авансу. В бухгалтерии авансовые отчеты проверяют и определяют расходы, подлежащие утверждению. Отчеты утверждает руководитель организации.

Помимо денежных средств работникам могут выдаваться под отчет банковские корпоративные карты для оплаты представительских, командировочных и некоторых других расходов. При сдаче отчетов о произведенных расходах подотчетные лица в этом случае в качестве оправдательных документов дополнительно обязаны представить сметы, квитанции электронных терминалов, квитанции банкоматов.

Порядок направления работников в командировку изложен в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749.

При направлении работника в командировку должны быть оформлены:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку по формам N Т-9 и N Т-9а;

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении по форме N Т-10а.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно и оплата найма жилого помещения оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, включая расходы на проезд работника на такси при следовании к месту командировки и обратно, если вылет из аэропорта осуществляется в ночное время, когда нет возможности добраться до аэропорта общественным. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки.

Подпунктом 12 п. 1 ст. 264 НК РФ установлен открытый перечень командировочных расходов, принимаемых в целях налогообложения.

Согласно этому подпункту ими признаются, в частности, расходы на:

– проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

– наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

– суточные или полевое довольствие в пределах норм, утверждаемых Правительством Российской Федерации;

– оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

– консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.

Согласно ст. 252 НК РФ обязательным условием для включения всех затрат в состав расходов, принимаемых при налогообложении прибыли, является их экономическая обоснованность, наличие подтверждающих документов, оформленных в соответствии с законодательством РФ, и связь с деятельностью, направленной на получение доходов.

Размер суточных определяется организацией самостоятельно. Согласно пункту 3 статьи 217 НК РФ суточные не требуют документального подтверждения их использования и не облагаются налогом на доходы физических лиц (НДФЛ), если они выплачены командированному сотруднику в размере не более:

· 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

· 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке.

Максимальный размер суточных не ограничен. Конкретный размер суточных определяется коллективным договором или локальным нормативным актом организации. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, включая выходные дни и время в пути.

Выплачивая командированному работнику суточные в размере, превышающем пределы, освобождаемые от обложения НДФЛ в соответствии со статьей 217 НК РФ (700 и 2500 руб.), организация не может удержать с них НДФЛ сразу при выдаче до утверждения руководителем авансового отчета так как до утверждения авансового отчета денежные средства, выданные работнику под отчет, могут быть использованы им:

· в меньшем объеме (в том числе по причине отмены или сокращения срока командировки) — в этом случае оставшаяся их часть должна быть возвращена работником;

· большем объеме, например, когда сотрудник с разрешения руководства организации будет находиться в командировке дольше, чем установлено в приказе на командирование, или израсходует для нужд организации больше денежных средств, чем это было предусмотрено при его направлении в командировку.

Денежные средства, выданные командированному сотруднику под отчет, не могут рассматриваться в качестве экономической выгоды и соответственно дохода до возвращения работника из командировки и утверждения авансового отчета, исходя из фактического времени нахождения в командировке и имеющихся оправдательных документов.

Специалисты Минфина России считают, что при направлении работника в командировку налоговый агент должен:

· определять доход, подлежащий обложению НДФЛ, после утверждения авансового отчета работника;

· исчислять и удерживать НДФЛ на ближайшую дату выплаты работнику дохода в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ).

Подотчетные суммы учитывают на активно-пассивном синтетическом счете 71 Расчеты с подотчетными лицами. Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету счета 71 и кредиту счета 50 Касса.

Расходы (без НДС), оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 Материалы, 26 Общехозяйственные расходы, 41 Товары, 44 Расходы на продажу, 60 Расчёты с поставщиками и покупателями и др. в зависимости от характера расходов. НДС, выделенный в документах о произведённых расходах, отражается записью: дебет счёта 19 Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям кредит счёта 71. На сумму НДС по оказанным подотчётному лицу услугам, подлежащую возмещению из бюджета, выполняется учётная запись: дебет счёта 68 Расчёты по налогам и сборам» кредит счёта 19 Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям.

Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 Касса. Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 в дебет счета 94 Недостачи и потери от порчи ценностей. Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 Расчеты с персоналом по оплате труда или 73 Расчеты с персоналом по прочим операциям (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).

ВОПРОС 5