Характеристика технологических процессов

Технологический процесс представляет собой совокупность взаимосвязанных этапов, процедур, операций, действий по преобразованию учетной информации от момента ее возникновения, до предоставления результата пользователю. Выделяют следующие процедуры преобразования информации: сбор и регистрация, передача и ввод в ЭВМ, накопление и хранение, обработка и вывод экономической информации, принятие решения на основе анализа результатной информации.

Установленная последовательность, система методов и средств реализации процедур преобразования информации с применением программного обеспечения и средств вычислительной техники определяют автоматизированную информационную технологию. Состав, последовательность, особенности процедур преобразования определяется конкретной задачей.

Сбор и регистрация информации

Сбор информации связан с измерением, подсчетом, взвешиванием объектов учета. Средства сбора могут быть ручные и автоматические. Регистрация — это фиксация информации на материальном носителе, процесс регистрации данных в большинстве организаций остается трудоемким и длительным процессом. В случае установки компьютеров в цехах, складах, других подразделениях можно организовать заполнение и передачу данных первичных документов в бухгалтерию с использованием вычислительной техники и каналов связи. При этом реализуется безбумажная технология обработки информации.

Передача и ввод информации

Передача подразумевает пересылку как первичной, так и итоговой информации от одного АРМ другому с использованием одного или нескольких различных способов. Традиционными способами считаются пересылка по почте, передача с курьером, по телефонным кабелям, радиоканалам. Современные средства передачи информации ориентируются на дистанционную связь и применение компьютерной сети.

Ввод учетно-экономической информации производится в основном с использованием клавиатуры и манипулятора мышь. Может быть использован также сканер и каналы передачи данных по сети. Данные заносятся в поля ввода экранных форм с одновременным осуществлением автоматического логического и арифметического контроля. Нормативно-справочная информация вводится при внедрении программы, в процессе эксплуатации изредка корректируется. Ввод оперативной информации производится на основании первичных документов по мере их поступления. Данные могут заноситься в поля ввода экранных форм, соответствующих записям журналов, либо первичных документов. Экранные формы ввода в современных программах можно изменять, подстраивая под особенности бухгалтерии организации, пожелания пользователей.

Хранение и накопление учетной информации

Большинство введенных в компьютер данных не сразу используется для обработки. Это вызвано необходимостью сбора и группировки первичных данных за определенный отчетный период и многократным их использованием. Хранение и накоп­ление информации осуществляется в соответствующих информационных базах. Непосредственно с хранением связаны процессы поиска и отбора информации для уточнения, корректировки, замены, удаления. Данные за прошлые отчетные годы могут пересылаться и храниться в архивах, физически расположенных на жестком диске, либо съемных дисках, дискетах.

Обработка и вывод экономической информации

Обработка информации предполагает выполнение логических и арифметических операций над исходными данными с целью получения результатной информации. Она производится, как правило, децентрализовано, в местах возникновения первич­ной информации. Обработка выполняется по разработанным алгоритмам.

В результате обработки данных пользователь получает выходные документы (отчеты), которые подразделяют на документы внутреннего и внешнего назначения. Учетные регистры в АИС бухгалтерского учета представляются в виде стандартных отчетов, предназначенных для обобщения данных бухгалтерского учета в различных разрезах. Технология формирования и форма представления стандартных отчетов отличаются от принятых при ручном ведении учета.

1. В автоматизированных системах бухгалтерского учета последнего поколения применяется многовариантная технология получения учетных регистров, что предусматривает их формирование в произвольной последовательности. Технологическая цепочка обобщения данных выполняется полностью автоматически без участия бухгалтера. В практической деятельности бухгалтерий наиболее часто используются оборотные ведомости по синтетическим счетам. Аналитические ведомости создаются с целью оперативного контроля данных без вывода на печатающие устройства.

2. Учетные регистры в автоматизированных системах могут быть сформированы по запросу бухгалтера за произвольный период времени: день, декаду, месяц, квартал, год.

3. Учетные данные аналитических и синтетических регистров могут быть обобщены в любых заданных бухгалтером разрезах (по структурным подразделениям, либо по материально-отвествекнным лицам либо по группам объектов учета и т.п.). В системах компьютерного учета введенные данные могут быть многократно использованы для получения итоговой информации в нескольких разрезах и с различной степенью детализации.

4. При компьютерном учете существует возможность получать регистры не полностью (со всеми данными отчетного периода), а фрагментами, с отобранными данными по заданным пользователям критериям.

5. В настоящее время программы бухгалтерского учета не имеют каких-либо общих стандартов представления выходной информации: перечня, форм и структур учетных регистров, хотя работы в этом направлении ведутся. Каждая система имеет свой уникальный набор регистров. Формы этих регистров зачастую отличаются от традиционных форм, принятых при ручном учете.

6. При работе с данными выходных документов современные программы ориентируются на интерактивные технологии, позволяющие применять метод последовательных расшифровок с детализацией отчетов и позиционированием. Набор формируемых отчетов зависит от конкретной программной реализации.

Принятие решения

В современной автоматизированной системе принятие решения в большинстве случаев осуществляется специалистом. Решение осложняется необходимостью поиска из множества возможных вариантов наиболее оптимального, сводящего к минимуму потери финансовых, временных, трудовых, материальных ресурсов. Благодаря применению экспертных систем поддержки принятия решений задача существенно упростится, но потребует глубоких знаний применяемых автоматизированных информационных систем управления.