Документальное оформление поступления и расходования материально-производственных запасов

Одной из основных предпосылок сохранности материальных ценностей и одним из принципов рациональной организации их учета является своевременное и правильное оформление первичными документами хозяйственных операций по их движению.

В зависимости от источников поступления в учете отражаются следующие виды хозяйственных операций с материально-производственными запасами:

¨ поступление в счет вклада в уставный капитал;

¨ приобретение материальных ценностей у поставщиков;

¨ приобретение материальных ценностей подотчетными лицами в порядке закупки мелких партий за наличный расчет;

¨ оприходование материальных ценностей, изготовленных собственными производствами организации;

¨ оприходование безвозмездно поступивших материальных ценностей;

¨ оприходование материальных ценностей от ликвидации (выбытия) основных средств и прочего имущества;

¨ оприходование излишков, выявленных в результате инвентаризации;

¨ внутреннее перемещение (со склада на склад, из подразделения на склад) и др.

Для оформления операций по поступлению материальных ценностей на склады организации используют сопроводительные документы поставщиков и приходные документы самой организации.

Все покупные товарно-материальные ценности поступают от поставщиков в соответствии с договорами поставок, к которым в обязательном порядке прилагается спецификация и протокол согласования цены.

Организации материальные ценности от поставщиков получают по доверенности (ф. № М-2 и №М-2а). Доверенность – распорядительный документ, в котором содержится распоряжение исполнителю совершить хозяйственную операцию, связанную с получением товарно-материальных ценностей.

Доверенность по ф. №М-2 предполагает заполнение корешков доверенностей. Применение доверенности ф. №М-2 исключает необходимость ведения в организации журнала учета выданных доверенностей.

Доверенность формы М-2а используется организациями, как правило, в тех случаях, когда получение ценностей носит массовый характер. Выданные доверенности формы М-2а регистрируются бухгалтерией организации в журнале учета выданных доверенностей под расписку в их получении. Журнал должен быть пронумерован и прошнурован.

Доверенности подписываются руководителем и главным бухгалтером организации или лицами, на то уполномоченными, что оформляется приказом.

В книжке доверенностей, до начала выдачи из нее доверенностей, должны быть пронумерованы все листы. На последнем листе книжки за подписью главного бухгалтера делается надпись: «В настоящей книжке пронумеровано ... листов». При этом количество листов указывается прописью.

Выдача доверенностей, полностью или частично не заполненных, и доверенностей без образцов подписи лиц, на имя которых они выписаны, не допускается. Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей, но, как правило, не более чем на 15 дней. Доверенности на получение товарно-материальных ценностей, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, допускается выдавать на весь календарный месяц.

Книжки доверенностей и журналы учета выданных доверенностей должны храниться у лица ответственного за регистрацию доверенностей. Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после получения ценностей, представить в бухгалтерию организации документы о получении ценностей и сдаче их на склад. Неиспользованные доверенности должны быть возвращены обратно организации на следующий день после истечения срока их действия, о чем делается отметка в корешке книжки доверенностей или журнале учете выданных доверенностей.

Основными первичными документами на оприходование материальных ресурсов, поступивших от поставщиков являются товарно-транспортные накладные формы ТТН-1, ТН-2, оформленные в соответствии с порядком, установленным постановлением Минфина РБ от 14.05.2001 № 53 «Об утверждении бланков товарно-транспортной накладной формы ТТН-1, товарной накладной на отпуск и оприходование товарно-материальных ценностей формы ТН-2 и инструкций по их заполнению» (с изменениями и дополнениями). В них указывают коды УНК и ОКПО поставщика и покупателя, их адреса, номера текущих счетов в банке, коды банков, а также наименование отпущенных ценностей, единицу их измерения, цену, стоимость, ставку НДС, стоимость с НДС и др.

Если отпуск товарно-материальных ценностей поставщик производит в порядке предварительной оплаты, то он выписывает счет-фактуру, которая и является основанием для оплаты. Предварительная оплата приобретаемых материальных ценностей у покупателя оформляется платежным поручением, в котором обязательно приводится ссылка на счет-фактуру, полученную от поставщика, а также указывается номер и дата протокола согласования цены, и другие необходимые реквизиты.

На стоимость оказанных услуг, или выполненных работ оформляется счет-фактура по НДС в соответствии с постановлением Минфина РБ от 05.06.2003 № 91 (с учетом изменений, внесенных постановлением Минфина РБ от 25.08.2003 № 120). Счет-фактура по НДС предъявляется продавцом (подрядчиком) работ (услуг) их покупателю (заказчику) наряду с другими документами, которыми оформляются выполненные работы или оказанные услуги. При реализации работ (услуг) продавец обязан выдать покупателю счет-фактуру по НДС не позднее 15 календарных дней, считая день выполнения работ (оказания услуг), если иное не установлено договором. Отсутствие счета-фактуры или наличие счета-фактуры, составленного с нарушениями установленных требований, не может являться основанием для принятия к вычету предъявленных продавцом покупателю сумм НДС при выполнении работ (оказании услуг) на территории Республики Беларусь.

Все грузы, поступившие на склад организации, должны быть тщательно проверены. Особенно тщательной проверке подвергаются ценности, поступившие в адрес организации по железной дороге. При обнаружении каких-либо расхождений между количеством, указанным в сопроводительных документах и установленным при приемке, в присутствии представителя железной дороги составляется коммерческий акт.

Кладовщик организации при приемке ценностей от экспедитора в обязательном порядке их взвешивает, пересчитывает либо обмеряет, после этого расписывается в товарно-транспортной накладной или другом сопроводительном документе, подтверждая их приемку.

Материальные ценности, приобретенные за наличный расчет у торговой организации, приходуют на основании товарных чеков и чеков кассового аппарата, подтверждающих оплату.

Если подотчетные лица приобретают материалы за наличный расчет у частных лиц, то их сдают на склад на основании акта (справки), составленного при покупке материалов у частных лиц.

Инструменты, запасные части и другие ценности, изготовленные в ремонтной мастерской организации, принимают на учет на основании требования-накладной (ф. ПЗ-6).

Кроме покупных материальных ресурсов сельскохозяйственные организации в составе их учитывают и собственные. К ним относят такие, как корма и семена.

Оприходование заготовленных грубых кормов (сена, соломы и др.) производится не позднее трех дней после закладки их на хранение, а силоса - через 20 дней.

Для приемки грубых и сочных кормов руководителем организации назначается комиссия. Она осматривает заложенные на хранение корма, производит их обмер, определяет качество и объем заготовленного корма и составляет в двух экземплярах акт приема-передачи грубых и сочных кормов (ф. ПЗ-7). Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, а второй - вместе со схемой расположения стогов, скирд, буртов, траншей остается у фуражира.

На сельскохозяйственных организациях значительная часть кормов скармливается скоту без предварительной уборки, т.е. на корню (путем выпаса). Их количество определяется главным зоотехником и главным агрономом расчетным путем (зоотехнический или укосный метод) и на основании этого списывается на издержки производства.

При зоотехническом методе количество зеленой массы определяется исходя из полученной продукции животноводства и норм расхода кормов. Примерные нормы расхода кормовых единиц на производство единицы животноводческой продукции в пастбищный период следующие: при среднесуточном надое до 10 кг молока - 1 кормовая единица на 1 кг молока; до 12 кг - 0,9; свыше 12 кг - 0,8 кормовой единицы; на 1 кг привеса КРС - 8-8,5 кормовой единицы. В 1 кг зеленого корма содержится в среднем 0,18 кормовой единицы.

Пример. В июле для выпаса 500 коров использовались многолетние травы на площади 60 га. За это время надоено 1940 ц молока. Норма расхода кормов на 1 ц молока - 0,8 ц кормовой единицы (среднесуточный надой молока свыше 12 кг). На получение указанного молока требуется 1552 ц кормовых единиц (0,8*1940). В качестве подкормки данного стада израсходовано 150 ц комбикорма, или 150 ц кормовых единиц.

Таким образом, на пастбище использовано 1402 кормовые единицы (1552-150), что в переводе составляет 7789 ц зеленой массы (1402 : 0,18), которая подлежит оприходованию. Если на площади выпаса производилось подкашивание трав, то полученный корм приходуется дополнительно.

Для оприходования пастбищных кормов зоотехническая служба должна вести пастбищный дневник, где указывается период выпаса, поголовье скота и наименование угодий (трав).

При укосном методе урожай выросшей на пастбище травы определяется комиссией путем скашивания и взвешивания зеленой массы. Для чего перед скармливанием в нескольких местах пастбища скашивают участки длиной 10 м и шириной, соответствующей ширине захвата косилки. Полученную зеленую массу взвешивают, делят на скошенную площадь и определяют урожайность.

Зеленую массу естественных пастбищ, скормленную скоту путем выпаса, отражают в учете по количеству и сумме фактических затрат по уходу за пастбищами, а при их отсутствии - только по количеству.

Количество зеленой массы кормовых угодий, скормленной путем выпаса скота сельских жителей, определяется исходя из количества голов скота и расхода зеленой массы на 1 голову в сутки или укосным методом. Средний расход зеленой массы на 1 голову в сутки - 50 кг.

Для оформления этой хозяйственной операции применяют такой документ, как акт на оприходование пастбищных кормов, учтенных зоотехническим методом (ф. ПЗ-8). Вес скормленной массы устанавливается в соответствии с указаниями по ее определению, исходя из полученной продукции животноводства и норм расхода кормов. Данные о зеленой массе, скормленной скоту путем выпаса, заносят в накопительную ведомость расхода кормов (ф. ПЗ-17).

В зависимости от направления расхода материально-производственных запасов в учете отражаются следующие виды хозяйственных операций:

¨ отпуск материальных ценностей в подразделения основного и вспомогательных производств на изготовление продукции, выполнение работ, оказание услуг;

¨ отпуск материальных ценностей на сторону или в переработку;

¨ внутренне перемещение материальных ценностей и др.

Основными документами на выдачу со склада материальных ценностей являются требование-накладная и ведомость на получение горючего, смазочных материалов и продуктов со склада (ф. ПЗ-3). Накладную выписывают при разовом отпуске ценностей, ведомость - при систематическом отпуске в течение определенного срока. В них указывают наименование ценностей, кому отпущены, цель отпуска, вид ценностей, норма отпуска, количество отпущенных ценностей за каждый день и другие данные.

Для отпуска запасных частей применяется ведомость на получение запасных частей и ремонтных материалов (ф. ПЗ-4). В ней указывают наименование запасных частей, количество, цену и сумму затребованных и фактически отпущенных частей и материалов.

Ведомости на получение запасных частей и материалов выписывают в бухгалтерии организации в двух экземплярах. Один экземпляр передается кладовщику для отпуска ценностей, а другой - получателю. При отпуске запасных частей кладовщик записывает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных ценностей. При этом в ведомости кладовщика расписывается получатель, а в ведомости, находящегося у покупателя - кладовщик.

По истечении срока действия ведомости на отпуск запасных частей и ремонтных материалов кладовщик подсчитывает общее количество отпущенных ценностей и записывает их в книгу или карточку складского учета.

Отпуск со склада в производственные подразделения удобрений, ядохимикатов производят либо на основании требования-накладной, либо ведомости на получение горючего, смазочных материалов и продуктов со склада. Списание в издержки производства этих ценностей оформляют таким документом, как акт об использовании минеральных, органических и бактериальных удобрений, ядохимикатов и гербицидов (ф. ПЗ-10). Акт составляется в одном экземпляре руководителем производственного подразделения организации с участием главного агронома после окончания внесения в почву органических и минеральных удобрений или завершения обработки посевов ядохимикатами. Акт подписывается главным агрономом и руководителем того производственного подразделения, где применялись списываемые ценности, и утверждается руководителем организации. Бухгалтер, ведущий учет материальных ресурсов, своей подписью подтверждает правильность оценки списанных ценностей.

Списание медикаментов, химикатов и биопрепаратов производят по актам произвольной формы, составляемым на основании записей в амбулаторном журнале, подписанным главным ветврачом и утвержденным руководителем организации. Особо дефицитные лекарства (спирт-ректификат, опий, морфий и др.), а также лекарства, содержащие ядовитые и сильнодействующие вещества, списывают по актам с приложением рецептов, по которым они отпускались.

Списание строительных материалов, израсходованных на капитальное строительство, производят на основании отчета о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с расходом их по нормам.

Отпуск кормов со склада и других мест хранения производят по ведомости расхода кормов (ф. ПЗ-9). Она выписывается в двух экземплярах: один экземпляр передают лицу, отпускающему корма, второй - получателю. Лимит отпуска кормов в ведомости устанавливают на основании рационов кормления животных, которые должны быть составлены зоотехником и утверждены руководителем организации. Корма выписывают на каждый вид и учетную группу животных. В конце месяца в ведомости по каждому наименованию подсчитывают общий итог расходованных кормов в натуре и в кормовых единицах, а также проставляется количество кормо-дней и среднее поголовье животных. Ведомость расхода кормов фуражир или заведующий складом вместе с отчетом движения продуктов и материалов сдает в бухгалтерию организации.

Для учета израсходованных кормов по видам и группам животных нарастающим итогом с начала года применяют накопительную ведомость учета расхода кормов (ф. ПЗ-17). Записи в нее производят на основании ведомости расхода кормов по их видам в натуре, в пересчете на кормовые единицы и стоимости.

Ведомость ведут в бухгалтерии организации. Открывают ее на каждую ферму. Итоговые данные накопительной ведомости учета расхода кормов заносят в производственный отчет по животноводству.

Зерно, собранное с семенных участков, следует хранить и учитывать обособленно от зерна, собранного с остальных посевных площадей. Поступление семенного зерна от урожая оформляют аналогично продукции растениеводства. При засыпке готовой продукции растениеводства, полученной от урожая на семена, составляется акт на засыпку семян произвольной формы.

Отпуск сортовых семян в реализацию, товаро-обменные операции должны оформляться помимо товарно-транспортных накладных свидетельствами на семена (ф. №215). Свидетельства выписывают на сортовые семена и семена гибридных популяций первой и последующих репродукций, если они отвечают требованиям посевного стандарта и сортовым удостоверениям (ф. №213), если они не отвечают требования посевного стандарта по чистоте и влажности. Для сортовых семян картофеля используется свидетельство на сортовой картофель (ф. №217).

Во всех сортовых документах сортовые качества показываются на основании актов апробации посевов. Сортовые документы составляются в двух экземплярах. Их подписывают руководитель предприятия, агроном, кладовщик. На сортовых документах должна быть печать организации.

Расход семян и посадочного материала на посев и посадку соответствующих культур оформляют актом списания семян и посадочного материала (ф. ПЗ-11). Его составляет агроном при участии бригадира по каждой культуре после окончания сева в одном экземпляре. Акт утверждает руководитель организации и он является основанием для списания семян и посадочного материала на издержки производства.

Реализация излишних материальных ресурсов на сторону оформляется товарно-транспортными накладными (ф. ТТН-1, ТН-2).