Роль и состав затрат, связанных с запасами в цепях поставок

В процедуре разработки алгоритма управления запасами определение состава затрат, связанных с запасами, стоит на втором месте после завершения составления прогноза (плана) потребности в запасе на будущий период. Этот этап процедуры позволяет определить значения ключевых составляющих критерия оптимизации уровня запаса. Его результат оказывает принципиально важное влияние на результаты последующих этапов разработки алгоритма управления запасами и на качество управления запасами в целом.

Затраты, связанные с запасами, в своем стоимостном измерении представляют собой часть логистических издержек. Они являются главной составляющей частью издержек на логистику. В среднем затраты на запасы составляют от 12 до 40% совокупных логистических затрат. При этом производственные предприятия имеют более низкий уровень этого показателя, а оптовые и розничные компании — довольно высокий удельный вес затрат, связанных с запасами (до 50%).

Затраты, связанные с запасами, включают:

1. Затраты на закупку.

2. Затраты на пополнение запаса.

3. Затраты на содержание запаса.

Затраты на закупку запаса — расходы финансовых ресурсов на непосредственную закупку товарно-материальных ценностей запаса у поставщика. Вопросы расчета этих затрат рассмотрены далее.

Затраты на пополнение запаса представляют собой расходы материальных, финансовых, информационных, трудовых и других видов ресурсов, необходимых для обеспечения пополнения запаса. Они включают затраты при планировании, осуществлении и контроле закупки. Состав работ, использующих эти ресурсы. Затраты на пополнение запаса связаны с деятельностью подразделений, участвующих в принятии и реализации решений о пополнении запаса в целях обеспечения предполагаемой или заявленной потребности. К таким подразделениям относятся отдел маркетинга, продаж (или коммерческий отдел), производственные подразделения, отделы закупок, логистики, информационных технологий, бизнес-аналитики, планово-экономический отдел, управленческого учета, финансов, бухгалтерия и др.

Затраты на содержание запаса представляют собой расходы материальных, финансовых, информационных, трудовых и других видов ресурсов, необходимых для обеспечения сохранности и поддержания качества товарно-материальных ценностей, находящихся в запасе на определенной территории или на транспортном средстве. Состав работ, использующих эти ресурсы. Затраты на содержание запаса связаны с деятельностью складского хозяйства и транспортного отдела, выполняющих работы непосредственно с физическим запасом.

В отличие от других логистических издержек, затраты, связанные с запасами, не находят полного отражения в балансе предприятия и в отчете о прибылях и убытках. Статья «Запасы» находится в разделе активов баланса. Затраты, связанные с запасами, не имеют отдельной статьи отражения. Между тем, финансовые средства, вложенные в запасы, отвлекаются от других направлений инвестиций компании. Затраты, связанные с обслуживанием созданных запаса, отрывают финансовые ресурсы от иных видов деятельности. Экономия на запасах, таким образом, существенно сказывается на общих результатах бизнеса. Таким образом, затраты, связанные с запасами, оказывают существенное влияние на финансовое положение компании и требуют своего учета и анализа.

При этом необходимо учитывать, что снижение уровня наличных запаса снижает затраты на содержание запаса, но требует увеличения затрат на размещение заказов и на транспортные расходы. Следовательно, принятие решений об уровне запаса должно сопровождаться комплексной оценкой изменения связанных с этим решением статей затрат, не только в сфере логистики, но и в иных областях деятельности компании.

Определение целевых показателей движения запаса (скорости обращения и времени оборота и др.), обеспечивающих заданный уровень обслуживания потребителей и заданный уровень рентабельности логистической системы, так же имеет связь с затратами и оказывает принципиальное влияние на финансовые результаты работы организации.

Для правильного учета всех аспектов работы с запасами, связанными с финансовыми результатами деятельности компании, необходимо знать состав статей затрат, связанных с запасами.

Затраты на закупку

Затраты на закупку запаса рассчитываются следующим образом:

Сp = C * Q, (1)

где Сp – затраты на закупку запаса, руб.;

С – закупочная цена единицы товара, руб.;

Q – размер заказа, единиц.

При отсутствии оптовых скидок при проведении закупок, изменение затрат на закупку имеет прямо пропорциональную зависимость от размера партии закупки (см. Рисунок 7.2 и Формула 1). В этом случае уровень цены за единицу товара фиксирован и не зависит от размера партии закупки (см. Рисунок 7.3). При наличии оптовых скидок затраты на закупку меняются дискретно в соответствии со схемой изменения цены, согласованной с поставщиком. Пример схемы изменения цены при наличии оптовых скидок приведен на Рисунок 7.4. Зависимость затрат на закупку от размера партии закупки при наличии оптовых скидок приведен на Рисунок 7.5.

Затраты на закупку составляют основную часть капитальных затрат, связанных с запасами. Финансовые ресурсы, замороженные в запасе, по удельному весу довольно часто имеют максимальный удельный вес в общих затратах, связанных с запасами. В капитальных затратах, как правило, так же учитываются альтернативные затраты, формирующиеся в процессе хранения запаса и равные прибыли, которая могла бы быть получена при использовании финансовых ресурсов, вложенных в запас, в иных целях. Альтернативные затраты относятся к затратам, связанным с содержанием запаса.

Затраты на пополнение запаса

Затраты на пополнение запаса – вторая группа затрат, связанных с запасами.

Затраты на пополнение запаса – это затраты, связанные с расходом материальных, финансовых, информационных, трудовых и других видов ресурсов, необходимых для оформления и получения заказа. Они включают затраты, несомые при планировании, осуществлении и контроле закупки.

Если общая потребность в единичный период времени составляет S единиц, а восполнение этой потребности ведется партиями по Q единиц, то отношение S/Q определяет количество заказов в единичный период. Тогда затраты на пополнение запаса составят:

Срз = S/ Q* A, (2)

где Срз – затраты на пополнение запаса, руб.;

S – объем потребности в запасе, единиц;

Q – размер заказа, единиц;

А – затраты на выполнение одного заказа, руб.

Величина затрат на выполнение одного заказа А включает постоянные затраты на подготовку, размещение, контроль исполнения и приемку одного заказа. Величина А, как и постоянные затраты, не зависит от объема заказа. Они связаны с процедурой выдачи заказов. В состав затрат на выполнение одного заказа входят, например, затраты на следующие виды работ (см. Рисунок 7.6):

затраты на подготовку заказа:

- на анализ статистической информации по движению запаса,

- на поиск поставщика,

- на ведение переговоров,

- представительские расходы,

- на определение нужного объема заказа,

- на оформление заказа;

затраты на пополнение запаса:

- на передачу заказа,

- на контроль выполнения;

затраты на приемку заказа:

- на отслеживание процесса транспортировки заказа,

- на контроль качества поставки,

- на оформление претензий по качеству при необходимости,

- на регистрацию полученного заказа в компьютерной системе и

пр.

Чем большим размером заказа происходит пополнение запаса в единичный период времени, тем реже приходится делать заказ, тем, следовательно, меньше затраты, связанные с пополнением запаса.

Затраты на выполнение заказа может быть определена как отношение общих годовых затрат на содержание отдела, осуществляющего заказы (это может быть отдел закупок или отдел логистики), на число подаваемых за год заказов:

(3)

где А – затраты на выполнение одного заказа, руб.;

Оор – совокупные годовые затраты на содержание отдела, выполняющего заказы на восполнение запаса, руб.;

NQ – количество выданных за год заказов по всем позициям запаса.

При использовании Формула.3 затраты на подачу каждого заказа будут завышены. Другой метод оценки затрат на выполнение одного заказа А - хронометраж и выборочное обследование в целях определения средних затрат времени на подготовку и подачу одного заказа. Этот метод довольно высок по стоимости реализации. Получение результата требует длительного времени для сбора и обработки данных.

При хорошо налаженном управленческом учете данные о затратах на выполнение одного заказа накапливаются в корпоративной информационной системе. Их сбор и обработка не требуют затрат ни значительных средств, ни времени.

В случае, если статистику о затратах на выполнение одного заказа по сложно получить, можно прибегнуть к методу экспертной оценки.

Затраты на содержание запаса

Затраты на содержание запаса представляют собой расходы материальных, финансовых, информационных, трудовых и других видов ресурсов, необходимых для обеспечения сохранности и поддержания качества товароматериальных ценностей, находящихся в запасе на определенной территории или на транспортном средстве.

Затраты на содержание запаса рассчитываются по следующей формуле:

(4)

где Сс – затраты на содержание запаса, руб.;

−

Z – средний уровень запаса, единиц;

I – затраты на содержание единицы запаса, руб.

Средний уровень запаса:

(5)

−

Z – средний уровень запаса, единиц;

Q – размер заказа, единиц.

При учете наличия страхового запаса средний уровень запаса будет рассчитан иначе

(6)

−

Z – средний уровень запаса, единиц;

Zs – страховой уровень запаса, единиц;

Q – размер заказа, единиц.

Функция затрат на содержание запаса может иметь один из следующих видов: при ситуации без учета страхового запаса

(7)

или при ситуации с учетом страхового запаса

(8)

где Сc – затраты на содержание запаса, руб.;

Zs – размер страхового запаса, единиц;

Q – размер заказа, единиц;

I – затраты на содержание единицы запаса, руб.

Довольно часто затраты на содержание запаса оцениваются в процентах от стоимости наличного запаса. В таком случае затраты на содержание запаса следует рассчитывать так:

(9)

где Сс – затраты на содержание запаса, руб.;

−

Z – средний уровень запаса, единиц;

С – стоимость единицы запаса, руб.;

i – затраты на содержание единицы запаса, %.

Затраты на содержание запаса в общем случае имеют прямо пропорциональную зависимость от размера заказа: чем большими партиями пополняется запас, тем дороже стоит содержание запаса.

В состав затрат на содержание единицы запаса могут быть отнесены:

1. Затраты на содержание склада:

- амортизационные отчисления машин, оборудования и технических средств,

- основная и дополнительная заработная плата работников склада и сотрудников отдела снабжения, связанных с работой склада,

- стоимость аренды складского помещения,

- коммунальные платежи,

- расходы на оплату управленческого персонала,

- затраты на регламентные работы, проводимые с хранимыми товарно-материальными ценностями,

- затраты на проведение инвентаризации запаса и пр.

2. Затраты по обеспечению движения запаса:

- оплата труда работников, задействованных в приемке,

- стоимость израсходованных при приемке материалов,

- расходы на подачу транспорта,

- расходы на погрузо-разгрузочные работы,

- затраты на транспортировку из зоны приемки к месту хранения,

- затраты на упаковку и затаривание,

- оплата труда работников, задействованных в отгрузке запаса со

склада и пр.

3. Расходы на обслуживание запаса:

- стоимость страхования,

- процент за полученные кредиты,

- налоги и пр.

4. Стоимость рисков, связанных с содержанием запаса:

- порча товарно-материальных ценностей в результате хранения,

- потери от естественной убыли,

- моральное старение,

- кражи.

5. Альтернативные затраты.

(1) Затраты на содержание склада имеют постоянную и переменную составляющие. В зависимости от типа склада состав этих затрат меняется. Содержание склада, находящегося в собственности предприятия, в основном определяется постоянными затратами (амортизационные отчисления, коммунальные платежи, расходы на оплату труда управленческого персонала, и др.). Переменные затраты имеют небольшой удельный вес и носят косвенный характер (основная и дополнительная заработная плата работников склада и др.).

При работе со складом общего пользования взимается плата в зависимости, как правило, от объема товарно-материальных ценностей, принимаемых и отгружаемых складом и объема запаса, хранящихся на складе. Поэтому в большинстве случаев в затратах на содержание склада общего пользования организация, владеющая запасом, в основном имеет больший удельный вес переменных затрат, связанных с объемом перерабатываемого запаса.

В случае, если организация, владеющая запасом, использует арендованный склад, то, как правило, в структуре затрат на содержание склада большую долю имеют постоянные затраты, не связанные в краткосрочном периоде с объемом хранящихся запаса, а с предполагаемым максимальным объемом запаса.

(2) Затраты по обеспечению движения запаса в основном определяются затратами на грузопереработку запаса и имеют переменный характер. (3) Расходы на обслуживание запаса включает ряд важных составляющих. Стоимость страхования пропорциональна стоимости запаса и количественной оценке рисков и связана с природой товарно-материальных ценностей запаса и складскими мощностями. Например, страхование дорогостоящих продуктов, требующих особых условий содержания, обходится дороже, чем страхование малоценных продуктов.

Если товарно-материальные ценности запаса закупались с помощью привлечения кредитов, то плата за кредит включается в состав затрат на обслуживание запаса.

Уплата налогов связана с действующим налоговых законодательством и, как правило, имеет отношение к стоимости имущества и зависит от состояния запаса. В целом, уровень налогов пропорционален объему запаса.

(4) Стоимость рисков, связанных с содержанием запаса, основывается на учете тех видов рисков, которые связаны с физическим состоянием запаса. К таким видам рисков относятся порча, потеря, моральное старение и кража.

В процессе хранения товарно-материальные ценности могут частично или полностью утрачивать свое качество. Это определяется понятием порчи. Как правило, порча не покрывается страхованием. В результате порчи часть товарно-материальных ценностей требуется уценить, списать, уничтожить или перевезти на свалку. Процент потерь определяется статистически на основе прошлого опыта.

Потеря или естественная убыль так же проявляется в результате хранения запаса. С течением времени хранения товарно-материальные ценности могут терять влагу или содержание некоторых химических веществ в результате чего сокращается вес или объем запаса. Потери могут быть связаны не только с особенностями самих товарно-материальных ценностей, но так же и с условиями их хранения.

Моральное старение проявляется в том, что в результате нахождения товарно-материальных ценностей на складе они теряют с течением времени свои потребительские качества не в связи с порчей или потерей, а в связи с появлением товаров-заменителей, новых видов товаров или новых технологий. Для реализации такого морально устаревшего запаса приходится снижать цену реализации или перевозить запас на иные территории, где он будет иметь более высокую потребительную стоимость. И в том, и в другом случаях владелец запаса несет убытки и дополнительные затраты.

Кражи – наиболее существенный вид риска, связанный с запасами. В отличие от порчи, потери, морального старения кража, как правило, скрывается и может быть отслежена только после принятия решения об отгрузке запаса. Наличие краж требует проведения комплекса работ по обеспечению безопасности хранения запаса.

(5) Альтернативные затраты представляют собой финансовые затраты, замороженные в приобретенных товарно-материальных ценностях запаса. Наличие запаса требует собственных или заемных финансовых ресурсов, замороженных в запасе. Эти ресурсы могли бы быть направлены в иные сферы деятельности, включая инвестиционные. Поэтому затраты, понесенные при закупке и последующем хранении запаса, имеют так называемую альтернативную составляющую, определяющую норму прибыли, которая могла бы быть получена при использовании данных финансовых ресурсов в иных целях. Отсутствие прибыли в связи с наличием замороженного (иммобилизованного) капитала в запасах означает, что компания, содержащая запасы, несет потери.

Общие затраты, связанные с запасами

Общие затраты, связанные с запасами, представляют собой сумму затрат на закупку, на пополнение запаса и затрат на содержание запаса. Учитывая выражения, определяющие объем этих групп затрат, общие затраты, связанные с запасами, могут быть рассчитаны следующим образом:

T = Сp + Срз + Сc, (10)

где Т – общие затраты, связанные с запасом, руб.;

Сp – затраты на закупку запаса, руб.;

Срз – затраты на пополнение запаса, руб.;

Сc – затраты на содержание запаса, руб.

или

(11)

где Т – общие затраты, связанные с запасом, руб.;

С – закупочная цена единицы товара, руб.;

Q – размер заказа, единиц;

S – объем потребности в запасе, единиц;

А – затраты на выполнение одного заказа, руб.

Zs – размер страхового запаса, единиц;

I – затраты на содержание единицы запаса, руб.

Графическая иллюстрация формирования общих затрат, связанных с запасами, приведена на Рисунок 7.7.