Документация и инвентаризация

1. Понятие первичных учётных документов, виды и содержание

2. Классификация первичных учётных документов

3. Организация документооборота

4. Сущность инвентаризации, цели, способы, сроки и порядок её проведения, отражение в учёте результатов инвентаризации

1. Документация – один из способов первичного наблюдения и обязательной регистрации хозяйственных операций с помощью документов в месте и в момент совершения операции.

Документ – носитель информации, позволяющий юридически доказательно подтвердить совершение фактов хозяйственных операций или право на их совершение.

Реквизиты – отдельные элементы документа, в них фиксируются количественные и качественные признаки и показатели, характеризующие хозяйственную операцию.

Организации применяют унифицированные типовые формы первичных учётных документов, утверждённые Министерством финансов Республики Беларусь. Отраслевые министерства могут по согласованию с Министерством финансов разрабатывать свои формы в учётной политике организации, приказом руководителя устанавливают перечень должностных лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов и график документооборота.

2. Документы классифицируются:

1) По назначению:

А) Организационно-распорядительные

Б) Оправдательные

В) Бухгалтерского оформления

Г) Комбинированные

2) По степени обобщения:

А) Первичные

Б) Сводные

3) По способу охвата информации:

А) Разовые

Б) Накопительные

4) По месту составления:

А) Внутренние

Б) Внешние

5) По количеству учётных записей:

А) Однострочные

Б) Многострочные

6) По характеру хозяйственной операции:

А) Кассовые

Б) Банковские

В) Товарные

Г) Для учёта основных средств и так далее

3. Путь прохождения документа от момента их создания и до момента передачи в архив называется документооборотом. Главным бухгалтером организации составляется график документооборота в виде перечня работ по проверке и бухгалтерской обработке с указанием сроков исполнения и самих исполнителей. Приказом руководителя назначаются ответственные лица за хранение документа текущего периода и за архив документов. Руководитель организации несёт профессиональную ответственность за документальный фонд организации.

4. Инвентаризация является одним из способов первичного наблюдения фактов хозяйственной жизни, которые не могут быть отражены документом в момент их возникновения.

Инвентаризация – способ проверки фактического наличия активов и обязательств на определённую дату, выявление отклонений фактических данных от учётных и отражение их в бухгалтерском учёте.

Важным признаком проведение инвентаризации является внезапность. Инвентаризация проводится в следующих целях:

Ø Для документирования отдельных фактов хозяйственной жизни, которые не могут быть учтены в обычном порядке при совершении хозяйственных операций (кража, товарные потери и так далее)

Ø Для определения стоимости отдельных объектов учёта (определение незавершённого производства на конец отчётного периода)

Ø С целью выполнения контрольных функций

Ø С целью приведения данных бухгалтерского учёта в соответствии с фактическим состоянием объектов учёта (на 1 января требуется проведение инвентаризации по всем статьям бухгалтерского баланса)

Инвентаризация проводится обязательно в следующих случаях:

v При смене собственника

v При реорганизации или ликвидации организации

v Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности

v При смене руководителя организации

v При установлении фактов хищения, порчи ценностей, при чрезвычайных ситуациях, стихийных бедствиях по решению государственных органов

Результаты инвентаризации (недостачи, излишки) утверждаются руководителем и подлежат отражению в бухгалтерском учёте:

o Излишки активов приходуют в подотчёт материально ответственным лицам по стоимости, установленной на дату инвентаризации. Соответствующая сумма относится на прочие доходы по текущей деятельности, если установлен излишек краткосрочных активов и на прочие доходы, если долгосрочных активов

o Недостачи, порчи активов в пределах норм естественной убыли списываются на затраты по видам деятельности

o Недостача, порча активов сверх норм естественной убыли по решению руководителя организации:

А) Покрывается за счёт виновных лиц согласно договору «О материальной ответственности»

Б) Если виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них, то убытки от недостачи активов списываются на прочие доходы по текущей деятельности

o Выявленная при инвентаризации дебиторская задолженность, по которой истёк срок исковой давности, по решению руководителя списывается на прочие расходы по текущей деятельности

o Выявленная при инвентаризации кредиторская задолженность, по которой истёк срок исковой давности, списывается на прочие доходы по текущей деятельности