Распорядительные документы: понятие, виды, особенности оформления

Понятие «распорядительные документы». Констатирующая и распорядительная часть распорядительная документа. Документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений. Документы, издаваемые в условиях коллегиального принятия решений. Приказы: по основной деятельности, по организационным вопросам, по личному составу. Указания. Распоряжения. Постановление. Решение.

Распорядительные документы–документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов – регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.

Текст распорядительного документа состоит из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.

Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ (постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ – приказы.

ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)»

Виды распорядительных документов:

1. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации единолично в целях разрешения стоящих перед ней основных и оперативных задач. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.

Различают приказы по организационным вопросам, основной деятельности и личному составу.

Приказы по организационным вопросам издают в случаях создания, реорганизации или ликвидации предприятия; при утверждении структуры и штатов; в целях утверждения и (или) введения в действие различных организационно-правовых, плановых, отчетных, инструктивных, методических документов (положений, должностных инструкций, правил, регламентов); при создании временных или постоянных коллегиальных или совещательных органов (советов, правлений, комиссий и др.).

Приказ по основной деятельности регулируют порядок финансирования деятельности предприятия, его материально-технического обеспечения, научно-техническую политику, информационное и документационное обеспечение, социальные вопросы, а также порядок выполнения, характер и содержание специфических для каждой конкретной организации видов деятельности.

Приказы по личному составу (кадровые) регулируют прием, перемещения, увольнения работников, предоставление им отпусков, присвоение разрядов, командирование, вынесение взысканий и поощрения.

Приказы оформляют на специальном бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Они содержат следующие обязательные реквизиты:

08 – наименование организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

24 – визы согласования документа;

27 – отметка об исполнителе;

30 – идентификатор электронной копии документа.

Проекты приказов составляют на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, с тем чтобы содержащиеся в проектах поручения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали в дальнейшем необходимость корректировки принятых решений.

Заголовок – обязательный реквизит приказа, должен быть сформулирован четко, по возможности кратко, выражая основное содержание документа. Он строится по схеме «О чем?», например:

«Об утверждении штатного расписания»

Текст приказа состоит из двух частей: вступительной и распорядительной, разделяемых словом «ПРИКАЗЫВАЮ». Во вступительной части дают обоснование предписываемых действий. Если основание к изданию приказа – законодательный или правовой акт вышестоящей организации или правовой акт, ранее изданный данной организацией, во вступительной части указывают его название, дату, номер:

«На основании решения Общего собрания акционеров об увеличении уставного капитала общества (протокол от 18.03.2010 № 1)

ПРИКАЗЫВАЮ…

Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

2. Указание – распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

К вопросам информационно-методического и организационного характера относятся:

– Организация исполнения приказов;

– Организация исполнения инструкций.

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

­ констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»

­ распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия.

В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» – в зависимости от содержания указания.

Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита «Адресат».

3. Распоряжение – документированное управленческое решение, обычно издаваемое от имени директора компании его заместителем (помощником) и регламентирующее действия подчиненных по отдельному вопросу повседневной деятельности.

4. Постановление – это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения.

Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.

Формуляр постановления имеет следующие обязательные реквизиты:

08 – наименование организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа.

Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.

5. Решение – распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т. д.

Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем – слово РЕШИЛ на отдельной строке.
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие– исполнитель – срок исполнения.

Формуляр решения имеет следующие обязательные реквизиты:

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

14 – место составления или издания документа;

18 – заголовок к тексту;

20 – текст документа;

22 – подпись;

25 – оттиск печати.