Общее понятие о первичном учете. Документы как носители первичной учетной информации

Первичное наблюдение - целенаправленное восприятие фактов, являющееся начальным звеном в цепочке функционирования предпринимательской деятельности. От качества проведения первичного наблюдения зависят полнота и достоверность учетной информации.
Процесс первичного наблюдения представлен на рисунке 20 .
По результатам первичного наблюдения составляется документ.
Документ - материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение.
Кроме того, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации» под документом понимают зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Первичные бухгалтерские документы - бухгалтерские документы, составленные в момент совершения хозяйственных операций и непосредственно после их завершения и являющиеся первым свидетельством их совершения.

Рис. 20. Процесс первичного наблюдения

Документы несут, с одной стороны, экономическую информации путем группировки и обобщения цифровых показателей фактов предпринимательской деятельности и, с другой стороны, юридическую информацию путем оформления в установленном порядке совершенного факта предпринимательской деятельности организации.
Первичные бухгалтерские документы необходимы для:
• обоснования учетных записей;
• передачи указаний от распорядителей до исполнителей.
• контроля за правильностью совершенных фактов предпринимательской деятельности организации;
• фиксации причин хозяйственных нарушений, имеющих мест в предпринимательской деятельности.
Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами. Реквизиты делятся на постоянные и переменные.
Постоянные реквизиты определены Законом «О бухгалтерском учете» и к ним относят:
• наименование документа (формы), код формы;
• дату составления;
• название и юридический адрес сторон, участвующих в хозяйственной операции;
• содержание хозяйственной операции;
• количественную и стоимостную оценку хозяйственной операции;
• наименование должностных лиц, ответственных за операции;
• подписи лиц, составивших документ, и их расшифровки.
С принятием Федерального закона от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» появилась возможность подписания документа без использования «мокрых» подписей и печати. Электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Переменные реквизиты зависят от характера хозяйственной операции, требований нормативных актов, методических указаний по бухгалтерскому учету и технологии обработки информации. Переменными, или дополнительными, являются следующие реквизиты:
• номер документа;
• номер банковского счета организации;
• основание для совершения хозяйственной операции.
Записи в первичных документах разрешается производить чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, а также при помощи пишущих машинок и принтеров. Запрещается использовать для записи простой карандаш. Первичный документ составляется как на бумажном носителе, так и в электронном виде, оформляется на бланках типовых форм.
Оформительные записи на бумажном носителе ведутся четко, без помарок, с обязательным заполнением всех требуемых реквизитов, свободные строки прочеркиваются.