Поняття позамашинної інформаційної бази

Тема 3. Організація позамашинної інформаційної бази

Організація розв’язування будь - якої економічної задачі базується на інформаційному забезпеченні (ІЗ), під яким розуміють сукупність рішень за об’ємами, розміщенням і формами організації інформації. Рішення стосується систем класифікації і кодування інформації, уніфікованих систем документації і файлів даних. Перераховані компоненти ІЗ організуються у вигляді інформаційної бази (ІБ) – сукупності упорядкованої інформації, яка використовується при функціонуванні ІС.

Структура ІЗ наведена на рис. 3.1.

Інформаційне забезпечення містить методичні та інструктивні документи, системи класифікації і кодування та інформаційну базу.

ІБ ділиться на позамашинну і машинну. До позамашинної належить ІБ, яка містить організаційні та інформаційні документи і сприймається людиною без застосування засобів обчислювальної техніки. Машинну ІБ становить сукупність даних, зафіксованих на машинних носіях (інформаційні масиви).

Склад позамашинної ІБ показаний на рис. 3.2.

Позамашинна ІБ включає всі документи, що використовуються в системі управління. Останні можна розділити на дві групи: організаційні і інформаційні.

Перша група включає стандарти, методи і інструкції з класифікації і кодування економічної інформації, інструкції з заповнення і коригування документів.

Друга група містить документацію з умовно-постійною, оперативною (в ній фіксуються всі операції з виробничо-господарської діяльності) і результатною інформацією.

Умовно-постійна інформація знаходиться в конструкторсько-технологічній, плановій і нормативній документації, а також в прейскурантах цін.

Всі решта документи, що циркулюють в системі управління підприємством, становлять оперативну інформацію (накладні, наряди, акти, рахунки тощо).

До результатних належать відомості, таблиці, графіки і діаграми, які одержують веаслідок розв’язування задачі.

Під час створення позамашинної ІБ комп’ютерної системи виконуються такі дії:

• формалізація даних;
• вибір форм первинних документів і машинних носіїв;
• вибір способів і засобів фіксування інформації у первинних документах і на машинних носіях;
• розробка форм вихідних документів;
• визначення та розробка логічної структури бази даних;
• вибір системи керування базою даних (СКБД);
• організація раціонального документообігу тощо.