ИЗУЧЕНИЕ ФУНКЦИОНАЛЬНОЙ И ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ УЧРЕЖДЕНИЯ

Обследование системы делопроизводства предприятия или учреждения начинается с анализа их организационной и функциональной структуры. При этом устанавливаются цели предприятия (или подразделения), выполняемые им функции и стоящие перед ним задачи. Изучаются должностные инструкции и штатное расписание подразделений, сфера их деятельности и взаимосвязи по выполняемым функциям. Оцениваются технико-экономические показатели, отражающие специфику исследуемой организации. Например, для промышленного предприятия это:

· Номенклатура выпускаемой продукции (число видов продукции, их перечень и объемы выпуска);

· Тип и характер производства (единичное, мелкосерийное, массовое);

· Масштаб предприятия (малое, среднее, крупное);

· Численность работающих, количество и перечень профессий;

· Количество групп и единиц оборудования;

· Количество видов технологических процессов изготовления продукции;

· Номенклатура материальных ресурсов (количество видов, объемы запасов и оборот материальных ресурсов);

· Количество организаций – контрагентов (поставщиков материальных ресурсов, покупателей продукции и др.).

В процессе обследования изучаются: существующие производственные и технологические процессы, материальные и финансовые потоки, а также состав, периодичность и условия выполнения каждой функции или задачи предприятия (или подразделения).

Звеньями организационной структуры являются подразделения предприятия: отделы, производства, цехи, участки, рабочие места. Функциональными звеньями являются: функции подразделения, функциональные подсистемы, задачи и процедуры.

При проведении обследования используются такие методы, как:

· Метод наблюдения;

· Метод опроса исполнителей;

· Метод анализа документов;

· Метод личного участия (предполагает выполнение некоторых производственных операций лично практикантом).

В подразделениях заполняются анкеты изучения функциональных задач, содержащие следующие сведения: наименование подразделения, должность анкетируемого, выполняемые им функции и процедуры, материальные ресурсы и документы, используемые анкетируемым для выполнения своих должностных функций. Количество анкет должно быть достаточным для описания всех должностных лиц и функций подразделения.

На основании анализа заполненных анкет составляется перечень функциональных задач и входящих в них процедур (табл. 1). В этом перечне каждой задаче необходимо присвоить идентификационный номер, используемый в дальнейшем при построении информационной модели системы делопроизводства.

Таблица 1. Задачи и процедуры управления

ПРИЛОЖЕНИЕ 4