ПОДГОТОВКА ОТЧЕТА

Это заключительный этап квалификационной практики (часть I), продолжительностью 1 неделя. В течение этой недели студент должен подготовить всю отчетную документацию по практике в соответствии с требованиями, изложенными в данной программе.

Отчет студента-практиканта подготавливается им на компьютере в период прохождения практики. Он представляется на сброшюрованных листах бумаги формата А4. Одновременно представляется и электронный вариант отчета. В отчет включаются следующие обязательные компонен-ты.

1. Титульный лист (приложение 7).

2. Общая характеристика учреждения – базы практики, основанная на данных, собранных в процессе обследования его организационной и функциональной структуры с указанием перечня задач (табл. 1).

3. Описание системы делопроизводства, содержащее:

· Подготовленный с использованием компьютера альбом форм документов;

· Подготовленный с использованием компьютера альбом реквизитов;

· Описание структурных единиц информации (в соответствии с рис. 1);

· Описание нормативно-справочной подсистемы делопроизводства;

· Описание компьютерной информационной базы.

4. Описание информационной модели учреждения, содержащее:

· Таблицу документов управления;

· Структурно-функциональные схемы преобразования входных документов в выходные по каждой задаче управления (в соответствии с рис. 2);

· Анализ сообщений;

· Диаграммы движения документов (в соответствии с рис. 3);

· Таблицу матричной модели документооборота;

· Описание характеристик системы документооборота;

· Описание «узких» мест системы документооборота;

· Перечень задач, подлежащих автоматизации;

· Предложения по автоматизации документооборота учреждения.

Завершается отчет анализом недостатков существующей системы документооборота и разработкой мероприятий по их устранению, формированием перечня задач, решение которых должно быть достигнуто за счет автоматизации. Предлагаемые решения по совершенствованию системы делопроизводства должны касаться:

· упрощения организационной структуры, благодаря устранению излишних промежуточных звеньев и сокращению многоступенчатости;

· устранения излишних документов и реквизитов;

· сокращения маршрутов движения документов;

· унификации документов;

· ликвидации возвратных движений в процессе исполнения документов;

· применения стандартных бланков.

· повышения достоверности и своевременности получения информации, необходимой сотрудникам предприятия.

Разработанные предложения должны способствовать:

· Сокращению трудозатрат на выполнение типовых информационных процессов предметной области: сбор, регистрация, передача по различным каналам связи, хранение, поиск и вывод информации;

· Внедрению новых информационных технологий делопроизводства с целью его совершенствования;

· Повышению качества информации.

Выбор состава автоматизируемых задач необходимо осуществлять с учетом следующих факторов:

· экономическая целесообразность автоматизации решения задач (то есть степень получаемого эффекта);

· возможность формализации различных функций и комплексов задач управления;

· трудоемкость и периодичность решения задач;

· наличие средств обеспечения (методического, математического, информационного, технического);

· степень подготовленности предприятия к внедрению автоматизированной системы делопроизводства.

При выборе состава задач учитывается, что большая трудоемкость выполнения определенных функций вручную и высокая частота их повторения являются серьезным основанием для автоматизации этих функций. При выборе состава автоматизируемых задач следует учитывать традиционные для данного предприятия задачи.

Автоматизируемая задача помимо регламентного решения должна обеспечить ответы на комплекс нерагламентированных запросов пользователей. В процессе обследования предприятия должны быть составлены списки практических запросов персонала, а в перечень выбираемых задач следует включать задачи, обеспечивающие ответы на эти запросы.

Необходимо также определить, какие задачи будут основными, обязательными для автоматизации, а какие второстепенными, какие задачи автоматизировать нецелесообразно из-за их сложности или незначительности, какую следует принять последовательность внедрения отдельных задач. Основными критериями выбора последовательности внедрения задач являются:

· степень влияния реализации задачи на основные технико-экономические и финансовые показатели деятельности предприятия;

· трудоемкость реализации задачи в ручном и автоматизированном вариантах;

· объем хранимой и передаваемой информации, необходимый для реализации задачи (определяемый с учетом информационной емкости документов, показателей, процедур и периода хранения);

· трудоемкость автоматизации задачи.

В заключение следует рекомендовать подходящие программные средства для автоматизации «узких» мест делопроизводства обследуемой организации.

К отчету следует также приложить анкеты, собранные в процессе обследования учреждения – базы практики.

После окончания первой части квалификационной практики студенты должны сдать отчет, подписанный руководителем практики от учреждения, руководителю от кафедры информационных технологий, который выставляет итоговую оценку за первую часть квалификационной практики и вносит ее в экзаменационную ведомость и зачетную книжку студента – практиканта.