ИЗУЧЕНИЕ СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Целью данного раздела практики является изучение задач делопроизводства. Предметной областью изучения может быть как отдельная крупная задача делопроизводства, так и сравнительно небольшой комплекс взаимосвязанных задач меньшего размера.

В процессе обследования устанавливается:

· число исполнителей функций делопроизводства и трудоемкость их работы;

· применяемые для обработки информации технические средства;

· состояние информационного обеспечения управления и нормативно-справочного хозяйства.

Для проведения обследования применяется опросный лист или анкета обследования. В анкете по каждому документу указываются: наименование, код, вид документа (входной или выходной, разовый или накопительный); откуда и куда направляется; срок поступления (отправления); количество экземпляров; количество строк в документе; перечень и размерность всех реквизитов. Если в учреждении не используются коды документов, необходимо присвоить им в качестве кодов идентификационные номера, с помощью которых можно установить тип документа.

В процессе обследования следует создать альбом форм документов и установить важнейшие характеристики каждого документа:

· система документации, к которой относится документ (конструкторская, технологическая, плановая, отчетно-статистическая, первичная учетная, организационно-распорядительная, расчетно-денежная и т. п.);

· форма документа (для документов ручного заполнения – форма бланка, для компьютерного документа – экранная форма, машинограмма);

· реквизитный состав документа или структура записи массива информации на машинном носителе;

· характеристики объема информации документа (количество экземпляров документа, строк документа или символов за фиксированный интервал времени — год, месяц).

Изучение основных единиц информации – реквизитов входных, выходных документов, полей записей файлов информационной базы и их групп – позволяет установить форматные характеристики данных и выявить структуру данных, что очень важно для построения информационно-логической модели предметной области. Поэтому нужно создать единый справочник (словарь) реквизитов по всем формам изученных документов. Это позволит унифицировать характеристики реквизитов. В созданном справочнике каждому реквизиту необходимо присвоить идентификационный код.

Основными синтаксическими характеристиками реквизита являются:

· наименование реквизита;

· условное обозначение (код);

· тип или формат значений реквизита (символьный, числовой, формат типа даты или времени, логический тип);

· диапазон допустимых значений реквизита.

На основе справочника реквизитов необходимо выделить составные (структурные) единицы информации, представляющие собой ассоциативно взаимосвязанные реквизиты, объединенные процессами обработки и использования. Необходимо также установить количественные характеристики вхождения (одиночные, множественные значения реквизитов, массивы значений), правильно рассчитать объемы информации.

Структуру каждой составной единицы информации необходимо представить в графической форме, показанной на рис. 1.

Рис. 1. Структура составной единицы информации

Здесь реквизит S состоит из m стандартных элементов, которые в свою очередь могут состоять из стандартных элементов более низкого уровня. В качестве идентификаторов реквизитов используются их коды по созданному справочнику реквизитов.

При обследовании системы делопроизводства должна быть также изучена система нормативно-справочного обеспечения. К нормативно-справочному обеспечению системы управления относятся:

· классификаторы и кодификаторы;

· справочники;

· массивы норм и нормативов (расхода ресурсов, производитель-ности труда, расценок, тарифных ставок и окладов и т. п.).

При изучении нормативно-справочного обеспечения устанавливают-ся:

· обозначение и наименование классификатора;

· исходное множество объектов классификации и кодирования (готовая продукция, материалы, оборудование, профессии и т. п.);

· уровень действия классификатора (межгосударственный, государственный, отраслевой, локальный);

· метод классификации, признаки классификации и основания деления;

· структура кода (состав и назначение отдельных разрядов), алфавит кода;

· помехозащищенность кода (контрольные разряды для обеспечения достоверности информации);

· емкость системы классификации (количество классификационных группировок).

Завершает изучение системы делопроизводства анализ состава и структуры существующей компьютерной информационной базы, который выполняется по следующим направлениям:

· организационная структура компьютерной информационной базы («файловая» организация, БД, распределенные БД);

· состав и структура массивов информации на машинных носителях (каждый массив описывается в виде структурных единиц информации);

· объемы информации на машинных носителях;

· программные средства создания и ведения информационной базы на машинных носителях.

Описание компьютерной информационной базы должно быть помещено в отчет о прохождении практики.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5