Подписание и утверждение штатного расписания.

1. Лица, подписывающие штатное расписание

2. Утверждение штатного расписания

2.1. Проставление печати на штатном расписании

3. Ознакомление работников со штатным расписанием

4. Сроки утверждения штатного расписания

1. Лица, подписывающие штатное расписание

Унифицированной формой N Т-3 предусмотрены следующие подписи:

- руководителя кадровой службы;

- главного бухгалтера.

Если данные должности вакантны, штатным расписанием не предусмотрены или руководитель организации ведет бухгалтерский учет лично (пп. "г" п. 2 ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"), то выход из такой ситуации может быть следующим:

- соответствующая строка остается пустой;

- в форму вносятся дополнения, предусматривающие подписи других работников (например, специалиста по кадрам).

Штатное расписание может состоять из нескольких листов. Лица, подписывающие его, расписываются только на последнем листе в соответствующей строке. При необходимости подписания каждого листа форма дополняется строками для проставления подписи. Данная процедура может применяться и в случае подписания штатного расписания филиала перед его утверждением отдельно от головной организации.

2. Утверждение штатного расписания

Штатное расписание утверждается приказом, который подписывает руководитель или уполномоченное лицо. При этом право на издание документов об утверждении штатного расписания должно быть закреплено в учредительных документах.

Утверждение штатного расписания в виде грифа "УТВЕРЖДАЮ" не предусмотрено формой N Т-3. Таким образом, в грифе утверждения штатного расписания должны быть проставлены реквизиты приказа о его утверждении (вводе в действие).

Локальным нормативным актом работодателя может быть предусмотрено хранение текущего штатного расписания в подразделении, отвечающем за внесение в него изменений или дополнений, например в отделе кадров. Копии или выписки из утвержденного штатного расписания могут направляться в бухгалтерию для внесения соответствующих изменений в программу, позволяющую осуществлять начисления заработной платы, или в отдел персонала, который участвует в мероприятиях по сокращению штата и которому информация о вакансиях необходима для работы.

2.1. Проставление печати на штатном расписании

Унифицированная форма N Т-3 не предусматривает проставления печати на утвержденном штатном расписании.

3. Ознакомление работников со штатным расписанием

При приеме на работу работника условия оплаты труда являются обязательными для включения в его трудовой договор (ст. 57 ТК РФ). При указании конкретной суммы заработной платы, а также частей, из которых она состоит, и ознакомлении с локальными нормативными актами, регламентирующими порядок ее начисления и систему оплаты труда в организации, нет необходимости знакомить работника со штатным расписанием.

4. Сроки утверждения штатного расписания

Законом не установлены ни количество штатных расписаний, которое должно быть у работодателя, ни конкретные сроки или периоды его изменения. Таким образом, работодатель может регулировать данный вопрос самостоятельно. Как правило, если в течение года в штатное расписание вносились изменения (в виде дополнений), то в начале календарного года с учетом данных изменений утверждается новое расписание с целью удобства его применения в работе.