Контроль за исполнением служебных документов

1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, в служебных документах.

2. Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий. Контроль осуществляется за исполнением служебных документов как поступающих из вышестоящих органов, так и направляемых в подчинённые подразделения.

3. Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку «операт ивно» - в 10-дневный срок, остальные –в срок не более одного месяца. Заявления, жалобы и предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца. Заявления, жалобы военнослужащих и членов их семей –не более 15 дней. Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются в срок до 2 дней, остальные –в срок до 10 дней.

Срок исчисляется в календарных днях от даты поручения.

4. Служебные документы, взятые на контроль, учитываются в журналах (карточках) контроля за исполнением служебных документов или вносятся в автоматизированную базу данных, предназначенную для этих целей, с указанием даты регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных. На лицевой стороне первого листа таких документов проставляется отметка о контроле.

5. Если поручение: дано нескольким исполнителям, то ответственным исполнителем является должностное лицо (указанное в поручении первым).

6. При необходимости продления срока исполнения поручения должностное лицо, указанное в поручении первым, представляет на имя руководителя, давшего поручение, не позднее 3 дней до истечения этого срока мотивированную просьбу о его продлении.

7. Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нём вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству РФ. На исполненном служебном документе исполнитель должен проставить отметку с указанием каким номером (входящим,исходящим) исполнен служебный документ, дату исполнения, номер дела, в которое документ должен быть подшит.

На служебных документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель должен указать когда и как решен вопрос. О снятии служебного документа с контроля делается отметка в учётных формах.

8. Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на соответствующего руководителя, которому было дано поручение и непосредственно исполнителя.

9. Ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лицо, назначенное приказом начальника органа управления, командира воинской части, начальника (руководителя) подразделения ГПС, организации МЧС России.