КАТЕГОРИИ:
АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
Зміст і розташування реквізитів документів
Реквізити - основні елементи документа, що мають свою послідовність.
Кожний документ складається з реквізитів, які бувають постійними і змінними.
Постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка.
Змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення.
Кількість реквізитів визначається видом і змістом документа.
ДСТУ встановлюють максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.
| Реквізит | Місце розташування реквізиту і форма запису |
| Зображення Державного герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України, герба Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. | Зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки на бланках із кутовим розміщенням реквізитів ставлять на верхньому полі бланка над серединою рядків з назвою установи, а на бланках з поздовжнім розміщенням реквізитів - у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм. |
| Емблема підприємства, установи, організації або товарного знака (знака обслуговування) | відповідно до статуту (положення про установу) розміщують з лівого боку від назви установи. Зображення емблеми реєструють згідно зі встановленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного герба України. |
| Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно із законодавством | на лівому полі бланка на рівні найменування установи і найменування структурного підрозділу |
| Код підприємства, установи, організації проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ), ведення якого здійснює Державний комітет статистики України | у верхньому правому кутку після реквізиту „довідкові відомості про організацію” |
| Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010-99 Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД) | вище реквізиту „назва виду документа” |
| Найменування організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення – повністю | у верхньому лівому кутку або посередині рядка |
| Найменування установи, організації або підприємства -автора документа має відповідати найменуванню, зазначеному в її установчих документах. Скорочене найменування установи зазначають тоді, коли воно офіційно зазначено у статуті | у верхньому лівому кутку, може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом. Скорочене найменування подають у дужках або без них нижче повного, окремим рядком у центрі |
| Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу зазначають тоді, коли вони - автори документа | нижче найменування установи. У верхньому лівому кутку, дозволяється друкувати машинописним способом |
| Довідкові відомості про установу | містять: індекс підприємства зв'язку, поштова і телеграфна адреса, номер телефону, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер рахунку в банку, адресу електронної пошти. Розміщують нижче найменування установи або структурного підрозділу у верхньому лівому кутку |
| Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації | Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу установи Розміщують посередині рядка. Наводиться в усіх документах, крім листів |
| Дата документа - це дата його підписання; для документа, який приймає колегіальний орган, - дата його прийняття; для документа, який підлягає затвердженню, - дата затвердження. Датою видання наказу, розпорядження, прийняття рішення і набуття ними чинності вважають дату їх підписання першою посадовою особою установи або дату прийняття документа колегіальне, якщо в документі не вказано інший термін набуття ним чинності. Обов’зковому датуванню і підписанню підлягають всі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням і виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи). | Дати підписання і затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні бути оформлені цифровим способом. Елементи дати записують арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Цифровий – три пари арабських цифр - 25.12.09 або 25.12.2009, або 2009.12.25. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться „0”. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовують цифрово-словесний спосіб - 25 січня 2007 року. Словесний - словами - п’ятнадцяте січня дві тисячі сьомого року. Якщо в тексті документа дата складається лише з року, то слово „рік” пишуть повністю - 2009 рік. Дату на документі проставляє особа, яка його підписує або затверджує, в момент підписання або затвердження. Дату документа ставлять під назвою виду документа перед індексом на спеціально відведеному місці на бланку. Якщо документ складено не на бланку, його дату проставляють під підписом, ліворуч. Дату затвердження документа зазначають у відповідній графі |
| Індексування документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надають документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів. Цей реквізит дозволяє забезпечити оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання. | у верхній частині сторінки ліворуч. Містить три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя - порядковий номер за журналом обліку. Посилання на індекс і дату вхідного документа (розташовується у верхній частині сторінки ліворуч |
| Індекс вхідного документа включає в себе арабські цифри: індекс кореспондента, індекс структурного підрозділу та порядковий реєстраційний номер надходження документа за картотекою певної групи кореспондентів | Наприклад, №16-05-532, де 16 - індекс кореспондента, 05 - індекс структурного підрозділу та 532 - порядковий реєстраційний номер документа за картотекою |
| Індекс вихідного документа складається з індексу кореспондента, індексу структурного підрозділу, порядкового номера за картотекою ініціативної кореспонденції, написаних через тире, та номера справи, в якій зберігається копія документа, написаного через правобіжну похилу риску | Наприклад, № 16-05-532/14, де 16 - індекс кореспондента, 05 - індекс структурного підрозділу, 532 - порядковий номер за картотекою ініціативної кореспонденції, написаний через тире, 14 - номер справи |
| Індекс справи складається з індексу структурного підрозділу і номера справи за номенклатурою. Якщо документ підготували дві чи більше установ, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної із цих установ, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа | Наприклад, № 02-10, де 02 - індекс структурного підрозділу, 10 - номер справи. Реєстраційний індекс розташовують після дати на спеціально відведеному місці на бланку. |
| Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах, крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту "довідкові відомості про установу". | Розташовують на рівні або нижче реквізитів "дата документа" та "індекс документа" посередині рядка У верхній частині сторінки зліва. Включає назву міста чи населеного пункту, де видається документ |
| Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) | проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють відомостями, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містять інформацію обмеженого доступу |
| Адресати документа - установи, їх структурні підрозділи, конкретні посадові особи, громадяни. Документ не повинен мати більше чотирьох різних адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставлять. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складають список цих адресатів на окремому аркуші, а на кожному документі зазначають тільки один адресат | у верхній частині сторінки праворуч. Кожний елемент пишеться із середини нового рядка з великої літери. Адреса, за новими вимогами, вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової чи приватної особи |
| У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу без зазначення посадової особи найменування пишуть у називному відмінку | Приклад: Міністерство фінансів України |
| У разі адресування документа керівнику установи або його заступнику найменування установи входить до складу найменування посади адресата | Приклад: Начальникові Головного Архівного управління при Кабінеті Міністрів України Прізвище, ініціал(и) |
| Якщо документ адресовано багатьом однорідним установам, адресата необхідно зазначати узагальнено | Приклад: Начальникам управління освіти обласних державних адміністрацій |
| Гриф затвердження. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб | У верхній правій частині документа. Елементи грифу затвердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; дата затвердження; слово ЗАТВЕРДЖЕНО; назва документа, яким затверджено. |
| Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, містить такі обов'язкові елементи: прізвище конкретного виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення щодо виконання документа, термін виконання, особистий підпис керівника, дату. | у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Резолюція складається з таких елементів: ініціалів та прізвища виконавця, якому відправлений документ; вказівки про порядок у характері виконання документа; терміну виконання документа; особистого підпису керівника; дати. Наприклад: Прізвище, ініціал(и) Прошу підготувати пропозиції про складання комплексного плану Підпис 25.12.2009 |
| Резолюцію-підтвердження пише керівник, якщо документ не вимагає ніяких дій від заступників та колективу | Керівник передає секретареві документ, супроводжуючи його резолюцією: "До наказу", "До протоколу", "До керівництва", "До виконання" тощо, залежно від того, в якому внутрішньому документі установи буде враховано його зміст. У такій резолюції зазначають підпис керівника і дату. Термін виконання не вказують, бо така резолюція передбачає виконання документа шляхом негайного створення відповідного внутрішнього документа установи |
| Резолюцію-відповідь пише керівник у випадку, коли документ надходить до установи з кур'єром і вимагає негайної відповіді, особливо якщо відповідь негативна | містить: основний текст, дату, підпис, назву посади відповідальної особи, яка розглядала документ і приймала рішення. За обсягом ця резолюція більша за попередні, але коротша за лист - відповідь, хоч подібна за змістом до нього: "На жаль, змушені Вам відмовити з причини...", "Не заперечуємо", "Про результати і вжиті заходи повідомте додатково", "Слід розглянути питання детальніше й доповісти в тижневий термін" тощо. |
| Резолюцію-розгляд пише керівник, якщо документ потребує вжиття заходів чи розгляду колективом установи. | Резолюція складається з таких елементів: прізвища та ініціалів виконавця, якому відправлено документ; вказівки про порядок виконання документа; терміну виконання документа; особистого підпису керівника; дати. Резолюції цього виду формулюються так: "Підготувати відповідь до...", "Вжити заходів", "Зробити висновки", "Розглянути питання", "Обговорити на засіданні..." тощо. |
| Заголовок (короткий зміст) до тексту документа складають обов'язково до кожного документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту. Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Формулювання заголовка документа - віддієслівний іменник, (відповідь на запитання "про що?", "кого?", "чого?"). Наприклад, наказ (про що?) про реорганізацію установи; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста; протокол (чого?) засідання кафедри. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Заголовки не складають до текстів телефонограм, телеграм, повідомлень. | Формулювати заголовок документа слід за допомогою віддієслівного іменника, відповідаючи на запитання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про Що?) про реорганізацію установи; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста; протокол (чого?) засідання кафедри. Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим. Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і починається з прийменника “Про”, який пишеться, як правило, з великої літери, має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа. Реквізити заголовка розміщують центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом. Заголовок переважно пишуть прапоровим способом перед текстом документа |
| Відмітку про .взяття документа на контроль позначають словом або штампом "Контроль", або літерою "К". | розташовують на лівому полі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту, і проставляють за формою “К” або “Контроль” |
| Текст документа викладають грамотно, стисло, зрозуміло й об'єктивно, без повторів. Зміст документа має бути пов'язаним зі змістом раніше виданих документів з певного питання. | розташовують по всій ширині сторінки від поля до поля. Текст документа, що складається з таких логічних елементів: вступу, доказ, закінчення викладають грамотно, стисло, зрозуміло й об'єктивно, без повторів. Зміст документа має бути пов'язаним зі змістом раніше виданих документів з певного питання. Не дозволяється довільне скорочення найменування установ, підприємств, організацій та окремих слів. Текст документа оформляють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. |
| У правилах, положеннях, листах, розпорядчих документах використовують суцільний складний текст документа. Форму таблиці використовують у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовують в планових, звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих та інших документах. | Тексти розпорядчих документів і листів складаються з двох частин. У першій зазначають підставу або обґрунтування для складання документа, а в другій -висновки, пропозиції, рішення, розпорядження або прохання. В окремих випадках текст документа може містити одну резолютивну частину, наприклад, наказ - розпорядчу частину без констатувальної, лист - прохання без пояснення. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, ; які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу. |
| Анкетні тексти використовують в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту, фінансових документах тощо. | У разі викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак використовують форму анкети. |
| Відмітка про наявність додатка | ліворуч у верхній половині сторінки Якщо документ має додатки, що згадуються у тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 3 стор. у 4 прим. Якщо документ має додатки, що не згадуються у тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількість їх примірників: Додаток: “Проект...” на 4 стор. у 3 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 3 стор. адресатові. Якщо додатків багато, окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 5 стор. |
| Підпис | підписують перший примірник документа. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписала документ, (розташовують ліворуч), особистого підпису (ставлять посередині рядка) та його розшифрування - ініціалу(-ів) і прізвища посадової особи (вказують праворуч). Розшифрування підпису в дужки не беруть. Підпис складається із зазначення посади (з лівого боку), підпису (посередині), ініціалів (або ініціалу імені) і прізвища особи, яка підписала документ (праворуч). Підписи кількох службових осіб розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає посаді. Підписи проставляються на одному рівні, якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду. Розшифрування підпису в дужки не береться і після прізвища крапка не ставиться. |
| Якщо документ надруковано не на бланку, вказують повну назву посади особи, яка підписує документ | Начальник Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України Підпис Ініціал(и), прізвище |
| Якщо документ надруковано на бланку, вказують скорочену назву посади особи, яка підписує документ | Начальник Головного управління Підпис Ініціал(и), прізвище |
| Гриф погодження | на зовнішній формі і складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади службової особи, включаючи назву установи, з якою погоджується документ, особистого підпису, його розшифрування, дати. Гриф погодження розміщується нижче від реквізиту “Підпис” або на окремій сторінці. |
| Віза (внутрішнє узгодження проекту документа - це візування) | Віза складається з особистого підпису особи, що візує, і дати. Віза ставиться нижче реквізиту “підпис” від краю лівого поля. Якщо той, хто візує, має зауваження і доповнення до проекту документа, він оформляє їх на окремому аркуші. На вихідних документах віза ставиться на другому примірнику, який залишається в установі, організації, фірмі тощо. На внутрішніх документах віза може проставлятися на першому примірнику. |
| Печатки бувають гербові та прості, які мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Гербові засвідчують юридичні або фізичні права осіб, прикладаються до статутів, положень тощо | Відбиток печатки проставляється так, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписала документ, частину підпису і був зручним для прочитання. |
| Відмітка про завірення (засвідчення) копії | у правому верхньому кутку пишеться слово “Копія”, під реквізитом “Підпис” - слово “Правильно”); дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. У разі потреби підпис завіряється печаткою |
| Прізвище виконавця і номер його телефону (обов’язкові на вихідних документах; листах, довідках, висновках) | У нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа. Складається з прізвища виконавця і номера його службового телефону |
| Відмітка про виконання документа і направлення його до справи | У лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа і містить стислу довідку про виконання; слова “ДО СПРАВИ” та номер справи, до якої має бути підшитий документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця |
| Відмітка про перенесення даних на машинний носій | Після тексту в нижній частині документа і містить запис “Інформація перенесена на машинний носій”; підпис особи, відповідальної за перенесення даних; дату перенесення |
| Відмітка про надходження | Праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа. Містить скорочену назву організації, що отримала документ; дату його надходження |
Тема № 2
Дата добавления: 2015-08-05; просмотров: 197; Мы поможем в написании вашей работы!; Нарушение авторских прав |