Документальное оформление поступления и расходования готовой продукции

Готовая продукция - это изделия и полуфабрикаты, полностью законченные обработкой, соответствующие действующим стандартам или утвержденным техническим условиям, принятые на склад или заказчиком и снабженные сертификатом или другим документом, удостоверяющим их качество.

В сельскохозяйственных организациях к готовой продукции относят полученные от собственного производства зерно, картофель, овощи, фрукты, молоко, яйцо, мед, шерсть и др. Такое разнообразие видов продукции в сельском хозяйстве приводит к необходимости использования многочисленных форм первичных документов.

Характерной особенностью сельскохозяйственного производства является то, что готовая продукции поступает в течение года неравномерно, в сжатые сроки, зачастую при неблагоприятных погодных условиях. Это требует от работников сельскохозяйственного производства организовать уборку и учет поступления готовой продукции таким образом, чтобы максимально полно оприходовать полученный урожай, не допустить его потерь, хищений и т.п.

Согласно Закона Республики Беларусь «О бухгалтерском учёте и отчётности» факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учётным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции. Следовательно, любая операция по учёту готовой продукции должна быть оформлена соответствующим первичным документом.

Оприходование от урожая готовой продукции растениеводства оформляют реестром отправки сельскохозяйственной продукции с поля (ф. №ГП-1).

« 25 » августа 2004г.

Фамилия, имя, отчество получателя реестра Суханов Иван Иванович - комбайнер

Убрано 8 га Качество уборки хорошее

Перед началом уборки бланки реестров должны быть пронумерованы и зарегистрированы в специальном журнале. Выдачу пронумерованных и зарегистрированных реестров отправки сельскохозяйственной продукции с поля комбайнерам и водителям, участвующим в уборке, производят под расписку с указанием, с какого и по какой номер получил каждый из них.

Водитель, загрузив транспортное средство продукцией растениеводства, в своем экземпляре заполняет следующие реквизиты: дату составления реестра, вид продукции, номер производственного подразделения, где производится уборка урожая, марку и номер комбайна, фамилию, имя, отчество комбайнера, примерную масса продукции. Комбайнер также заполняет свой экземпляр реестра отправки сельскохозяйственной продукции с поля, где указывает дату его составления, вид продукции, номер подразделения, где производится уборка урожая, номер и марку автомобиля, отвозившего готовую продукцию и ее примерную массу. После этого комбайнер ставит свою подпись в экземпляре реестра водителя, а водитель в экземпляре комбайнера.

Водитель, оставив у себя свой экземпляр реестра, везет готовую продукцию растениеводства на склад. Кладовщик взвешивает доставленную водителем продукцию и в его экземпляре реестра проставляет фактическую массу. Эту массу кладовщик либо другое материально-ответственное лицо, принявшее продукцию на хранение, записывает в накопительную ведомость поступления от урожая сельскохозяйственной продукции (ф. №ГП-2).

За фактически доставленную массу в реестре водителя расписывается кладовщик, а в накопительной ведомости водитель.

Записи в реестрах производятся в течение того дня, которым он выписан. В конце каждого дня подсчитываются итоги. Экземпляр реестра комбайнера передается в бухгалтерию организации, а экземпляр водителя прикладывается к путевому листу и сдается диспетчеру или заведующему гаражом и является основанием для начисления оплаты труда.

Неиспользованные комбайнерами и водителями бланки реестров в обязательном порядке должны быть сданы в бухгалтерию организации, указав в журнале номера неиспользованных бланков.

Кладовщик (заведующий током) ведет учет поступившей сельскохозяйственной продукции в накопительной ведомости поступления от урожая сельскохозяйственной продукции. Основанием для ее составления являются поступившие на склад за день реестры отправки сельскохозяйственной продукции с поля. В накопительной ведомости записывают вид и сорт продукции, фамилию, имя, отчество комбайнера и водителя, отвозившего продукцию, а также ее массу.

В накопительной ведомости поступления от урожая сельскохозяйственной продукции ведут так же учет поступающих от урожая овощей закрытого грунта, без использования реестров ф. №ГП-1. В данном случае в первой графе ведомости записывают фамилию, имя, отчество сборщиков, а в других свободных графах – отвесы сдаваемой продукции. В конце дня по каждому сборщику подсчитывают массу сданной продукции за день, что последний подтверждает своей росписью.

Накопительная ведомость поступления от урожая сельскохозяйственной продукции составляется в двух экземплярах. Первый на следующий день передается в бухгалтерию организации, а второй остается у кладовщика. На основании его он производит записи в книгу складского учета. В конце месяца вместе с отчетом движения продуктов и материалов и всеми приходно-расходными документами накопительные ведомости сдаются в бухгалтерию организации. Отчет является основанием для оприходования и списания в расход готовой продукции растениеводства.

Убранное с полей зерно требует доведения своих качественных характеристик до базисных кондиций. Поэтому зерно, поступившее от урожая, подвергается сушке, сортировке и другой доработке. Каждую партию продукции, отпущенную для сушки и сортировки взвешивают. После окончания сортировки и сушки определяют количество полноценной сельскохозяйственной продукции, а также размер усушки, используемых и неиспользуемых отходов.

Качество продукции, полученной после сортировки и сушки, определяют с помощью лабораторного анализа, где определяют натуру и влажность зерна до и после подработки, а также процент содержания полноценного зерна и зерновых отходах.

Результаты процесса доработки и сортировки фиксируют в акте, на сортировку и сушку продукции растениеводства (ф. №ГП-3). Акт составляется в одном экземпляре на каждую партию отсортированной продукции и не позже следующего дня передается в бухгалтерию организации. Акт подписывает кладовщик (заведующий током), главный агроном организации, а также лица, принимающие участие в сортировке и сушке готовой продукции.

На сельскохозяйственных организациях часть готовой продукции может закладываются на хранение в буртах (картофель, свекла, капуста и другие виды). Оприходование такой продукции производится путем замера буртов. В учете отражают валовой сбор продукции за вычетом сортовых примесей, земли, ботвы и других отходов, процент которых определяется путем выборочного взвешивания нескольких партий продукции до очистки и после. Эта хозяйственная операция оформляется специальным актом, составляемым комиссией.

Оприходование молока оформляют карточкой учета надоя молока (ф. №ГП-4). Открывает карточку заведующий фермой или другое лицо, но это уполномоченное на каждую доярку на месяц. Ежедневно после каждой дойки в карточку записывают данные о количестве надоенного молока, а также проставляют процент жира, содержащегося в молоке. В конце рабочего дня доярка своей подписью подтверждает количество надоенного молока.

В конце месяца в сроки, установленные графиком документооборота, карточка учета надоя молока вместе с другими документами сдается в бухгалтерию организации.

Для ежедневного учета поступления и расходования молока используется ведомость движения молока (ф. №ГП-5). Этот документ составляется в одном экземпляре, где, указывают ежедневный расход молока по различным направлениям: на выпойку молодняка животных, общественное питание, заготовительным организациям и т.д. В ведомости также указывает остаток молока на конец дня и процент жира. В конце месяца, в сроки установленные графиком документооборота, ведомость движения молока вместе с карточками учета надоя молока и другими первичными документами по расходу сдаются в бухгалтерию организации.

Оприходование шерсти, полученной во время стрижки овец, производят на основании акта настрига и приема шерсти (ф. №ГП-6). Акт составляется заведующим фермой с участием чабана и руководителя пункта стрижки овец. Акт составляется в двух экземплярах. В нем указывают количество и качество полученной шерсти, настриг шерсти с 1 головы, возрастная группа и порода овец. Записи в акте производят ежедневно после окончания стрижки.

Один экземпляр акта служит основанием для оприходования шерсти на складе, второй - служит основанием для начисления заработной платы работникам, производившим стрижку овец. В установленные сроки кладовщик сдает акт вместе с другими приходно-расходными документами в бухгалтерию организации.

Оприходование яиц, полученных от поголовья, находящегося на доращивании, откорме и ожидании убоя, производят на основании карточки учета движения поголовья птицы (ф. №МЖ-12). В ней на каждого рабочего в цехе выращивания открывается отдельная карточка учета движения поголовья птицы, где ежедневно отражают ее приход и расход, количество полученных яиц. В конце месяца в карточке подсчитываются итоги, а также указывается яйценоскость одной несушки и другие показатели.

Для обобщения данных о переработке птицы и выходе продукции, пригодной для употребления и отходов производства применяют отчет о переработке птицы и выходе продукции (ф. №МЖ-11). Составляется он в одном экземпляре начальником цеха переработки птицы. К отчету прилагаются первичные документы, на основании которых производилось оприходование поступившей на убой птицы и продуктов, полученных в результате убоя (мясо, перо, пух, головки и ножки, технические отходы). Кроме того, в отчете отражают ветеринарный брак, естественную убыль при термической обработке и др. Отчет о переработке птицы и выходе продукции подписывают начальник цеха, ветеринарный врач и бухгалтер, принимающий отчет. Он служит основанием для оприходования продуктов, полученных в результате убоя птицы.

Для учёта молока, закупаемого у населения, рекомендовано применять такие документы, как книжку учёта закупки молока у граждан (ф. № РП-2) и журнал учёта приёмки молока от граждан (ф. № РП-3).

Книжка учёта закупки молока у граждан предназначена для отражения проданного за каждый день населением молока. Запись в ней ведёт приёмщик (сельскохозяйственная организация) при ежедневной сдаче молока. В книжку он записывает фактическую массу принятого молока, процент содержания жира, а также фактическую массу, пересчитанную на базисную жирность. В конце месяца приёмщик указывает общее количество молока, принятое за отчётный период.

Журнал учёта приёмки молока от граждан применяют для ежедневного учёта поступления молока от сдатчиков и его продажи заготовительным организациям. Так как от населения молоко, как правило, поступает в литрах, то оно должно быть пересчитано в килограммы. Исходя из этого, определяется и зачётная масса молока, принимаемая для расчётов с населением.

Расход готовой продукции оформляется различными первичными документами в зависимости от направления ее использования.

Специализированные товарно-транспортные накладные ТТН-1 (растениеводство), ТТН-1 (молоко), ТТН-1 (скот) выписываются при отправке из хозяйства продукции заготовительным или перерабатывающим организациям и состоят из трех разделов:

заголовочной части, включающей справочные данные о грузоотправителе и грузополучателе (коды УНН, ОКПО, лицензии, адрес, расчетный счет, наименование банка), автотранспортные реквизиты, пункты погрузки и разгрузки, ставку НДС;

товарного, содержащего сведения о грузе и служащего для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя;

транспортного, содержащего данные для учета автотранспортных, погрузоразгрузочных работ и определяющего взаимоотношения грузоотправителя (заказчика автотранспорта) с автотранспортным предприятием, выполняющим перевозку груза.

При реализации сельхозпредприятиями продукции растениеводства и животноводства прочим покупателям по договорным ценам выписываются типовые товарно-транспортные накладные с заполнением всех необходимых реквизитов.

Накладные выписываются в бухгалтерии сельскохозяйственной организации. Если доставка готовой продукции покупателю производится наемным транспортом, то товарно-транспортные накладные выписывают в пяти экземплярах. Первый экземпляр с отметками о приемке покупателями продукции остается у грузоотправителя, т.е. у сельхозпредприятия второй экземпляр передают грузополучателю, третий и четвертый перевозчику, а пятый - служит основанием на пропуск транспортного средства на территорию покупателя.

Если доставка готовой продукции осуществляется собственным транспортом грузополучателя, то товарно-транспортная накладные могут быть заполнены в четырех экземплярах.

Перерабатывающие и заготовительные предприятия на закупленную у сельскохозяйственных предприятий продукцию на основании товарно-транспортных накладных выписывают приемные квитанции формы ПК-1 (скот), ПК-3 (молоко), ПК-5 (картофель), ПК-6 (овощи), ПК-8 (свекла), ПК-9 (зерно), ПК-10 (зерно), ПК-11 (плоды и ягоды), ПК-16 (лен), ПК-19 (семена овощей), в которых указываются цена за единицу продукции, сумма с учетом качественных показателей (надбавки, доплаты за качество, скидки), ставка НДС в процентах, сумма НДС и всего сумма с учетом НДС. Данные по НДС в приемных квитанциях являются основанием для отражения в учете плательщиков сумм налога на добавленную стоимость, причитающегося к уплате перерабатывающими и заготовительными предприятиями по приобретенному сырью.

Если хозяйство перешло на уплату единого налога, то при отправке продукции заготовительным или перерабатывающим предприятиям в товарно-транспортных накладных делается отметка "без НДС". В свою очередь, перерабатывающие и заготовительные организации в выписываемых приемных квитанциях делают такую же отметку.

Отпуск готовой продукции на внутрихозяйственные нужды оформляют требованием-накладной, либо ведомостью на получение горючего, смазочных материалов и продуктов со склада.

Требование-накладную выписывают при разовом отпуске продукции в двух экземплярах. Один экземпляр ее передают в бухгалтерию, который служит основанием для отражения перемещения сельскохозяйственной продукции из одного места хранения в другое.

При систематическом отпуске продукции со склада применяют ведомость на получение горючего, смазочных материалов и продуктов со склада. Ее выписывают на месяц в двух экземплярах. Один экземпляр находится у кладовщика, второй - у лица, получающего ценности. Записи в ведомость производят при каждом отпуске продукции. В экземпляре кладовщика расписывается лицо, получившее ценности, а в экземпляре получателя - кладовщик, т.е. лицо отпустившее их.

Отпуск продукции со складов за наличный расчет работникам организации и другим лицам оформляется требованием-накладной, приходным кассовым ордером (ф. №КО-1) или накладной-приходным ордером (ф. №РП-4). Выписывают накладную-приходный ордер в трех экземплярах. Первый передается покупателю и является сопроводительным документом груза, второй остается на складе, третий передается в кассу в качестве приходного ордера. Накладная-приходный ордер является бланком строгой отчетности.

Отпуск готовой продукции на общественное питание в столовые, детские дошкольные учреждения, буфеты, принадлежащие хозяйству, оформляют требованием-накладной или ведомостью на получение горючего, смазочных материалов и продуктов со склада.

Отпуск продукции работникам своей организации в счет оплаты труда производится на основании платежных ведомостей, подписанных руководителем организации и главным бухгалтером. В ведомостях работники, получающие натуральную оплату, расписываются в ее получении.

Сельскохозяйственные организации, осуществляющие реализацию своей продукции на колхозных рынках и через фирменные магазины, её отпуск оформляют товарно-транспортными накладными формы ТТН-1 либо ТН-2, или специализированными формами товарно-транспортных накладных.

В конце месяца материально-ответственное лицо (заведующий магазином) составляет отчёт о продаже сельскохозяйственной продукции (ф. № 125) в двух экземплярах. В нём указывается движение продукции за отчётный период по количеству и стоимости. После реализации продукции выручка сдаётся в кассу хозяйства и выписывается приходный кассовый ордер. Если выручка сдаётся в отделение банка, то выписывается объявление на взнос наличными.