Организационные документы: понятие и виды

Понятие «организационные документы». Виды организационных документов: устав, положение, инструкция, должностная инструкция, штатное расписание, структура и штатная численность, правила внутреннего трудового распорядка.

Одна из управленческих функций, реализуемых в деятельности предприятий – это функция организации системы и процессов управления.

Организационная деятельность учреждения (предприятия) выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие его статус, компетенцию, структуру, штатную численность и другие аспекты.

Организационные документы – комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства предприятия. Организационно-правовые документы содержат положения обязательные для исполнения и являются правовой основой деятельности предприятия.

Виды организационных документов:

1. Устав – свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав утверждает высший орган управления учреждения (предприятия).

Содержание устава зависит от формы собственности компании и способа управления ее деятельностью.

Так в соответствии со ст. 9 Федерального закона «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» устав унитарного предприятия должен содержать:

1. полное и сокращенное фирменные наименования унитарного предприятия;

2. указание на место нахождения унитарного предприятия;

3. цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия;

4. сведения об органе или органах, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприятия;

5. наименование органа унитарного предприятия (руководитель, директор, генеральный директор и др.);

6. порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия, а также порядок заключения с ним, изменения и прекращения трудового договора в соответствии с трудовым законодательством и иными содержащими нормы трудового права нормативными правовыми актами;

7. перечень фондов, создаваемых унитарным предприятием, размеры, порядок формирования и использования этих фондов;

8. иные предусмотренные законодательством сведения этих фондов, в том числе:

– сведения о размере уставного фонда государственного или муниципального унитарного предприятия, порядке источниках его формирования, а также о направлениях использования прибыли;

- сведения о порядке распределения и использования доходов казенного предприятия.

Устав унитарного предприятия утверждается уполномоченными государственными органами РФ, государственными органами субъекта РФ или органами местного самоуправления.

Устав оформляют на стандартном листе с внесение необходимых реквизитов общего бланка:

08 наименование организации;

10 наименование вида документа;

11 дата документа;

14 место составления или издания документа.

16 гриф утверждения документа;

20 текст устава;

22 подпись.

2. Положение–это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений (см. рис). (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т. д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:

08 наименование организации;

10 наименование вида документа;

11 дата документа

16 гриф утверждения документа;

12 регистрационный номер документа;

18 заголовок к тексту

20 текст документа

22 подпись

24 визы согласования

Положение является сложным документом. Структура и содержание Положения определяются, как правило, организацией–разработчиком.
Структура текста Положения о подразделении (службы) обычно включает следующие разделы:

Общие положения (полное официальное наименование подразделения, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделений, наличие печатей)

Основные задачи

Функции

Права

Ответственность (устанавливается виды дисциплинарной, административной, а при необходимости и уголовной ответственности)

Взаимоотношения (взаимодействия с другими подразделениями и организациями).

3. Инструкция–правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования.

Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т. д.
Инструкция содержит следующие реквизиты:

08 наименование организации;

10 наименование вида документа;

11 дата документа;

12 регистрационный номер документа;

14 место составления или издания документа;

16 гриф утверждения документа;

18 заголовок к тексту;

20 текст документа;

21 отметка о наличии приложения;

22 подпись;

27 отметка об исполнителе;

30 идентификатор электронной копии документа.

На каждого работника предприятия составляется должностная инструкция– документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой, согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия.
Основные разделы текста должностной инструкции:

1) общие положения (область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность специалиста; нормативные документы;

2) должностные обязанности (виды работ, выполняемые специалистом);

3) права (права, необходимые специалисту для выполнения возложенных на него обязанностей);

4) ответственность (указывается, за что конкретно несет ответственность специалист).

Пример оформления должностной инструкции представлен в Приложении 3.

4. Штатное расписание–документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Форма документа определена постановлением Госкомстатат РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

08 наименование организации;

10 наименование вида документа;

11 дата документа;

14 место составления или издания документа;

16 гриф утверждения документа;

20 текст документа;

22 подпись;

24 визы согласования документа.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью организации.
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

5. Структура и штатная численность–организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Составляется и подписывается также как и штатное расписание.

6. Правила внутреннего трудового распорядка – локальный нормативный акт, в котором отражаются следующие вопросы:

­ организация работы предприятия;

­ взаимные обязанности работников и администрации;

­ предоставление отпусков;

­ командирование сотрудников;

­ внутриобъектный режим.

Конкретные требования к порядку оформления проекта документа не определены. В этой связи учреждение вправе самостоятельно определить соответствующие требования, в частности к составу и оформлению реквизитов.