Учетные регистры и техника записей в них

Информация первичных документов в процессе обработки фиксируется и систематизируется с помощью учетных регистров в виде отдельных ведомостей, журналов, книг.
В учетных регистрах информация из первичных документов группируется по однородным признакам в разрезе установленных показателей с выходом результатных данных.
Таким образом, учетные регистры предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в обработанных первичных документах, для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.
Регистры бухгалтерского учета необходимы для создания информационной базы управления деятельностью, организации.

Учетные регистры классифицируются по следующим признакам:

• по способу составления;

• по характеру записей; • по объему содержания хозяйственных операций;

• по форме строения.

По способу составления учетные регистры предусматривают ручную обработку и автоматизированную.
Ручная обработка учетных регистров предусматривает использование разграфленных таблиц в виде карточек, ведомостей, журналов-ордеров, бухгалтерских книг.
Карточки - это разрозненные счетные таблицы, отпечатанные на отдельных листах плотной бумаги, используемые для ведения аналитического учета товарно-материальных ценностей и затрат на производство по видам продукции, работ и услуг. Обязательными реквизитами являются: наименование организации, наименование и код синтетического счета, наименование и код аналитического счета, единица измерения, количество. Карточки подлежат обязательной регистрации в специальном реестре.
Существуют контокоррентные карточки, применяемые для учета в денежном выражении расчетов с дебиторами и кредиторами, подотчетными лицами, и карточки количественно-суммового учета, используемые для учета товарно-материальных ценностей.
Бухгалтерские книги представляют собой сброшюрованные учетные таблицы, предназначенные для записей хозяйственных операций. Листы учетных книг нумеруются, прошнуровываются, скрепляются печатью; делается надпись «Зашнуровано и пронумеровано страниц» и проставляются подписи ответственных лиц.
Обязательными реквизитами являются: наименование организации, период времени, за который отражаются хозяйственные операции.
Книги имеют целый ряд существенных недостатков, которые могут сделать их применение нецелесообразным. Назовем среди основных таких недостатков невозможность:

• группировки информации в другой последовательности;

• обработки большого объема хозяйственных операций, поскольку книги становятся громоздкими;
• точного резервирования листов в каждой книге на случай увеличения информации.
В настоящее время книги в качестве учетных регистров в основном используются для учета денежных средств - кассовая книга и книга доходов и расходов на малых предприятиях.
Автоматизированная обработка учетных регистров предусматривает использование заложенных в программный продукт форм таблиц с возможностью их форматирования в виде параметрических отчетов и созданием экранной формы отчетов.
Параметрические отчеты представляют собой формы таблиц, предусмотренных программными продуктами.
По характеру записей учетные регистры подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.
Хронологические регистры используют для регистрации хозяйственных операций по мере их совершения и поступления документов в бухгалтерию. Такие регистры обеспечивают контроль за сохранностью поступающих в бухгалтерию документов и полнотой бухгалтерских записей (кассовая книга, журнал хронологической регистрации хозяйственных операций).
Систематические регистры применяют для записей однородных по содержанию хозяйственных операций. Это регистры для ведения бухгалтерских счетов - Главная книга.
Комбинированные регистры - регистры, записи в которых как при ручной, так и при компьютерной обработке сочетают хронологические и систематические записи.

По объему содержания операций различают регистры синтетического, аналитического учета и комплексные.
Регистры синтетического учета предназначены для записи хозяйственных операций по синтетическим счетам. В основу построения регистров синтетического учета заложена шахматная форма.
Дебетуемые счета располагаются в строках, а кредитуемые - в графах столбцах. Каждая хозяйственная операция записывается по дебету одного счета и кредиту другого. Сумма хозяйственной операции записывается на пересечении дебетуемого и кредитуемого счетов один раз, а учитывается дважды: по дебету одного счета и по кредиту другого.
Разновидностью шахматной формы является журнал-ордер, который также позволяет в один прием записать сумму по дебету и кредиту корреспондирующих счетов. Но в отличие от шахматной формы в журнале- ордере сумма кредитового оборота по конкретному синтетическому счету накапливается в одном журнале-ордере, а сумма дебетового оборота - в ведомости к этому журналу-ордеру.
Регистры аналитического учета предназначены для записи хозяйственных операций по аналитическим счетам. Построение и содержание регистров, в которых ведется аналитический учет, могут быть самыми разнообразными. В зависимости от объектов учета используют учетные регистры, которые:
• ведутся параллельно регистрам синтетического учета и отдельно от них;
• группируют и накапливают однородные хозяйственные операции по аналитическим счетам для последующего их переноса итогом за месяц в регистры синтетического учета;
• совмещают синтетический и аналитический учет.
Комплексные учетные регистры совмещают регистры синтетического и аналитического учета (накопительные ведомости), поскольку параллельное ведение регистров аналитического учета с регистрами синтетического учета приводит к большому объему технической работы.
По форме строения регистры бухгалтерского учета подразделяются на односторонние, двусторонние, многографные, количественно- суммовые, количественные, контокоррентные, шахматные.
Односторонние регистры - это различные карточки для учета расчетов, материальных ценностей, в которых показатели расположены в одной стороне и объединены отдельные графы дебетовых и кредитовых записей.
Двусторонние регистры - это регистры в виде книг, где счет открывается на двух развернутых страницах: на левой стороне дебет, на правой - кредит. Они используются в синтетическом и аналитическом учете при мемориально-ордерной форме бухгалтерского учета.
Многографные регистры предназначены для учета операций, суммы которых необходимо учитывать по отдельным элементам, подразделениям, участкам, складам (регистр аналитического учета затрат на производство материальных ценностей).
Регистры количественно-суммовой и количественной формы предназначены для учета материально-производственных ценностей в натуральном и денежном выражении - карточки складского учета, книга учета реализации продукции, книга учета затрат и выхода продукции.
Контокоррентная форма используется для учета расчетов с дебиторами, кредиторами, с подотчетными лицами, для учета денежных средств. В регистре контокоррентной формы операции учитываются только в денежном выражении.
Шахматные регистры применяются для отражения сумм на пересечении дебетуемого и кредитуемого счетов один раз, а учитываются дважды - по дебету одного счета и по кредиту другого: журналы-ордера, ведомости к ним и Главная книга при журнально-ордерной форме учета.