Телеграма

Телеграма — це вид кореспонденції з гранично стислим текстом, викликаний необхідністю негайного втручання в певну справу, термінового інформування когось про щось. Текст телеграми містить лише словесну інформацію.

Телеграма пишеться суцільним текстом, без абзаців і переносів. Для складання тексту телеграми слід вибирати короткі слова, а службові взагалі пропускати. Розділові знаки ставити лише тоді, коли їх відсутність змінює зміст; вони пишуться скорочено, малими літерами: «крп», «км», «лпк» (крапка, кома, лапки). Числа у тексті пишуться літерами. Заперечення не не вилучають. Окрім цього, треба бути особливо уважними з добором слів не лише у зв'язку з потребами економії мовних засобів, а й з пошани до норм літературної мови.

Службові телеграми пишуться у двох примірниках. Перший примірник надсилають до відділення зв'язку, другий (копію) підшивають до справи.

Переважна більшість телеграм пишеться на спеціальних бланках і лише з лицьового боку.

Телеграми бувакіть звичайні, термінові, урядові.

Реквізити в телеграмі розмішуються відправником у такій послідовності:

• позначка про категорію телеграми (термінова, урядова тощо);

• позначка про вид телеграми («Вручити .

..», «Повідомлення телеграфом» тощо);

• назва пункту призначення (із зазначенням номера відділення зв'язку, якщо телеграму адресовано у місто; із зазначенням району та області, якщо телеграму адресовано у сільську місцевість);

• повна адреса;

• прізвище, ім'я та по батькові адресата;

• текст телеграми;

• підпис відправника (за бажанням адресанта);

• внизу на бланку вказується повна адреса, номер відділення

зв'язку та прізвище, ім'я та по батькові адресанта. У телеграмах підприємствам, установам, організаціям замість детальної адреси й повної назви адресата можна використовувати

Інформаційні документи

їх умовні чи скорочені позначення, які реєструються відділенням зв'язку.

У цьому разі адреса зазначається у такій послідовності:

• пункт призначення, номер відділення зв'язку;

• умовна або скорочена адреса, присвоєна адресату та зареєстрована ним у відділенні зв'язку, з яким укладено договір доставления телеграм;

• посада або прізвище адресата.

Кількість слів у телеграмі не може перевищувати трьохсот.

Усі телеграми поділяються залежно від шляху їх проходження на:

· вихідні — прийняті від відправників оператором або підприємством поштового зв'язку;

· транзитні — такі, що проходять через технічні засоби оператора, підприємства поштового зв'язку транзитом;

· вхідні — такі, що доставляються адресатам оператором, підприємством поштового зв'язку.

Внутрішні телеграми поділяються на:

· міжміські — такі, що приймаються оператором або підприємством поштового зв'язку в одному населеному пункті, а доставляються в інший населений пункт України;

· місцеві — такі, що приймаються та доставляються оператором або підприємством поштового зв'язку в межах одного населеного пункту.

За категоріями внутрішні телеграми поділяються на телеграми «поза категорією», «позачергова», «Президент України», «вища урядова», «урядова», «термінова», «звичайна».

Позначка про категорію ставиться в телеграмі перед адресою.

До телеграм «поза категорією» належать телеграми з позначкою «ефір», «мобілізаційна», «стріла», «зліт», «факел», «кордон», «туман», «каштан», «сигнал».

До телеграм категорії «позачергова» належать телеграми з позначкою:

1. 1) «аварія» — з повідомленням про надзвичайні ситуації (катастрофи, аварії на повітряному, морському, річковому, автомобільному та залізничному транспорті, на промислових підприємствах тощо), а також оперативні службові телеграми оператора про стан засобів зв'язку.
Право подання телеграм з позначкою «аварія» надається посадовим особам міністерств, інших центральних та місцевих органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;

2. 2) «шторм», «авіа» — з повідомленням про небезпечні гідрометеорологічні та інші природні явища.

Телеграми категорії «Президент України», «вища урядова» та «урядова» приймаються лише за підписом відповідних посадових осіб.

У разі подання телеграм категорії «урядова» безпосередньо посадовою особою, яка має право підпису, в нижній частині телеграфного бланка зазначаються назва та номер документа, що посвідчує цю посадову особу.

До категорії «термінова» належать телеграми:

такі, що обробляються в стислі строки і оплачуються за більш високим тарифом;

з позначкою «метео» (право подання, адресування, порядок оброблення і оплата вартості таких телеграм визначаються спеціальною інструкцією, затвердженою центральним органом виконавчої влади в галузі транспорту та зв'язку);

міжміських телефонних станцій, що мають позначку «термінова розмова». Текст телеграми пишеться чорнильною чи кульковою ручкою або друкується відправником на друкарській машинці, комп'ютері без викреслювань і виправлень у такій послідовності:

· позначка про категорію телеграми («урядова», «термінова» тощо);

· позначка про вид телеграми («вручити…», «повідомлення телеграфом» тощо);

· назва пункту призначення (із зазначенням номера відділення поштового зв'язку, якщо телеграму адресовано у місто; із зазначенням району та області, якщо телеграму адресовано у місто районного значення або пункт районного підпорядкування — село, селище тощо);

· повна адреса;

· прізвище адресата (у телеграмах, адресованих у сільську місцевість, крім прізвища адресата, необхідно зазначати також його ім'я та по батькові);

· текст телеграми;

· підпис відправника (за бажанням);

· у нижній частині телеграфного бланка зазначаються повна адреса, номер відділення зв'язку і найменування відправника.

Замість своєї адреси відправник може поставити позначку «до запитання» або «проїздом» та своє прізвище.

Виправлення в телеграмі, зроблені відправником або на його прохання оператором, відправник засвідчує в нижній частині бланка.

Зазначені в нижній частині бланка відомості, що стосуються адреси відправника, в рахунок слів не включаються, каналами електрозв'язку не передаються і відправником не оплачуються.

Лист

Лист службовий або офіційний — це поширений вид документації, один із засобів обміну інформацією.

Офіційні листи належать до основних засобів встановлення офіційних, службових контактів між підприємствами, організаціями, установами, фірмами та закладами.

Види офіційного листування

1. Дипломатичне — офіційне листування міждержав­них установ чи іноземних представництв у дипло­матичній практиці.

2. Адміністративне — офіційне листування між органами управління (органи влади, керівні органи) та виконавцями (установи, підприємства, організації), а також їхніми структурними підрозділами.

3. Ділове (комерційне) — листування напівофіційного характеру між фірмами, установами тощо.

[ред.]Класифікація листів

Основні (реквізити) листа за державним стандартом такі:

1. Державний герб (для державних підприємств). Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації;

2. Логотип або емблема організації, установи чи підприємства. Відтворюється поряд із назвою організації;

3. Зображення державних нагород. Розташовуються у верхньому лівому кутку або посередині;

4. Код організації, установи чи підприємства;

5. код документа за ОКУД (якщо є);

6. найменування організації. Повна назва установи, організації чи підприємства — автора листа. Відтворюється угорі ліворуч за допомогою штампа або друкарським способом. (Назва структурного підрозділу. Дозволяється друкувати машинописним способом у верхньому лівому кутку);

7. поштова та телеграфна адреса; 8. номер телефону; 9. номер факсу, телетайпа;

8. номер рахунку в банку; Розташовують у верхньому лівому кутку, оформляють відповідно до поштових правил.

9. дата; Дату (день, місяць, рік) записують здебільшого словесно-цифровим способом. На бланках дату листа ставлять ліворуч угорі на спеціально відведеному для цього місці. Якщо лист написаний не на бланку, то дату вказують під текстом зліва.

10. індекс документа;

11. посилання на індекс та дату вхідного документа;

12. адресат; Листи адресують організації, установі чи підприємству, службовій або приватній особі. Назву установи і структурного підрозділу подають у називному відмінку, а найменування посади й прізвище — у давальному.

Якщо листа адресовано керівникові установи, назва якої входить у найменування посади, то прізвище й посаду подають у давальному відмінку, а назву установи — у родовому.

В адресі можна вказувати лише назву посади, без прізвища та ініціалів особи, яка цю посаду обіймає. Це припустимо тільки за умови, якщо ця посада єдина в установі, організації чи на підприємстві.

Якщо особа, якій надсилають листа, має вчене звання або науковий ступінь, то ці відомості подають перед прізвищем. Ступені й звання можна записувати у скороченій формі.

До реквізиту «адресат» може входити поштова адреса. Якщо лист адресовано установі, поштову адресу вказують після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової особи.

Реквізити адресата друкують з правого боку у верхній частині сторінки. Кожний елемент — назву установи, підрозділу, посаду, прізвище та ініціали особи, поштову адресу — подають з нового рядка і з великої літери. На конверті повторюють адресу отримувача листа, починаючи з «Кому», а потім указують «Куди».

13. заголовок до тексту; Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання є доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання:

Шановний (ім'я та по батькові)!

Шановний пане/пані... !

Шановні панове!

Шановні колеги!

Вельмишановний добродію!

Глибокошановний (ім'я та по батькові)!

23. Табличний план

План – це документ, що встановлює точний перелік намічених заходів для їхнього подальшого виконання.Він має такі складниці:послідовність, обсяг, умови й забезпечення виконання, термін для кожного етапу та для всього обсягу, кошторис.

Окрім рубрикованого тексту плани можуть мати графіки, діаграми, таблиці.

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор НДІ

Укрпівденспецавтоматика

( підпис ) С.Ю.Лур’є

20.09.08.

ПЛАН РОБОТИ

відділу ________________________ на I півріччя 2008 р.

Голов. Інженер(підпис) Б.І. Комісаренко

Директор ( підпис ) З.Я. Коміссаров

25. Терміни— це слова або усталені словосполучення, що чітко й однозначно позначають наукові чи інші спе­ціальні поняття. Як правило, терміни — це слова іншо­мовного походження (вектор, генератор, політологія) або кальки з них, утворені на питомому матеріалі (кисень, напівпровідник, теплообмін).

З одного боку, термінологія повинна обслуговувати потреби тієї нації, в мові якої створена, з іншого бо­ку, при творенні термінології слід зважати на її інтерна­ціональну комунікативну функцію, яка дедалі зростає. Спільні тенденції в розвитку термінології різних мов переплітаються з власними національними традиціями. Поєднання запозичених і питомих елементів у сучасній українській термінології не порушує її фонетичної га граматичної структури, її самобутнього обличчя.

Усі терміни мають низку характерних ознак, до яких належать:
а) системність терміна (зв'язок з іншими термінами даної предметної сфери);
б) наявність дефініції (визначення) в більшості термінів;
в) моносемічність (однозначність) терміна в межах однієї предметної галузі, однієї наукової дисципліни або сфери професійної діяльності;
г) стилістична нейтральність;
д) відсутність експресії, образності, суб'єктивно-оцінних відтінків.
Терміни поділяються на загальновживані (авангард, ідея, гіпотеза, формула) та вузькоспеціальні, уживані в певній галузі науки (знаменник, дільник, чисельник).

Термінологія — це така підмножина термінів, яка відображає поняття, що утворилися й функціонують у кожній галузі стихійно.

Приклад терміну: симбіозм, паралелепіпит, вісь.

24. Структура та логічна послідовність документа

Логічна послідовність документів

Здебільшого документ пишеться від третьої особи. Наприклад. Університет інформує про новий набір студентів; Фірма надає оренду приміщень.

Є такий різновид документів, коли назва дійової особи вживається в, називному відмінку. Наприклад: Офісу потрібні менеджери та юрисконсульти. Окрему групу документів становлять ті, що мають дієслівну структуру типу: Запрошуємо на роботу. Повідомляємо всіх працівників тощо.

Логічна послідовність як необхідна ознака кожного ділового документа реалізується за допомогою причинно-наслідкових зв'язків у межах одного речення чи в повному тексті. Крім причинно-наслідкових зв'язків, логічна послідовність може виражатися за допомогою протиставлення. Наприклад: Підготовчі курси технологічного інституту повідомляють про набір слухачів, проте слід зауважити, що приймаються особи, які закінчили середню школу чи інший середній навчальний заклад.

Важливим у документі може бути й суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкреслення наступності чи черговості подій або явищ. Це досягається за допомогою слів: спочатку, водночас, потім тощо.

Наприклад: Голова правління закритого акціонерного товариства "КАН" звітував про роботу компанії за минулий рік, потім наголосив на важливих завданнях поточного року.

Одним із способів вираження логічної послідовності є виділення мети за допомогою слів: тому, тому що, для цього, з цією метою та ін. Наприклад: Необхідно навчати студентів мистецтву слова - найдавнішому засобу виховання, тому що мова не тільки засіб спілкування, а й море інформації про світ, про свій народ, його культуру, традиції, звичаї.

Загальна логічна послідовність документів досягається за допомогою слів на позначення результативності (таким чином, у результаті, отже, тощо). Наприклад: Отже, ліцензійна торгівля охоплює переважно еіектротехнічну й електронну промисловість, загальне машино-, приладобудування, автомобільну, авіаракетну промисловість, хімію й нафтохімію, біотехнологію. ресурсозберігаючі техно, гогії (підр.).

Структура документа

Документи розрізняють за структурними ознаками, вони можуть бути стандартні і нестандартні, що залежить від багатьох суб"єктивних і об"єктивних факторів. Стандартні документи- це документи, що мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами. Нестандартні документи- створюються в кожному конкретному випадку для розв"язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки.

22.Список — це реєстрація предметів, осіб, документів. Він складається в певному порядку. Найпоширенішим є алфавітний список, що являє собою перелік кого-небудь або чого-небудь за алфавітом. Якщо це список осіб, то ім'я та по батькові пишуться після прізвища.

Список містять такі реквізити:

1) номер; 2) тематичний заголовок; 3) основну частину, що містить графи і рядки (обов'язковою є графа «№ по пор.»).

Зразок списку:

Розділ V

Список № 4

студентів IV курсу філологічного факультету Ніжинського педінституту, які працюють у школах м. Ніжина на місці вчителя № по пор.

Прізвище, ім'я та по батькові

№ школи

Адреса школи

1.

2. 3.

Андрущак Ганна Миколаївна Бойко Степан Іванович Кожина Ірина Леонідівна

Середня школа №2 Середня школа №20 Школа-інтернат №5

вул. Грінченка, 43 вул. Малишка, 1а вул. Шевченка, 12