Этап 1. Подготовка к поставке продукции.

Объект контроля 1: покупатель

Источник контроля: телефонограмма

Параметр контроля: подтверждение покупателем готовности в приемке продукции ев своих склада

Субъект контроля: техник (начальник) бюро оперативного управления отделом сбыта

Метод контроля: контрольная проверка покупателя посредством связи с ним.

Примечание: при неготовности приемки следует включать механизм пеней

Объект контроля № 2: товаро-транспортная накладная (ТТН).

Источник контроля: выписанные четыре экземпляра ТТН (типовая межведомственная форма № 1-т); заказ; договор по­ставки; регистры учета расчетов с покупателями (где указаны данные по фактическому уровню дебиторской задолженности).

Параметр контроля: все четыре экземпляра каждой ТТН имеют одинаковую учетную серию и номер; все реквизиты заполнены в соответствии с действующими правилами и явля­ются верными; указанные в ТТН сведения (характеристики продукции и т.д.) соответствуют условиям договора (приложе­ний) и взаимоувязаны; цены соответствуют прейскуранту; суммы правильно подсчитаны; лимит дебиторской задолжен­ности не превышен.

Субъект контроля: заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом (данное должностное лицо санкцио­нирует отгрузку, подписывая ТТН).

Метод контроля: проверка документов.

Примечание: В случае получения от покупателя подтверждения готовно­сти принять продукцию (груз) на своих складах (в установ­ленные дату, время) начальник бюро оперативного управления оформляет товаро-транспортную накладную (ТТН, типовая межведомственная форма № 1-т) в четырех экземплярах, про­ставляя следующие реквизиты:

♦ дату выписки накладной (учетная серия и номер наклад­ной проставляется заранее на незаполненных бланках ТТН, так как ТТН является документом строгой отчетно­сти);

♦ номер и дату договора поставки (и соответствующего приложения к договору);

♦ сведения о поставщике (т.е. об организации), плательщике (заказчике), пунктах погрузки и разгрузки; сведения о гру­зе (характеристики).

Все четыре экземпляра ТТН должны иметь одинаковую учетную серию и номер. Выписанные экземпляры ТТН реги­стрируются в специальном журнале (регистре) или файле тех­ником бюро оперативного управления. Выписанные экземп­ляры ТТН передаются заместителю начальника отдела сбыта по управлению сбытом, в должностные обязанности которого входит санкционирование отгрузки.

Объект контроля № 3: товаро-транспортная накладная.

Источник контроля: выписанные четыре экземпляра ТТН (типовая межведомственная форма № 1 -т).

Параметр контроля: на всех экземплярах ТТН имеется подпись (санкция на отгрузку) заместителя начальника отдела сбыта по управлению сбытом.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продук­ции отдела сбыта.

Метод контроля: проверка.

Примечание: Заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбы­том методами проверки документов осуществляет контроль выписанных ТТН на предмет правильности их оформления (заполнения реквизитов), взаимосвязи указанных данных, точности подсчета указанных данных (арифметическая про­верка), соответствия указанных цен условиям договора (спе­цификациям, приложениям) и прейскуранту организации, со­ответствия характеристик продукции (артикул, наименования изделий, количество и т.д.) и других указанных данных усло­виям договора (спецификациям) и календарным планам (гра­фикам) отгрузок. Заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом производит контрольное сличение суммы, указанной в ТТН, с данными по фактическому уровню деби­торской задолженности покупателя (при ее наличии) в целях предотвращения превышения установленного данному поку­пателю критического уровня задолженности. При наличии от­клонения (т.е., если в результате отгрузки превышен лимит за­долженности по причине того, что покупатель имеет просроченные долги) отгрузка санкционируется заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом только на сумму, в результате добавления которой к фактическому уров­ню дебиторской задолженности данного покупателя не будет превышен установленный ему лимит (барьер) задолженности, а покупатель незамедлительно ставится об этом в известность соответствующим уведомлением договорно-правового бюро. Подписанная заместителем начальника отдела сбыта по управлению сбытом ТТН возвращается в бюро оперативного управления.

На наш взгляд, указанные алгоритмы удобно представить в виде специализированной надстройки к автоматизированной среде бухгалтерского учета организации. Ответственный сотрудник, уполномоченный санкционировать отгрузку продукции путем подписания товарно-транспортной накладной, должен иметь необходимую информацию о состоянии расчетных операций по каждому контрагенту в разрезе заключенных с ним хозяйственных договоров. Установленный лимит дебиторской задолженности фиксируется в программе в качестве справочной информации и не подлежит самостоятельной корректировке сотрудниками отдела сбыта без прямого указания заместителя директора по экономическим вопросам либо иного руководящего работника, уполномоченного регламентировать указанные вопросы. Разработанный учетный регистр позволяет автоматически санкционировать отгрузку, предусмотренную календарным графиком, в случае, если она не превышает установленного для контрагента лимита, в противном случае величина фактического отпуска продукции с предприятия вносится сотрудником службы сбыта в ручную с последующей корректировкой позиций товарно-транспортной накладной. Форма автоматизированного учетного регистра, удобная для практического применения изложенного алгоритма, представлена в таблице.

Таблица

Формирование товарно-транспортной накладной на отгрузку продукции в

соответствии с лимитом дебиторской задолженности контрагента

Несомненная актуальность использования барьерных показателей дебиторской задолженности в разрезе контрагентов определяет необходимость исследования подходов к формированию методологии их расчета. Сложность аналитического обоснования лимита дебиторской задолженности заключается в том, что данные годовой финансовой (бухгалтерской) отчетности покупателя как основного общедоступного источника информации о его финансовом состоянии вряд ли достаточны для решения поставленной задачи. Прежде всего, это связано с тем, что годовая бухгалтерская отчетность становится доступной для внешних пользователей не ранее второго квартала следующего за отчетным года, когда экономическая ситуация на уровне национального хозяйства, отдельной отрасли либо конкретной организации может резко измениться, существенно снижая степень текущей актуальности отраженных в отчетности показателей финансового состояния предприятия. Вторая проблема полноценного применения отчетной информации заключается в недостатках функционирования отечественной системы независимого финансового контроля, реализуемого в процессе аудиторской деятельности.

По устному распоряжению начальника бюро оперативного управления техник бюро посредством телефонограммы в дис­петчерскую автомобильного цеха транспортного отдела осу­ществляет заказ автотранспортного средства для погрузки и транспортировки заказанной продукции покупателю. Пере­данная в диспетчерскую телефонограмма (заказ на автотранс­порт) регистрируется в специальном журнале с указанием точного времени ее передачи, ФИО и должности лица, при­нявшего телефонограмму (заказ). Техником бюро оперативно­го управления принимается ответная телефонограмма, в кото­рой должны быть сообщены реквизиты автомобиля и ФИО водителя-экспедитора (для указания этих сведений в ТТН. Ответная телефонограмма соответственно регистрируется (в том числе фиксируется точное время ее получения в целях по­следующего контроля на предмет своевременности прибытия под погрузку). На основании полученной из автомобильного цеха телефонограммы начальник бюро оперативного управле­ния заполняет соответствующие строки транспортного разде­ла выписанной ТТН. Все экземпляры выписанной ТТН пере­даются на склад готовой продукции. Техником бюро оперативного управления в специальном регистре фиксирует­ся точное время их передачи (в целях последующего контроля на предмет соблюдения нормативного времени на отборку, комплектацию, пакетирование, погрузочные операции и доку­ментирование отпуска груза)3

Получив экземпляры ТТН, заведующий складом готовой продукции проверяет наличие на них соответствующей под­писи (санкции) заместителя начальника отдела сбыта по управлению сбытом. При ее наличии он организует отборку продукции из мест хранения, комплектацию партии отправки (в соответствии с указанными в ТТН характеристиками), фор­мирование грузовых единиц (укладывание продукции в тару, на товароноситель) и их соответствующую маркировку.

Кладовщик телефонограммой оперативно информирует бю­ро оперативного управления о прибытии автомобиля под по­грузку (при несвоевременном его прибытии об этом оперативно ставится в известность заместитель начальника отдела сбыта по управлению сбытом для принятия соответствующих мер).

Объект контроля № 4: транспортное средство (автомо­биль, прибывший под погрузку).

Источник контроля: автомобиль, прибывший под погрузку.

Параметр контроля: надлежащее санитарное состояние и наличие необходимых приспособлений для крепления грузов, обеспечивающих их целостность и сохранность при транс­портировке.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продук­ции отдела сбыта.

Метод контроля: экспертная оценка, осмотр, проверка.

Примечание: При прибытии автомобиля в зону погрузки склада готовой продукции заведующий складом (кладовщик), сверяя соответ­ствующие реквизиты путевого листа и транспортного раздела ТТН, осуществляет контроль на предмет соответствия при­бывшего под погрузку автомобиля параметрам данной по­ставки.

Объект контроля № 5: тара и упаковка.

Источник контроля: тара и упаковка.

Параметр контроля: надлежащее (целостность и т.д.) со­стояние тары и упаковки.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продук­ции отдела сбыта.

Метод контроля: экспертная оценка, осмотр.

Объект контроля № 6: партия отправки.

Источник контроля: подготовленная партия отправки.

Параметр контроля: подготовленная партия отправки со­ответствует количеству, качеству и комплектности, указанным в ТТН.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продук­ции отдела сбыта.

Метод контроля: сравнение.

Объект контроля № 7: затаривание, пакетирование грузов.

Источник контроля: операции затаривания и пакетиро­вания.

Параметр контроля: соблюдение правил затаривания и пакетирования.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продук­ции отдела сбыта.

Метод контроля: экспертная оценка, осмотр, наблюдение, проверка.

Объект контроля № 8:маркировка.

Источник контроля: грузовые единицы.

Параметр контроля: надлежащая (четкая, соответствую­щая отгрузочным документам) маркировка грузовых единиц.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продук­ции отдела сбыта.

Метод контроля: экспертная оценка, осмотр.

Объект контроля № 9: погрузочные механизмы, вспомо­гательный персонал склада готовой продукции.

Источник контроля: операции погрузки продукции (груза) в автомобиль (для дальнейшей транспортировки покупателю).

Параметр контроля: исправность погрузочных механиз­мов; соблюдение вспомогательным персоналом техники безо­пасности и технологических стандартов (правил) размещения и укладки грузов.

Субъект контроля: заведующий складом готовой продук­ции отдела сбыта.

Метод контроля: экспертная оценка, осмотр, наблюдение, проверка.

Объект контроля № 10:товаро-транспортная накладная.

Источник контроля: второй, третий и четвертый экземпля­ры ТТН, поступившие со склада готовой продукции после осуществления погрузки.

Параметр контроля: соответствующие разделы (графы) ТТН заполнены правильно, имеется подпись заведующего складом готовой продукции и штамп склада.

Субъект контроля: начальник бюро оперативного управле­ния отдела сбыта.

Метод контроля: проверка документов.

Примечание: После осуществления по­грузки заведующий складом в соответствующих разделах ТТН проставляет номер путевого листа, указывает наименования документов, следующих с грузом (паспорт, сертификат и т.п.), вид упаковки, количество мест (товарных мест или грузовых единиц) и скрепляет экземпляры ТТН штампом склада и сво­ей подписью с указанием ФИО и должности. Принявший груз водитель-экспедитор также указывает свои данные и расписы­вается о приемке груза. Первый экземпляр ТТН остается на складе готовой продукции и служит основанием для списания готовой продукции (тары, товароносителей) из подотчета.

На основании ТТН заведующий складом готовой продук­ции делает соответствующую корректировку по списанию продукции (тары) в регистрах (файлах) складского учета. Ежедневно заведующий складом готовой продукции передает первые экземпляры ТТН и других расходных, а также приход­ных документов по реестру сдачи-приемки первичных доку­ментов работнику бухгалтерии (группы учета готовой продук­ции). В бухгалтерию передается отчет (первый экземпляр) о движении и остатках готовой продукции (тары) на складе по каждому наименованию (по каждому номенклатурному номе­ру). Данный отчет составляется в трех экземплярах на основа­нии приходных и расходных документов, т.е. включает только продукцию (тару), по которой было движение. Реестр сдачи-приемки первичных документов составляется кладовщиком в двух экземплярах, первый экземпляр сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, который оста­ется на складе. При передаче все первичные документы скла­дываются в хронологическом порядке, наименования и коли­чество приложенных к отчету документов указывается в реестре прописью. Наличие документов проверяется бухгал­тером сразу же, в присутствии заведующего складом готовой продукции (материально ответственного лица). Правильность составления отчета и его соответствие первичным документам контролируется бухгалтером методами проверки документов непосредственно в день его поступления. В отчете бухгалте­ром делается соответствующая отметка о произведенном кон­троле. Указанные отчеты и приложенные к ним документы хранятся в течении трех лет. Второй и третий экземпляры от­четов (без документов) кладовщиком оперативно передаются в финансовый отдел (для контроля на предмет соблюдения нормативов запасов готовой продукции и тары на складах) и в бюро оперативного управления отдела сбыта (для контроля запасов готовой продукции, а также для учета и контроля от­грузки).

Второй, третий и четвертый экземпляры ТТН передаются водителем-экспедитором в бюро оперативного управления от­дела сбыта. Техник бюро в специальном журнале отмечает время простоя автомобиля под погрузкой, т.е. интервал време­ни между прибытием автомобиля в зону погрузки склада гото­вой продукции и подачей водителем-экспедитором экземпля­ров ТТН с соответствующими отметками склада в бюро оперативного управления после погрузки. Начальник бюро оперативного управления методами документальной проверки осуществляет контроль представленных экземпляров ТТН на предмет правильности заполнения заведующим склада соот­ветствующих разделов (граф) ТТН и на предмет наличия его подписи и штампа склада. На основании представленных во­дителем-экспедитором экземпляров ТТН техник бюро опера­тивного управления по устному распоряжению начальника бюро оформляет заявку в бюро пропусков отдела режима и охраны на выдачу товарного пропуска на вывоз товарно-материальных ценностей (ТМЦ) с территории организации (в рамках обеспечения пропускного режима), а также заявку в бухгалтерию на выдачу доверенности водителю-экспедитору на право сдачи продукции (груза) на складах получателя (в местах разгрузки). После контроля составленных заявок на предмет верности указанных в них данных начальник бюро оперативного управления их подписывает. Заявки регистри­руются техником бюро в специальных журналах (регистрах, файлах) и отдаются водителю-экспедитору для предъявления в бюро пропусков и в бухгалтерию. По заявкам водитель-экспедитор получает соответствующие документы (товарный пропуск и доверенность). На основании данных документов начальник бюро оперативного управления выдает водителю-экспедитору два экземпляра (второй и третий) соответствую­щей ТТН для осуществления транспортировки и отгрузки продукции покупателю. Четвертый экземпляр ТТН остается в бюро оперативного управления.

Последние (четвертые) экземпляры выписанных ТТН хра­нятся (учитываются) в бюро оперативного управления в от­дельной папке и служат для учета и контроля отгрузки продук­ции покупателям (грузополучателям) и подлежат регистрации в специальном журнале по мере ее осуществления.

В целях оперативного уведомления покупателя об отправке продукции техник бюро оперативного управления посредством телефонной (телефонограммой) или факсимильной (факсограммой) связи направляет ему соответствующее уведомление, где указываются номер и дата договора (приложений с кален­дарным графиком поставки) и точное время отправки груза. В специальном журнале (регистре, файле) техник бюро оператив­ного управления регистрирует точное время отправки груза.