КАТЕГОРИИ:
АстрономияБиологияГеографияДругие языкиДругоеИнформатикаИсторияКультураЛитератураЛогикаМатематикаМедицинаМеханикаОбразованиеОхрана трудаПедагогикаПолитикаПравоПсихологияРиторикаСоциологияСпортСтроительствоТехнологияФизикаФилософияФинансыХимияЧерчениеЭкологияЭкономикаЭлектроника
|
Документация и ее роль в системе управления. Организация делопроизводства на сельскохозяйственных предприятияхСовершенствование управления производственно-хозяйственными системами и сегодня во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждении и на предприятии делопроизводство. Эффективность управления во многом зависит от оперативности, достоверности, полноты данных, сведений, мнений и т. п., совокупность которых называется информацией. Чтобы эффективно использовать в процессе управления информацию, ее необходимо собрать и зафиксировать. Основным носителем зафиксированной информации являются разнообразные документы. Документ можно получить любым способом: посредством письма, рисунка, фотографии, графика и т. д. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранность, возможность передачи другому лицу, многократное использование. Информация, зафиксированная в документе, служит основанием для принятия решений, является доказательством его исполнения, материалом для справочно-поисковой работы. Делопроизводство представляет собой систему операций, направленных на решение следующих задач: v создание документов; v определение их формы, содержания; v предоставление работникам управления документированной информации. Делопроизводство- это деятельность, обеспечивающая документирование (создание документа) и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство состоит из трех составных частей: v подготовка управленческих документов; v работа с документами; v систематизация документов и организация их архивного хранения. Организация работы с документами, т. е. рациональная система их регистрации, поиска, контроля и др., описана в Основных положениях Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В соответствии с Основными положениями ГСДОУ Государственной архивной службой (агентством) Российской Федерации утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, устанавливающая единый порядок организации делопроизводства. Порядок составления и утверждения одного из наиболее важных документов - номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение - изложен в Основных правилах работы ведомственных архивов. Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, фиксирование и оформление дел и их передачу в архив организации или центральный архив федерального органа исполнительной власти в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России. Документооборот- это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправления. Основой надлежащей организации документооборота на предприятии является правильно составленная номенклатура дел (систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке) и формирование дел (группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела). Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации. В номенклатуру дел не включаются периодические издания. Дело- совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку. Различают три основных потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие); документы, отправляемые в другие организации (исходящие); документы, создаваемые в организации (внутренние). Дела формируются в структурных подразделениях организации (децентрализованно). Служба документационного обеспечения представляет собой самостоятельное структурное подразделение предприятия с несколькими работниками, которые занимаются организацией документооборота, вопросами, обеспечивающими сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и ведение дел в делопроизводстве и их передачу в архив. Основные требования к организации документооборота: оперативность в целях сокращения времени пребывания документа в сфере производства, прямо точность в движении документов, т. е. исключение возвратных перемещений документов и однократная их обработка. Руководитель службы документационного обеспечения должен знать: · постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства; · единую государственную систему делопроизводства; · стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; · структуру предприятия; · организацию делопроизводства на предприятии; · схемы документооборота; · порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; · сроки и порядок сдачи дел в архив; · системы организации контроля за исполнением документов; · оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда и т. д. При больших документопотоках в службе ДОУ помимо специалиста, отвечающего за документообразование, разрабатывающего и внедряющего процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа), необходимо иметь одну или несколько технических должностей - делопроизводителей, ответственных за входящую и исходящую корреспонденцию, за регистрацию документов. Делопроизводитель принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения, передает документы на исполнение, осуществляет контроль за исполнением, отправляет исполненную корреспонденцию по адресатам. При применении в организации электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой автоматизации разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа. Доставка документов в организацию, как правило, осуществляется средствами почты, фельдъегерской и электронной связи. Документы, поступающие в организацию, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством. После этого входящие документы передают конкретным лицам. С помощью почты в организацию доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и печатных изданий. Конверты с документами вскрывают (за исключением конвертов с пометкой «лично»). Обработка документов для отправки почтой осуществляется службой ДОУ организации в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Документы для отправки должны быть полностью оформлены, зарегистрированы с указанием почтового адреса. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня. Служба ДОУ принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. По каналам электронной связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с указанием даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, зарегистрированными, с указанием даты. Телефонограммы передаются устно по телефону и записываются получателем. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются с помощью автоматизированной регистрации. Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия (организации) для выработки мер по совершенствованию работы с документами. Информационное обеспечение процесса управления производством в предприятиях АПК осуществляется на базе документации, которая является универсальным средством фиксации, систематизации, переработки, передачи, накопления и использования информации. Поэтому четкость и эффективность деятельности аппарата управления во многом зависит от уровня организации делопроизводства на предприятиях АПК. Делопроизводство в управлении - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами. Начинается оно с документирования. Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Результатом документирования является документ. В соответствии с Законом РФ «Об обязательном экземпляре документов», документ - материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. В практической деятельности документами называют соответствующим образом составленные, подписанные и заверенные деловые бумаги, которыми оформляют различные хозяйственные операции, правовые отношения и действия юридических лиц и граждан. Любой официальный документ одновременно может выполнять несколько функций, в том числе: информационную, социальную, коммуникативную, правовую, управленческую и др. Важнейшая из них управленческая. В управленческой деятельности используются разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, полученные по телефаксу и т.д. В них могут содержаться разнообразные сведения любого вида (текстовые, цифровые, графические и др.). Документ обладает высокой юридической значимостью, его легко хранить и передавать по каналам связи. Каждый документ должен издаваться только правомочным органом или должностным лицом соответствующей компетенции, не противоречить действующему законодательству и указаниям вышестоящих органов управления. В делопроизводстве установлены единые требования и правила оформления документов управления. Они обеспечивают: юридическую силу документов; оперативное и качественное составление и исполнение документов; организацию быстрого поиска документов; широкое использование ПЭВМ при составлении документов и в работе с ними. Современные требования к оформлению управленческой (административной) документации определяются государственным стандартом ГОСТ Р.6.30 -97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Этим стандартом должны руководствоваться все оформляющие и работающие с документами лица. Управленческие документы, как правило, оформляются на бланках. Используемую на предприятиях АПК документацию можно разделить на несколько групп: организационно-распорядительную (административную или деловую), планово-экономическую, отчетно-статистическую, учетно-бухгалтерскую, финансовую, технологическую, оперативную, кадровую, научную. В практике управления наиболее широко используется организационно-распорядительная документация, которая подразделяется на 3 группы: организационные, распорядительные и справочно-информационные документы. Одна из основных управленческих задач в предприятии - это организация системы и процессов управления. Она реализуется в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов. Эти документы содержат правила, нормы и положения, устанавливающие статус предприятия, его компетенцию, структуру, содержание деятельности предприятия в целом, его подразделений и работников, их права, обязанности и ответственность и т. д. К организационно-правовым документам относятся: положения, уставы, инструкции, регламенты, правила, памятки и др. Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечить реализацию поставленных перед ним задач. К распорядительным документам относятся: постановления, распоряжения, приказы, указания, решения. Наиболее распространенным документом на предприятии является приказ. Приказ - это нормативный акт, издаваемый руководителем предприятия на основе единоначалия и в пределах предоставленных ему полномочий. В приказах находят отражение вопросы организации предприятия и производственной деятельности, приема и увольнения работников и др. В связи с этим различают приказы по личному составу и общим вопросам. В приказах по личному составу оформляют прием, перемещения, увольнение работников, предоставление отпусков, присвоение разрядов, командирование работников, вынесение взысканий и поощрения работников и т.п. В приказах по общим вопросам определяют порядок организации труда, финансирования и материально-технического обеспечения производства, утверждают структуру и штаты, правила внутреннего распорядка, социальные вопросы и др. Как правило, приказы готовят и обязательно визируют главные специалисты и другие должностные лица. Заголовок - обязательный реквизит приказа - выражает основное содержание документа. Приказ подписывается руководителем предприятия или его заместителем. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных информационно-справочных документах. К ним относятся: протоколы, докладная записка, объяснительная записка, переписка, акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список, отчет. Особое место (до 80 % входящей и исходящей документации) здесь занимает переписка. Деловая переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента оперативного информационного обмена между предприятиями и работниками. Переписку отличает широкое видовое разнообразие: письмо, телеграмма, телекс, факсограмма, телефонограмма. В содержании деловой переписки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, напоминания, требования, разъяснения, просьбы, гарантии и т.д. В своей текущей работе руководители и специалисты предприятия АПК ежедневно пользуются большим количеством различных документов. От четкости и оперативности обработки и движения документов зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решений. В связи с этим особое значение приобретает рациональная организация документооборота и делопроизводства на предприятии. Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Вся документация предприятия делится на три документопотока: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. Количество документов всех потоков за год составляет объем документооборота предприятия. Технология обработки и движения документов на предприятии должна осуществляться в соответствии с требованиями ГОСТов. Она включает: прием и первичную обработку документов; регистрацию; контроль исполнения; информационно-справочную работу; исполнение документов и отправку. На предприятии прежде всего проверяют правильность доставки корреспонденции, целостность конвертов (пакетов), затем их регистрируют. Регистрации подлежат все документы, требующие какого-то решения или ответа. Не регистрируют бухгалтерскую и статистическую отчетность, печатные издания, информационные сообщения. Контроль исполнения включает в себя постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов исполнения и формирование картотеки исполненных документов. Форма контроля может быть журнальной, карточной и автоматизированной. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными. Индивидуальные определяет руководитель в своей резолюции. Документы, которые находятся в работе, лучше хранить в специальной папке, исполненные документы - в деле. Делом называют совокупность документов, относящихся к определенному вопросу работы предприятия, помещенных в одну обложку. Посредством регистрации создается банк данных о документах и ведется информационно-справочная работа на предприятии. Она может вестись с помощью картотек или в автоматизированном режиме. Автоматизированные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку, в том числе: где находится документ, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения, в каком документе найти требуемую информацию и т.д. Завершающими этапами делопроизводства являются: систематизация документов, формирование дел, организация хранения и сдача в архив. Все эти этапы должны осуществляться в соответствии с действующим законодательством в области делопроизводства. Совершенствование делопроизводства - важнейший резерв повышения эффективности управления. Направлениями совершенствования делопроизводства на предприятиях АПК являются: · рационализация состава и форм документации; · автоматизация процессов создания и обработки документов; · четкое распределение функций по делопроизводству между работниками аппарата управления; · рационализация документопотоков, разработка оптимальных маршрутов движения документов; · разработка более совершенных систем регистрации и отправки документов; · организация информационно-справочных служб на предприятиях АПК и др.
39. Инвестиции: понятие, виды, экономическая эффективность и направления ее повышения (ДОПОЛНИТЬ) "Инвестиции" - слово иностранного происхождения (от лат. investire, нем. investition), в переводе - долгосрочное вложение капитала в какие-либо предприятия, социально-экономические программы, проекты в собственной стране или за рубежом с целью получения дохода и социального эффекта. Термин "инвестиции" в России стал широко использоваться в годы рыночных реформ. В отечественной и зарубежной научной литературе имеется ряд дефиниций (определений понятия инвестиций). Наиболее распространенным, часто встречающимся является такое понятие инвестиций: это долгосрочные вложения денежных средств и иного капитала в собственной стране или за рубежом в предприятия различных отраслей, предпринимательские проекты, социально-экономические программы, инновационные проекты в целях получения дохода или достижения иного полезного эффекта. В Федеральном законе "Об инвестиционной деятельности в Российской Федерации, осуществляемой в форме капитальных вложений" от 25 февраля 1999 г. № 39-ФЗ инвестициям дается следующее определение: "Инвестиции - денежные средства, ценные бумаги, в том числе имущественные права, имеющие денежную оценку, вкладываемые в объекты предпринимательской и (или) иной деятельности в целях получения прибыли и (или) достижения иного полезного эффекта". В своей стране вложения капитала делаются не только с целью получения дохода, но и удовлетворения социальных потребностей общества. Слова "инвестиции" и "капитальные вложения" являются близкими по смыслу, и некоторые авторы считают их синонимами. . Инвестиционная деятельность - это вложения средств (инвестирование) и осуществление практических действий в целях получения дохода и достижения полезного эффекта. К инвестиционной деятельности относятся инвестиционно-строительные процессы. Без них немыслимо воспроизводство основных фондов (новое строительство, техническое перевооружение, расширение предприятий, увеличение мощностей). Для целей дальнейшего изучения, учета, анализа и повышения эффективности инвестиций необходима их научно обоснованная классификация, которая основывается на определенных признаках или нормативных актах. Законом РСФСР "Об инвестиционной деятельности в РСФСР" введено разделение инвестиций по их цели на две категории: 1) капиталообразующие инвестиции, обеспечивающие создание и воспроизводство основных фондов. В науке и практике эти инвестиции трактуются как реальные инвестиции - в форме капитальных вложений; 2) портфельные (финансовые) инвестиции - это капитал, вкладываемый в ценные бумаги: акции, облигации и другие ценные бумаги, т.е. средства, помещаемые в финансовые активы. Капиталообразующие (реальные) инвестиции в форме капитальных вложений - это вложения денежных средств и иного капитала с целью воспроизводства основных фондов и развития предприятий промышленности, сельского хозяйства, транспорта, строительства, торговли, науки, образования, жилищно-коммунального хозяйства и других отраслей экономики страны. Их главная цель - удовлетворение общественных социально-экономических потребностей. Реальные инвестиции состоят главным образом из долгосрочных капитальных вложений. Реальные инвестиции включают следующие элементы: инвестиции в основные фонды (основной капитал), затраты на приобретение земельных участков, инвестиции в нематериальные активы (патенты, лицензии, научно-исследовательские и опытно-конструкторские разработки, инвестиции) в пополнение запасов материальных оборотных средств. Портфельные (финансовые) инвестиции - это практически капитал, вкладываемый в акции, облигации, векселя и другие виды ценных бумаг. Возникновение и обращение финансового капитала тесным образом связаны с функционированием реального (т.е. производительного) капитала. С появлением ценных бумаг происходит как бы раздвоение капитала. С одной стороны, существует реальный капитал, представленный производственными фондами, с. другой - его отражение в ценных бумагах. Действительный капитал вложен в производство и функционирует в этой сфере. Ценные же бумаги представляют собой бумажный дубликат капитала (практически фиктивного, мнимого капитала). Появление фиктивного капитала, т. е. ценных бумаг, связано с развитием потребности в привлечении все большего объема кредитных ресурсов вследствие расширения коммерческой и производственной деятельности. Таким образом, фиктивный капитал исторически начинает развиваться на основе ссудного, так как покупка ценных бумаг означает не что иное, как передачу части денежного капитала в ссуду, а сама бумага получает форму кредитного документа, в соответствии с которым ее владелец приобретает право на определенный доход в виде процентов или дивидендов на отданный взаймы капитал. Дивиденды и проценты могут колебаться в больших пределах - от превышения фиктивного капитала в несколько раз до снижения их до нуля. Величина портфельного капитала (совокупная курсовая цена бумаг) определяется путем капитализации доходов по ценным бумагам: Величина портфельного капитала = (Доход по ценным бумагам/ Средняя %-ная ставка)* 100%. Основная функция фиктивного капитала заключается в мобилизации денежных средств для организации и расширения производства. Таким образом, инвестиции по признаку цели вложения капитала разделяют на: 1) реальные инвестиции в основной капитал (в основные фонды); 2) портфельные (покупка акций, паев, облигаций и других ценных бумаг). Далее инвестиции классифицируют по формам собственности. Под структурой инвестиций по формам понимают их распределение по тому признаку, кому эти инвестиции принадлежат. По формам собственности инвестиции подразделяют на: v государственные; v муниципальные; v частные (вложения средств гражданами); v общественных объединений (потребительской кооперации и др.); v смешанные формы (без иностранного капитала); v иностранные; v смешанная форма с иностранным участием. Государственныеинвестиции направляются в основномв оборонную промышленность, инфраструктуру, малодоходные отрасли, жилищное хозяйство и др. Частныеинвестиции направляются в те отрасли, гдеможно извлечь большую прибыль (промышленность, торговля). Частныеинвестиции в значительных размерах направляются в строительство частных жилых домов, дач и других объектов жилищной сферы. Кооперативные- в переработку сельскохозяйственных продуктов, торговлю и др., где обеспечивается самофинансирование предприятий некоммерческой сферы. В отечественной практике различают инвестиции иностранные и отечественные. В основе деления инвестиций на иностранные и отечественные лежит собственность: иностранных инвесторов или отечественных инвесторов. Иностранные инвестицииявляются иностранным капиталом, вывезенным из одного государства и вложенным в предприятие (или дело) на территории другого государства. По признаку целевого назначения будущих объектов инвестиции разделяют: · на производственное строительство; · на строительство культурно-бытовых и других объектов непроизводственной сферы; · на изыскательские и геологоразведочные работы; · на проектные и изыскательские работы. По источникам финансирования инвестиции подразделяются на: · централизованные (за счет средств федерального бюджета и бюджетов субъектов РФ); · нецентрализованные (за счет средств юридических и физических лиц - застройщиков). Субъекты инвестиционной деятельности действуют в инвестиционной сфере, где осуществляется практическая реализация инвестиций. В состав инвестиционной сферы включается сфера капитального строительства. Эта сфера объединяет деятельность заказчиков-инвесторов, подрядчиков, проектировщиков, поставщиков оборудования, граждан по индивидуальному кооперативному жилищному строительству. На основе титульных списков строек могут при необходимости составляться внутрипостроечные титульные списки для конкретизации титульных списков строек по объектам. Они составляются заказчиком совместно с генеральным подрядчиком с целью распределения показателей плана капитальных вложений по отдельным объектам и затратам и утверждаются руководителем организации-заказчика. Все объекты, включаемые во внутрипостроечные титульные списки, разделяют на три группы: 1) подлежащие вводу в эксплуатацию в плановом году - пусковые объекты; 2) объекты, начало и окончание строительства которых лежат за пределами года - переходящие объекты; 3) объекты, строительство которых начинается в плановом году, а сдача в эксплуатацию будет в последующие годы - задельные объекты. Титульные списки строек служат плановым документом при заключении договоров подряда и при оформлении финансирования капитальных вложений. Одной из важнейших задач государства, организаций и предприятий является повышение экономической эффективности инвестиций. Сущность проблемы повышения экономической эффективности инвестиций заключается в том, чтобы на каждую единицу затрат - трудовых, материальных, финансовых - добиться существенного увеличения объема производства, услуг и прибыли, национального дохода. Прежде всего, надо остановиться на сущности самого понятия эффективности и эффекта. Под экономическим эффектом понимается увеличение объема производства, рост производительности труда, прибыли, рост национального дохода или снижение затрат, первоначальных и текущих. Социальный эффект понимается как рост благосостояния народа, рост уровня образования, увеличения свободного времени и т.д. Эффективность (экономическая и социальная) представляет собой отношение экономического или социального эффекта к затратам на его достижение. Схематично это можно выразить следующим образом: Экономическая эффективность = Эффект (результат) / Затраты на его получение или применяемые ресурсы Критерием оценки экономической эффективности общественного производства является максимизация национального дохода по отношению к затратам на производство или применяемым в производстве ресурсам. Проблема эффективности капитальных вложений всегда была довольно актуальной и ей уделялось много внимания как в науке, так и на практике.
|