Особливості організації бухгалтерського обліку у військовій частині

Фінансова частина військової частини поряд з безготівковими розрахунками здійснюють операції з готівкою - видачу заробітної плати, грошового забезпечення військовослужбовцям, допомоги по тимчасовій непрацездатності, видача авансів підзвітним особам на відрядження та господарські витрати та ін Операції, вироблені організаціями грошима т пов'язаних з прийомом готівкових грошей і видачею їх з каси, називаються касовими операціями.

Перед працівниками фінансової частини стоять наступні завдання з обліку касових операцій:

- Своєчасність і повнота оприбуткування готівки в касу;

- Постійний контроль за схоронність готівки в касі;

- Своєчасність і повнота повернення готівкових грошових коштів в установу банку.

Усі касові операції веде касир, призначеного на цю посаду наказом командира частини. Касир дає зобов'язання про повну матеріальну відповідальність. Усі готівкові грошові кошти та цінні папери зберігатися в касі, у вогнетривкій шафі. Приміщення ізольовано і оснащено сигналізацією.

Касові операції оформляються відповідними касовими документами. До них відносяться прибуткові та видаткові касові ордери, квитанції на приплив грошей, платіжні відомості на виплату заробітної плати, грошового забезпечення та інші документи, що служать підставу для прийому і видачі готівки з каси.

Готівкові гроші з установи банку отримують за чеками, які виписуються касиром або особи, що виконує його обов'язки. Надходження грошей в касу оформляється прибутковим касовим ордером за підписом головного бухгалтера, а по виконанні - касира. Особі, яка здала гроші в касу, видається квитанція до прибуткового касового ордеру, що підтверджує факт здачі грошей. Квитанція містить ті ж дані, що і прибутковий касовий ордер.

Видача готівкових грошей оформляється видатковим касовим ордером. Заробітна плата, грошове забезпечення, премії видаються за платіжними відомостями, які містять розпорядчу напис про оплату у триденний термін. Після закінчення цього терміну фактично виплачені суми відображають по витраті каси. Видаткові документи підписує командир частини, головний бухгалтер, а по виконанні - касир.

Після здійснення операцій прибуткові та видаткові документи погашаються штампами «отримано» і «оплачено». Прийом і видача грошей за касовими ордерами може проводитися тільки в день здійснення операцій. При отриманні прибуткових і витратних ордерів касир ретельно перевіряє правильність заповнення реквізитів, наявності відповідних підписів і перерахованих у Додатку документів.

Прибуткові та видаткові касові документи є підставою для обліку касових операцій в касовій книзі. Записи в касову книгу проводиться під копіювальний папір у двох примірниках. Касир наприкінці робочого дня підраховує підсумки операцій за день, виводить залишок грошей у касі на наступний день. Перший примірник залишається в касовій книзі, а другий - відривається і з прикладеними касовими документами передається до бухгалтерії як звіт касира. Записи в касову книгу робляться, як правило, щоденно.

З метою контролю за збереженням і використанням грошових коштів здійснюватися раптова ревізія каси. Терміни проведення ревізії визначається командиром частини. Крім того, раптові ревізії проводять ревізори при проведення перевірок або ревізій фінансово-господарської діяльності.

Для проведення інвентаризації каси розпорядженням командира частини призначається інвентаризаційна комісія. До її складу входять ревізор, головний бухгалтер, касир, представники громадськості. Порядок проведення інвентаризації наступний.

1. Касир на дату ревізії в присутності членів комісії складає звіт про касові операції в останній день, виводить залишок грошей по касовій книзі і дає розписку про те, що всі прибуткові і витратні касові документи включені до складений ним касовий звіт і на момент інвентаризації неоприбуткованих і несписані грошових сум не є.

2. Звіт підписується головним бухгалтером.

3. Відбувається перерахунок грошей та інших цінностей, що знаходяться в касі. Вони перераховуються двічі - спочатку касиром, а потім бухгалтером або іншим членом комісії. Під час інвентаризації, а касі можуть перебувати частково оплачені платіжні відомості на видачу зарплати. Виплати по частково сплаченим платіжними відомостями ревізор приймає до заліку, про що робиться відмітка в акті інвентаризації каси. Різного роду розписки, не оформлені належним чином, у виправдання недостачі грошових коштів в касі не приймаються.

4. Після закінчення перерахунку грошей та цінностей отримана сума порівнюється з даними про їх залишки, зафіксовані в бухгалтерському обліку.

5. Комісія оформляє результати інвентаризації актом, який підписують усі члени комісії. Акт складається у день ревізії каси в трьох примірниках і підписується ревізійною комісією та матеріально відповідальною особою. Один примірник передається до бухгалтерії військової частини, другий - ревізору, а третій - матеріально відповідальній особі. Крім того, комісія вимагає від касира письмове пояснення про причини виявлених нестачі або надлишку (якщо вони є).

Нарахування заробітної плати

1. Заробітна плата цивільного персоналу.

Оплата праці працівників регулюється нормативними актами, серед яких основне значення мають:

- Федеральний закон Російської Федерації «Про мінімальний розмір оплати праці» 24, що визначає мінімальний розділ оплати праці;

- Постанова Уряду Російської Федерації від 14.10.92 р. № 785 «Про диференціації в рівнях оплати праці працівників бюджетної сфери на основі Єдиної тарифної сітки» 25, що встановлює розряди тарифної сітки та відповідні їм розміри тарифних коефіцієнтів.

Нарахування заробітної плати та допомог проводиться один раз на місяць, і відображаються в обліку в останній день місяця. Документами для нарахування заробітної плати є накази командира частини про зарахування, звільнення і переміщення співробітників відповідно до затверджених штатами і ставками заробітної плати, табель обліку використання робочого часу та розрахунку заробітної плати.

Табель ведеться щомісячно за встановленою формою особами, призначеними наказом по установі в цілому або в розрізі структурних підрозділів (відділів, відділень).

В кінці місяця за табелем визначається кількість відпрацьованих днів (годин) і виробляється розрахунки щодо їх оплати. Заповнений табель та інші документи, оформлені відповідними підписами, у встановлені терміни здаються в бухгалтерію для нарахування заробітної плати.

Нарахування заробітної плати за місяць проводиться за розрахунково-платіжної відомості. У розрахунково-платіжної відомості записуються табельні номери, прізвища та ініціали працівників, суми нарахованої заробітної плати та допомог, затверджених податків та інших сум.

Розрахунково-платіжні відомості підписуються працівниками, які складали і перевірили ці відомості. Дозвіл на виплату заробітної плати підписується командиром частини і головним бухгалтером. Після закінчення терміну виплати в платіжному та розрахунково-платіжної відомості проти прізвища осіб, у яких заробітна плата залишилася неодержаної, касир зобов'язаний поставити штамп або зробити відмітку від руки «Депоновано» і скласти реєстр депонованих сум.

У кінці відомості касир повинен зробити напис про фактично виплачену суму і неодержаної сумі заробітної плати, звірити ці суми із загальним підсумком за платіжною або розрахунково-платіжної відомості і скріпити напис своїм підписом. Після ретельної перевірки відміток, зроблених касиром у платіжних відомостях, і підрахунку виданих і депонованих сум на видані суми заробітної плати складається видатковий касовий ордер, який оформляється в установленому порядку і реєструється в журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів. Депоновані суми на наступний день після обчислення строку заробітної плати здаються на рахунок.

Лікарняні листки (листки непрацездатності) підшиваються в окрему папку і нумеруються хронологічному порядку з початку року, На кожному листку проставляється номер розрахунково-платіжної відомості, в якій він включений для нарахування.

2. Грошове утримання військовослужбовцям за контрактом.

Грошове утримання (так називається заробітна плата військовослужбовця) є основним джерелом забезпечення військовослужбовців і складається з місячних окладів по військової посади і за військовим званням, які складають оклад грошового утримання, щомісячних та інших підвищень, надбавок та інших додаткових грошових виплат.

До додаткових грошових виплат відносяться:

- Надбавка за складність напруженість і спеціальний режим військової служби;

- За роботу з відомостями, що становлять державну таємницю;

- Процентна надбавка за вислугу років;

- Щомісячне грошове заохочення;

- Грошову винагороду за класну кваліфікацію;

- Грошові виплати за особливі умови служби військовослужбовцям, які несуть бойове чергування та інші.

Грошові надбавки (виплати) виплачуються з дня набрання виконання обов'язків по військової посади і до дня звільнення від виконання обов'язків по заминається військової посади. Виплати надбавок здійснюється на підставі наказів командира частини.

Надбавки виплачуються одночасно з виплатою окладів грошового утримання за поточною місяць та відображаються в розрахунково-платіжної відомості в окремих графах.

Виплата надбавок не припиняється в період перебування військовослужбовців у відпустках, у відрядженнях, на лікування, на навчанні.

Військовослужбовцю, який не забезпечений житлом (знімає жиле приміщення), виплачують грошову компенсацію за піднайом житла. Так само виплачується грошова компенсація за продовольчий пайок тим військовослужбовцям, які не стоять на продовольчому забезпеченні у військовій або госпітальної їдальні.

Всі перераховані вище надбавки можна віднести як до місячних додаткових виплат. Але крім місячних додаткових виплат існує така виплата як квартальна премія, виплачувана раз на квартал.

Один раз на рік військовослужбовцю за контрактом виплачується матеріальна допомога на вимогу і грошову компенсацію на санаторно-курортне лікування при йди у чергову відпустку на нього та членів його сім'ї.

У відповідності з Федеральним законом Російської Федерації «Про статус військовослужбовців» розміри окладів за військовими посадами і військовим званням, підвищень надбавок і виплат визначаються Урядом РФ за поданням МО РФ.

Прядок забезпечення військовослужбовців грошовим постачанням визначається Міністерством оборони РФ. Термін виплати грошового забезпечення з 13 по 20 число в поточному місяці за поточною місяць.

3. Грошове утримання військовослужбовців за призовом.

Військовослужбовцям, які проходять військову службу за призовом, оклади за військовими посадами виплачуються в розмірах, встановлених Урядом РФ за поданням МО РФ, в залежності від тарифних розрядів, встановлених за займаним військових посад.

Військовослужбовцям, призваним на військову службу, з дня вибуття з військового комісаріату суб'єкта РФ до місця проходження військової служби і до призначення на військову посаду за місцем військової служби виплачуються оклади за військової посади за мінімальним розряду.

При призначення військовослужбовців на військову посаду оклади за посадою виплачуються з 1-го числа місяця, наступного за місяцем, в якому вони призначені на посаду, згідно з тарифними розрядами зазначеним у штатах військової частини.

Розрахунок з підзвітними особами

Бюджетні установи, у тому числі і військова частина, здійснюють витрати в готівковому порядку через підзвітних осіб. Підзвітними особами є працівники підприємств і організацій, яким видаються готівка у вигляді авансу на оплату операційних витрат і витрат, пов'язаних зі службовими відрядженнями.

Аванси під звіт видаються тільки особам, які працюють в даній організації. Передача виданих під звіт готівки однією особою іншій заборонена. Готівкові гроші за звіт видаються на господарсько-операційні витрати і витрати на відрядження. При цьому видача готівки за господарсько-операційних витрат проводиться в розмірах і на строки, що визначаються командиром частини, а з витрат на відрядження - у межах сум, належних відрядженим особам на цілі службового відрядження у відповідності з діючими нормативними актами.

Аванси під звіт видаються за розпорядженням командира частини на підставі письмової заяви (рапорту) одержувача з зазначенням призначення авансу. На заяві про виплату сум під звіт працівником бухгалтерії, а саме начальником фінансової частини - головним бухгалтером проставляється код за класифікацією витрат, на який повинен бути віднесений витрата. Крім того, на заяві бухгалтером робиться відмітка про відсутність за підзвітною особою заборгованості за попередніми авансами. В іншому випадку видача авансу забороняється. Видача готівки під звіт проводиться на підставу видаткового касового ордера.

Готівкові гроші, видані під звіт, можуть витрачатися тільки на ті цілі, які передбачені при їх видачі. Особи, одержавши гроші під звіт, зобов'язані не пізніше трьох робочих днів після закінчення терміну, на який вони видані, або з дня повернення з відрядження пред'явити в фінансову частину авансовий звіт про витрачені суми і зробити остаточний розрахунок по них.

До авансового звіту повинні бути прикладені посвідчення про відрядження, документи, що підтверджують фактичні витрати (квитанції, чеки контрольно-касових машин, транспортні документи, товарні чеки та ін.) На зворотному боці авансового звіту підзвітна особа вказує перелік документів, що підтверджують зроблені витрати, та суми витрат по них. Документи, додані до авансового звіту, повинні бути пронумеровані підзвітною особою в порядку їх запису в звіті.

Перед затвердженням авансового звіту командиром частини він підлягає перевірки бухгалтером з точки зору наявності первинних розрахунково-платіжних документів, правильності їх оформлення, обгрунтованості зроблених витрат. Авансові звіти в обов'язковому порядку затверджуються командиром частини. Після його затвердження бухгалтер виробляє бухгалтерські записи про списання підзвітних сум. У звіті зазначаються суми витрат, прийняті до обліку, кореспондуючі рахунки на ці суми, суми залишку або перевитрати, а також реквізити прибуткових і витратних документів, за якими готівкові гроші видаються або вносяться до каси.

Невикористаний залишок авансу повинен бути повернений підзвітною особою не пізніше трьох днів після здачі авансового звіту. Видача нових авансів підзвітній особі може бути проведена за умови погашення раніше виплаченого авансу. У випадках неподання в установлений строк авансових звітів про витрачання підзвітних сум або неповернення (невчасного повернення) в касу невитрачених авансів фінансова частина має право утримати цю заборгованість із заробітної плати осіб, які отримали аванси.

У тих випадках, коли сума виданого авансу під звіт виявилася меншою, ніж фактичні витрати, підзвітній особі відшкодовуються витрачені ним готівку в згідно з поданими документами.

Службовим відрядженням є поїздка працівника за розпорядженням на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи.

Направлення працівників установи у відрядження здійснюється командиром частини. Напрямок оформляється наказом про відрядження працівників, в якому зазначаються прізвище, ім'я, по батькові та посаду відрядженого працівника, місце призначення (країна, місто, організація, куди відряджається працівник), термін відрядження, мета відрядження і підстава (службове завдання). На підставі наказу при направленні у відрядження виписується посвідчення про відрядження.

Перелік витрат, які зобов'язані відшкодувати направленому у відрядження працівникові, включає: витрати з проїзду, витрати по найму житлового приміщення, додаткові витрати, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання (добові), інші витрати.

Фінансова частина зобов'язана забезпечити належний контроль за цільовим використанням підзвітних сум, своєчасним поданням звітів і поверненням підзвітними особами сум невикористаних авансів. Всі підзвітні особи зобов'язані подати до фінансову частину авансові звіти до 31 грудня, а залишки невикористаних авансових сум - у касу установи, на особовий рахунок в казначейств