Суть этапа «диагностика проблем» в методике управления проектом.

Особенность проблемных изменений в организациях заключается в том, что причиной их возникновения является деятельность человека, непрерывно создающая себе и окружающим проблемы, без решения которых невозможно рассчитывать на «оздоровление организации» и на развитие.

При описании проблемных ситуаций необходимо выявить полный объем знаний о потребности организации и о возможных средствах ее удовлетворения. Сбор информации не может продолжаться до бесконечности и должен быть подчинен конечной цели – решению проблемы, поэтому в течение всего процесса сбора информации целесообразно корректировать понимание проблемной ситуации, что позволяет отсечь избыточную информацию и сократить поиск.

Процесс описания проблемной ситуации состоит из следующих этапов:

• фиксация проблемной ситуации (недостаточная и неупорядоченная информация о ситуации);

• предварительное описание проблемной ситуации (упорядочение имеющейся информации и осознание ее недостаточности);

• информационный поиск (получение дополнительной информации, которая приводит к ее разупорядочению);

• полное описание проблемной ситуации (получение достаточной и упорядоченной информации о ситуации).

В менеджменте процесс управления – это совокупность циклических действий, связанных с выявлением проблем, поиском и организацией выполнения принятых решений.

Проблема – это несоответствие фактического состояния управляемого объекта (например, производства продукции) желаемому или заданному (запланированному).

Источником проблемы организации могут быть:

– несоответствие фактического состояния плановым нормативам на определенный момент времени

– изменение целей, планов, нормативов

По результатам анализа фактической или прогнозируемой ситуации выявляются возможности предприятия – шансы, на базе использования которых можно достичь лучших результатов по сравнению с текущими или запланированными.

Совокупность факторов, вызывающих появление проблемы или возможности называется ситуацией, а рассмотрение проблемы или возможности с учетом влияния на нее факторов ситуации позволяет описать проблемную ситуацию.

Структура проблемного поля:

Для преодоления проблемы принимается управленческое решение. Решение представляет собой выбор из альтернативных вариантов осуществления управленческих воздействий на ситуацию со стороны менеджера. Каждая из альтернатив имеет свои достоинства и недостатки и характеризуется выгодой и потерями в краткосрочном и долгосрочном периодах.

Ответственность за принятие решений лежит на управленческом персонале. Причем, согласно принципам делегирования полномочий, ответственность за принятое решение несет как лицо, принявшее его, так и тот, кто делегировал полномочия по принятию данного решения, т.е. непосредственный начальник данного менеджера.

Решение это:

– концентрированное выражение процесса управления на его заключительной стадии

– последовательность действий по достижению поставленных целей

– объект или состояние, отражающее достижение поставленных целей

– психологическая реакция на раздражитель

– управленческий акт, выраженный в письменной или устной форме, и регламентирующий те или иные действия, состояния и пр.

Требования к управленческому решению:

– обоснованность

– четкость формулировок

– реальная осуществимость

– своевременность

– ориентация на стратегические цели и задачи

– экономичность (определяется по размеру затрат)

– эффективность (соотношение затрат и доходов от реализации решения)

Для уточнения ситуации надо отделять важные проблемы от второстепенных, жесткие от мягких:

● жесткая проблема обычно количественно более определена, например, известны будущие параметры более эффективного состояния предприятия, а проблема - в нахождении пути перехода;

● мягкая проблема, когда неизвестно будущее состояние и, естественно, пути перехода, (например, проблема имиджа предприятия, его организационной культуры).

Проблемы ограниченного типа имеют характеристики, вытекающие из жестких проблем: ясные приоритеты; ограниченность приложения сил, числа участников и располагаемого времени решения.

Неограниченные проблемы отличаются неустойчивостью распределения приоритетов, неопределенностью самой проблемы и способов ее решения, множественностью участников и т.п.

Изменение рассматривается как неограниченная проблема, которую необходимо решать в первую очередь и в комплексе, как проект. Проблемы ограниченного типа не требуют управления проектом в полной мере и рассматриваются как трудности (меньше масштаб, больше определенность).

На этапе анализа, или диагностики уточняется точка зрения на основную проблему. Она описывается как система. Определяется иерархия целей и критерии их достижения.

На этом этапе используются следующие инструментарии менеджмента:

● Матрица Глайстера.При помощи матрицы мы можем проследить существующие проблемы, на каждом уровне выделить их специфику и разработать на соответствующем уровне ее решение. Матрица облегчает решение поставленных в ней задач путем их непосредственного разделения по уровням и благодаря их конкретизации. Посредством построения матрицы можно проследить происходящие изменения, увидеть решена ли проблема и насколько эффективно решена.

● Проблемное поле

● Причинно- следственная диаграмма Исикавы

Применяется при разработке и непрерывном совершенствовании продукции. Диаграмма Исикавы - инструмент, обеспечивающий системный подход к к определению фактических причин возникновения проблем.

Изучить, отобразить и обеспечить технологию поиска истинных причин рассматриваемой проблемы для эффективного их разрешения.

Причинно-следственная диаграмма - это ключ к решению возникающих проблем.

Диаграмма позволяет в простой и доступной форме систематизировать все потенциальные причины рассматриваемых проблем, выделить самые существенные и провести поуровневый поиск первопричины.

На их основе необходимо получить ответы на следующие вопросы:

● на каком уровне управления будут решаться проблемы? (матрица глайстера)

● какими измеримыми показателями в матрице Слека можно охарактеризовать проблемы, отличающиеся плохим выполнением и большей важностью показателей?

● какие проблемы из общего списка могут быть определены в проблемном поле как:

● важные и неотложные как акцент внимания в проекте

● важные, но не отложные, или решаемые во 2-ю очередь при наличии свободных ресурсов

● необсуждаемые проблемы, исключаемые из разработки в проекте

● трудности

● какова предыстория возникновения проблем