Тема 7. Организация и технология приемки товаров в магазине.

1. Общие правила приемки товаров

2. Приемка товаров по количеству

3. Приемка товаров по качеству

Одной из важнейших составных частей технологического процесса магазина является приемка поступивших товаров по количеству и качеству.

Порядок и сроки проведения приемки, а также правила её документального оформления определены в инструкциях «О порядке приемки продукции производственно-технологического назначения и товаров народного потребления по количеству», «О порядке приемки продукции производственно-технологического назначения и товаров народного потребления по качеству». Данные инструкции применяются только в случаях, когда это предусмотрено договором купли-продажи (поставки) и когда иной порядок приемки не установлен стандартами, техническими условиями или другими обязательными правилами.

Осуществляют приемку товаров работники магазина, на которых возложена материальная ответственность. Они должны хорошо знать правила, в соответствии с которыми производится приемка и сроки её проведения, уметь составлять все необходимые документы, быть компетентными в вопросах определения количества и качества товаров.

При нарушении правил и сроков проведения приемки торговые организации в случае недостачи или снижения качества товаров лишаются возможности предъявления претензий поставщикам или транспортным организациям.

Приемка товаров в магазине включает в себя: проверку количества поступивших товаров, их качества и комплектности; оформление приемки соответствующими документами; принятие товаров на учет.

Принимая товар, работники магазина должны убедиться в соответствии его характеристик (наименование, количества, цены и др.) данным транспортных и сопроводительных документов. Транспортными документами являются транспортная железнодорожная накладная, товарно-транспортная накладная и другие, в зависимости от вида транспорта, которым доставляется груз. К сопроводительным документам относятся товарная накладная, счет, счет-фактура, а также некоторые другие документы, перечень которых зависит как от особенностей поступившего товара, так и от способа его доставки.

Товарно-транспортная накладная используется при доставке товаров автомобильным транспортом. Она выписывается поставщиком в четырех оригинальных копиях и состоит из двух разделов – товарного и транспортного.

Товарная накладная применяется для оформления продажи товаров. Она составляется в двух экземплярах, первый из которых остается у поставщика. Второй экземпляр служит основанием для оприходования товаров получателем.

Счет является для предприятия розничной торговли документом, на основании которого производиться оплата поставленного товара. Она выдается поставщиком и удостоверяет поставку товара и его стоимость.

Счет-фактура выписывается в трех случаях, когда перечень отгружаемых магазину товаров велик. Этот документ содержит подробное описание и цену товара, номер транспортного документа, сумму счета и иные реквизиты.

В ходе приемки необходимо проконтролировать наличие на упаковке товаров и в сопроводительных документах информации о сертификации (для товаров, подлежащих обязательной сертификации) и сроках годности (для товаров, у которых срок годности должен быть установлен обязательно).

Если количество и качество товара соответствуют данным, указанным в сопроводительных документах, то это подтверждается наложением на них штампа магазина. Материально ответственное лицо, производившее приемку товара, ставит свою подпись на сопроводительных документах и заверяет её круглой печатью торговой организации.

Порядок приемки товаров и её документальное оформление зависят от места приемки, её характера (по количеству, качеству, комплектности), от наличия или отсутствия сопроводительных документов и т. д.

Так, порядок приемки товаров, поступивших в таре-оборудовании, регулируется инструкцией «Об особенностях приемке товаров народного потребления, доставляемых в таре-оборудовании».

Условия приемки импортных товаров устанавливаются в договорах с иностранными поставщиками. Если порядок и сроки приемки товаров специально оговорены не были, то руководствуются инструкцией «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству» и «О порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству».

Приемка товаров по количеству

Приемка товаров по количеству необходима для установления соответствия наименования, сорта, цены товаров, а также их количества данным сопроводительных документов.

Если товары поступили без сопроводительных документов или части из них, то приемка оформляется специальным «Актом о приемке товара, поступившего без счета поставщика» (форма № ТОРГ – 4)[1]. В акте указывается фактическое количество поступивших товаров. Он составляется в двух экземплярах членами комиссии при участии материально ответственного лица. Поступивший товар принимается на ответственное хранение до прибытия сопроводительных документов.

В зависимости от способа доставки товаров приемка может проводиться в магазине (при централизованной доставке) или на складе поставщика (при вывозе товара транспортом магазина). Место проведения приемки товаров по количеству зависят от того, находятся ли товары в таре, а также от вида и состояния тары.

Товары, поставленные без тары, в поврежденной или открытой таре, принимаются по массе нетто и количеству единиц в том месте, где происходит фактическая сдача их поставщиком получателю.

В магазине приемка товаров, поступивших в закрытой таре, не имеющей повреждений, обычно проводится в два этапа.

Предварительно товары принимают на месте получения их от поставщика или от органов транспорта. Такая приемка заключается в проверке маркировки, пересчете тарных мест, определении массы брутто. При этом содержимое тарных мест по количеству единиц и массе нетто не проверяется. Товары, поступившие в стандартной исправной таре (сахар, мука в мешках) принимают без перевешивания по числу тарных мест. Окончательную приемку товаров по количеству проводят, проверяя количество единиц товара в каждом товарном месте и массу нетто.

На складе поставщика приемка производиться с участием материально ответственного работника магазина, имеющего доверенность на право получения товаров. При этом товары, находящиеся в исправной таре, принимают по количеству тарных мест и массе брутто, а окончательную их приемку производят в магазине. Если на складе поставщика проверка фактического наличия товара в таре не проводится, то об этом делается отметка в сопроводительном документе.

Приемка товаров по количеству производиться в установленные сроки.

Товары, поступившие без тары, в открытой или поврежденной таре, должны быть приняты в момент получения их от поставщика. В эти же сроки принимают по массе брутто и количеству мест товары, поступившие в исправной таре.

Окончательная приемка товаров по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом месте производится одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящимся товарам не позднее 24 ч с момента получения товаров.

Проверка количества товаров производится в тех же единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах. Например, если поставщик указал в них массу товаров и количество мест, то работники магазина должны убедиться в правильности и того, и другого.

Масса нетто проверяется в порядке, установленном стандартами, техническими условиями. Масса тары определяется одновременно с массой нетто.

Если в момент поступления товары невозможно взвесить без тары, то определять массу нетто путем вычитания массы тары из массы брутто по данным, указанным в сопроводительных и транспортных документах (без проверки их фактической массы), не допускается. В этом случае сначала проверяют массу брутто, а массу тары – после освобождения её из-под товара. Массу нетто рассчитывают, вычитая из массы брутто фактическую массу тары.

Если масса тары превышает указанную в сопроводительных документах или на трафарете, то такая разница называется завесом тары.

Все товары, по которым может быть завес тары, заносятся в «Журнал регистрации товарно-материальных ценностей, требующих завеса тары» (форма № ТОРГ-7). Записи в нем производятся бухгалтером в соответствии с данными сопроводительных документов и акта о завесе тары.

«Акт о завесе тары» (форма № ТОРГ-6) составляется в одном экземпляре членами комиссии с участием представителя заинтересованной организации. Если масса тары превышает массу, указанную в сопроводительных документах поставщика или на трафарете, то акт составляется в двух экземплярах.

Акт о завесе тары должен быть составлен в срок, предусмотренный договором с поставщиком. Если срок в договоре не указан, его составляют не позднее 10 дней после освобождения тары, а по таре из-под влажных продуктов (повидло, варенье и т. д.) немедленно после её освобождения. На таре делается четкая отметка несмываемой краской об актировании завеса с указанием даты и номера акта.

Завес тары списывают в зависимости от условий договора с поставщиком. При списывании за счет поставщика ему направляют претензионное письмо (вместе с экземпляром акта о завесе тары) для возмещения потерь товаров.

Если предъявить претензию поставщику невозможно (например, из-за несвоевременно или неправильно составленного акта), потери товаров от завеса тары относят на счет виновных лиц, а если выявить их невозможно – списывают за счет торговой организации.

Следует иметь в виду, что по некоторым товарам, например, рыбе, рыбопродуктам (кроме икры), поставщики могут предоставлять магазинам специальную скидку, за счет которой списывают фактический завес тары.

В случае обнаружения недостачи товаров дальнейшая приемка приостанавливается, обеспечивается их сохранность и принимаются меры по предотвращению смешения с другими однородными товарами. О выявленной недостаче товаров составляется односторонний «Акт о приемке товаров» (форма № ТОРГ-1) за подписями лиц, производивших приемку.

Если при приемке товаров будет выявлено несоответствие массы брутто отдельных мест массе, указанной в транспортных или сопроводительных документах либо на трафарете, то вскрытие тары и упаковки в таких случаях производиться не должно.

Одновременно с приостановлением приемки получатель обязан вызвать для участия в её продолжении и составлении двухстороннего акта представителя поставщика. При этом вызов представителя одногороднего поставщика является обязательным, а иногороднего – если это предусмотрено в договоре.

Уведомление о вызове представителя должно быть направлено или передано (по телефону, телеграфу и т. п.) не позднее 24 ч, а в отношении скоропортящейся продукции – немедленно после обнаружения недостачи, если иные сроки не установлены договором.

Представитель одногороднего поставщика обязан явиться не позднее чем на следующий день после получения вызова, если в нем не указан иной срок явки, а по скоропортящимся товарам – в течение 4 ч после получения вызова.

Представитель иногороднего поставщика обязан явиться не позднее чем в трехдневный срок после получения вызова, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не предусмотрен в договоре.

Если представитель поставщика не явился по вызову получателя, а также в случаях, когда его вызов не является обязательным, в приемке т-ров по колич-ву и составлении акта о недостаче может участвовать представитель общественности предприятия-получателя, также действующий на основании разового, выданного на приемку конкретной партии товара, удостоверения.

В обязанности, созданной для проведения двусторонней приемки комиссии, входит достоверное определение того, по чьей вине произошла недостача или образовались излишки, установление их размеров.

Результаты приемки оформляются двусторонним «Актом об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (форма № ТОРГ-2). Он составляется в четырех экземплярах в день окончания приемки. В случае, когда работа по приемке прерывалась, в акте делается соответствующая запись с указанием вызвавших это причин и условий хранения товаров во время прерывания.

При заполнении акта следует иметь в виду, что в нем перечисляются только товары, по которым установлены расхождения. В конце акта делается отметка следующего содержания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

Акт должен быть подписан всеми лицами, участвовавшими в приемке. При этом они вправе удостоверять своей подписью его с оговоркой о несогласии и изложить свое мнение.

За подписание акта, содержащего не соответствующие действительности данные, лица, принимавшие участие в приемке товаров несут установленную законом ответственность. Запись о предупреждении об этом участвующих в приемке должна быть сделана перед их подписаниями.

Составление акта в одностороннем порядке допускается только с согласия поставщика.

Не позднее чем на следующий день после составления акта он утверждается руководителем или заместителем руководителе предприятия-получателя.

Составленные по всем правилам акты с приложенными товаросопроводительными и другими документами, свидетельствующими о причинах возникновения недостачи, являются основанием для направления претензионного письма поставщику товаров или транспортной организации, их доставляющей.

Приемка товаров по качеству.

Приемка товаров по качеству проводится с целью предотвращения поступления к покупателям товаров низкого качества. Одновременно с приемкой товаров по качеству производится проверка их комплектности, а также товары, упаковки, маркировки.

Принимают товары по органолептическим показателям (проверяют внешний вид, вкус, запах, консистенцию) предварительно на месте получения и окончательно в магазине.

Сроки приемки товаров по качеству могут быть предусмотрены договором поставки либо установлены для отдельных видов товаров стандартами или техническими условиями. Во всех остальных случаях приемка товаров по качеству и комплектности проводится в следующие сроки:

при иногородней поставке – не позднее 20 дней, а скоропортящихся товаров – не позднее 24 ч после выдачи их органом транспорта или поступления в магазин;

при одногородней поставке – не позднее 10 дней, а скоропортящихся товаров – 24 ч после поступления в магазин.

Приемка считается произведенной своевременно, если проверка качества и комплектности товаров завершена в установленные сроки.

Приемка товаров производиться в точном соответствии со стандартами, техническими условиями, договорами, другими обязательными для сторон правилами, а также по сопроводительным документам, удостоверяющим качество и комплектность поставленных товаров (технический паспорт, сертификат, счет-фактура, спецификация и т. п.).

Если сопроводительные документы или часть из них отсутствуют, то в этом случае составляется акт о фактическом качестве и комплектности поступивших товаров и в нем указывается, какие документы отсутствуют.

При приемке товаров производится сплошная проверка их качества и комплектности. Выборочная проверка с распространением результатов проверки качества какой-либо части товаров на всю партию допускается в случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями или договором.

При обнаружении несоответствия качества, комплектности, маркировки поступивших товар, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, чертежам, образцам (эталонам), договору либо данным, указным в маркировке и сопроводительных документах, работники магазина приостанавливают дальнейшую приемку и составляют односторонний «Акт о приемке товаров» (форма № ТОРГ-1). В нем указывается количество осмотренных товаров, характер выявленных при приемке дефектов.

До продолжения приемки обеспечивается хранение т-ров ненадлежащего качества в условиях, предотвращающих ухудшение их кач-ва и смешение с другими однородными товарами.

Для участия в продолжении приемки и в составлении двухстороннего акта вызывается представитель поставщика. При одногородней поставке вызов представителя и его явка для участия в приемке и составлении акта обязательны. Уведомление иногороднего поставщика обязательно только в том случае, когда его участие в дальнейшей приемке и составлении акта предусмотрено договором.

Представитель одногороднего поставщика обязан явиться не позднее на следующий день после получения вызова, а по скоропортящимся товарам – в течении 4 ч после получения вызова, если в нем не указан иной срок явки.

Представитель иногороднего поставщика обязан явиться не позднее, чем в трехдневный срок после получения вызова не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не предусмотрен в договоре. Представитель поставщика может участвовать в приемке только при наличии у него соответствующего документа.

Поставщик может уполномочить на участие в приемке товаров предприятие, находящееся в месте их получения. В этом случае удостоверение представителю выдается предприятием, выделившим его. В удостоверении должна быть ссылка на документ, которым поставщик уполномочил данное предприятие участвовать в приемке товаров.

При неявке представителя поставщика по вызову получателя в устан. срок и в случаях, когда его вызов не является обязательным, проверка качества товаров производится экспертом бюро товарных экспертиз либо представителем соответствующей инспекции по качеству.

Если в месте нахождения получателя нет бюро товарных экспертиз или инспекции по качеству, а также в случае их отказа выделить представителя или неявке его по вызову получателя, проверка производиться с участием представителя общественности предприятия-получателя. Право на его участие в приемке оформляется разовым удостоверением.

В случаях, предусмотренных стандартами, техническими условиями или договором, для определения качества товаров производиться отбор образцов (проб). Отобранные в строгом соответствии с требованиями указанных документов образцы (пробы) опечатываются либо пломбируются и снабжаются этикетками, подписанными лицами, участвующими в отборе.

Об отборе образцов составляется акт, подписываемый всеми участвующими в этом лицами.

По результатам приемки товаров по качеству и комплектности с участием указанных выше представителей составляется двухсторонний «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей» (форма №ТОРГ-2). Он должен быть составлен в день окончания приемки.

Акт подписывается всеми лицами, участвовавшими в приемке. Они обязаны удостоверять своей подписью только те факты, которые были установлены с их участием. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о несогласии и изложить свое мнение.

К акту, устанавливающему надлежащее качество или некомплектность товаров, прилагаются сопроводительные документы, а также другие документы, могущие свидетельствовать о причинах порчи (ухудшения качества) товаров или их некомплектности. Акт утверждается руководителем предприятия-получателя или его заместителя не позднее трехдневного срока после составления.

Составленный по результатам приемки товаров акт является документом, подтверждающим невыполнение поставщиком условий договора. Поэтому он служит основанием для предъявления поставщику претензионного письма.

В письме указывается сумма требований и их содержание, подтвержденное ссылками на документы и нормативные акты. К нему прилагается двухсторонний акт со всеми документами, а в соответствующих случаях – их надлежаще заверенными копиями или выписками из документов.

Сроки направления претензий получателем товаров, а также сроки ее рассмотрения и ответа на нее поставщиком устанавливаются договором.

Торговые организации имеют право независимо от результатов проверки качества товаров, произведенной ими в сроки, указанные выше, актировать произведенные недостатки, если они будут обнаружены при подготовке товаров к розничной продаже или при розничной продаже в течение четырех месяцев после получения товаров.

Акт о скрытых недостатках[2] товаров должен быть составлен в течении 5 дней после их обнаружения, однако не позднее четырех месяцев со дня поступления товаров на склад получателя, обнаружившего такие недостатки, если иные сроки не определены договором.

Если на товары установлены гарантийные сроки службы или хранения, то акт о скрытых недостатках составляется также в течении 5 дней после обнаружения, но в пределах установленного гарантийного срока.

В случае вызова представителя поставщика для участия в составлении акта к установленному пятидневному сроку добавляется время, необходимое для его приезда.

Акт о скрытых недостатках товаров, гарантийный срок на которые исчисляется с момента их розничной продажи, может быть составлен также в период хранения до продажи, независимо от времени получения товаров.

Контрольные вопросы

1. Какие нормативные документы применяются при приемке товаров в торговле?

2. Кто осуществляет приемку товаров?

3. Что включает в себя приемка товаров в магазине?

4. Расскажите об особенностях транспортных и сопроводительных документов.

1. Особенности приемки товаров по количеству.
2. Как определяют массу нетто, если в момент поступления товары невозможно взвесить без тары?

7. Что такое завес тары и его оформление.

8. В каких случаях приемка товаров по количеству приостанавливается?

9. В каких случаях вызывают представителя поставщика?

10. Сроки приемки товаров по качеству и комплектности.

1. Особенности приемки товаров по качеству.

12. В каких случаях допускается выборочная проверка?

13. В каких случаях составляется односторонний «Акт о приемке товаров» (форма № ТОРГ-1)?

[2] Скрытыми недостатками признаются такие недостатки, которые не могли быть обнаружены при обычной для данного вида товаров проверке и выявлены лишь в процессе хранения, подготовки к продаже или использовании товаров.