Что дает составление дерева работ на этапе структуризации проекта изменений?

Суть структуризации проекта изменений состоит в следующем: проект делится на поддающиеся управлению элементы работ, для которых легко определить затраты и построить графики исполнения. Должным образом подготовленная и составленная структура проекта должна удовлетворять требованиям менеджера проекта и заказчика. Структуризация проекта помогает менеджеру наделить участников проекта ответственностью за выполнение конкретных технических заданий. Она также позволяет создать простую систему отслеживания хода реализации проекта.

Для структуризации проекта используют ряд специальных моделей. Одной из них является дерево работ (иерархическая структура работ).

Дерево работ - структура работ или продуктов на каждом этапе планирования. Корнем дерева работ служит подпроект или планируемая задача определенной фазы проекта. Корень расчленяется на разделы, подразделы и пакеты работ. По всем работам определяются плановые затраты, критерии их завершения по времени, стоимости или качеству.

Дерево работ показывает структуру работ или продуктов на каждом этапе планирования, т.е. применяется контроль за ходом работ и за их управлением.

Разработка дерева работ решает следующие задачи:

· устанавливает, за счет каких видов работ будет достигнута каждая из определенных в проекте целей

· дает возможность проверить, все ли цели отражены в плане проекта

· обеспечивает разработку эффективной структуры отчетности

· указывает на соответствующем уровни детализации ключевые результаты, которые должны быть ясно отражены в сетевой модели и календарном плане

· позволяет определить менеджеров, ответственных за достижение ключевых результатов, и тем самым гарантировать, что достижение всех результатов будет контролироваться

· обеспечивает каждому члену команды проекта понимание его роли в контексте общей работы по выполнению проекта.

На каждой стадии планирования необходимо разделить работы по проекту на части. Например, на стадии технического проектирования основные части проекта, как правило, очевидны. В дальнейшем, когда станет известно больше деталей, эти части могут быть расчленены на соответствующие разделы. Наконец, могут быть определены подразделы и отдельные группы («пакеты») работ. Эта процедура известна как составление дерева работ проекта (Work Breakdown Structure). Такое дерево является средством расчленения большого проекта на его компоненты или хозяйственной программы на составляющие проекта.

По мере получения дополнительной информации на последующих стадиях проектирования плановик может добавить новые уровни к дереву работ проекта. Нижний уровень дерева соответствует пакетам работ. Это – последние элементы подразделов, за которые ответственны подрядчик или соответствующий отдел организации-заказчика. Пакет работ не следует отделять от других работ проекта, но связи этого пакета с остальной частью проекта должны быть четкими. Эти связи не следует усложнять настолько, чтобы затруднялась координация.

Пакет работ – также самостоятельная финансовая единица. Он должен иметь отдельную смету, бюджет и отчет о расходах. Вычисление пакетов работ представляет большое удобство при разработке сетевого графика проекта. Гораздо легче планировать отдельные пакеты и за тем собирать сетевой график проекта из фрагментов, нежели разрабатывать сетевой график в целом без дерева работ проекта.

Кроме того, WBS служит и другой важной цели, а именно разработке структурной схемы для административного управления проектом. Таким образом, разделение проекта на пакеты работ удовлетворяет двум задачам:

● планирования

● оперативного управления

Поэтому одновременно с WBS необходимо развивать организационно-административное дерево и увязывать его структурные единицы с пакетами работ. Отсюда станет ясной степень пригодности разработанного дерева WBS.

Разработка дерева работ решает следующие задачи:

● устанавливает, за счет каких видов работ будет достигнута каждая из определенных в проекте целей

● дает возможность проверить, все ли цели отражены в плане проекта

● обеспечивает разработку эффективной структуры отчетности

● указывает на соответствующем уровни детализации ключевые результаты, которые должны быть ясно отражены в сетевой модели и календарном плане

● позволяет определить менеджеров, ответственных за достижение ключевых результатов, и тем самым гарантировать, что достижение всех результатов будет контролироваться

● обеспечивает каждому члену команды проекта понимание его роли в контексте общей работы по выполнению проекта.

При построении дерева работ нужно соблюдать следующие правила:

● Работы нижнего уровня являются способом достижения работ верхнего уровня.

● Каждая родительская работа может состоять из нескольких дочерних работ, выполнение которых автоматически обеспечивает выполнение родительской работы.

● У каждой дочерней работы может быть только одна родительская работа.

● Декомпозиция родительской работы на дочерние производится по одному критерию, в качестве которого могут выступать:

○ Результаты деятельности – продукты, рынки, процессы,

○ Ресурсы и связанные с ними функциональные виды деятельности,

○ Элементы организационной структуры.

○ Время, циклы, периоды и пр.

● На одном уровне дочерние работы, декомпозирующие родительскую должны быть равнозначны. В качестве критерия равнозначности могут выступать: объем, время, сложность выполнения работ и пр.

● При построении иерархической структуры работ на различных уровнях можно и следует применять различные критерии декомпозиции.

● Последовательность критериев декомпозиции работ следует выбирать таким образом, чтобы как можно большая часть зависимостей и взаимодействий между работами оказалась на самых нижних уровнях дерева работ. На верхних уровнях работы должны быть автономны.

● Декомпозиция работ прекращается тогда, когда работы нижнего уровня удовлетворяют следующим условиям:

○ работы ясны и понятны сотрудникам компании - являются элементарными,

○ понятен конечный результат работы и способы его достижения,

○ временные характеристики и ответственность за выполнение работ могут быть однозначно определены с точностью до сотрудника.