Методичні основи автоматизації процесів збирання економічної інформації

Оперативність і якість управлінських рішень, які приймаються керівниками різних рівнів, значно залежить від своєчасного забезпечення процесу управління необхідною достовірною інформацією, яка характеризує процеси та явища, що відбуваються на тому чи іншому об’єкті управління.

Від рівня об’єкта управління, поставленої мети залежить методи і засоби збирання первинної (фактичної) інформації. На об’єкті управління більш високого рівня (наприклад, від об’єднань або підприємств). На рівні управління комплексною бригадою або ділянкою використовується первинна (фактичної) інформація, яка збирається у ритмі виробництва і характеризує виробничі операції. Інколи її зводять на цьому ж рівні за повними ознаками. При цьому ритм виробництва установлюються у кожному конкретному випадку, для конкретного процесу, об’єкту управління, а також виду інформації.

Автоматизована система збирання і обробки економічної інформації, як було зазначено вище, починається з одноразового виміру первинної інформації, яка характеризує процеси та явища, що відбуваються у виробничо – господарській та іншій діяльності цього виробництва і його складових ланках. Ця інформація фіксується в пам’яті ПЕОМ і негайно обробляється по розроблених алгоритмах, а потім використовується користувачами цієї ПЕОМ для виконання своїх посадових функцій. Для централізованої обробки і зведення по підприємству цілому зазначену інформацію збирають по каналах зв’язку.

Ефективність автоматизованої системи збирання і обробки економічної інформації в першу чергу залежить від застосованих методів і засобів по вимірюванню, фіксації і передачі інформації на обробку, а також від своєчасної її обробки і передавання користувачам різних рівнів. Практика свідчить, що традиційно існуючі методи збирання інформації не забезпечують оперативність і якість управління тому, що дуже багато втрачається часу на таке збирання, а також занадто багато застосовується ручної праці. Наприклад, широко розповсюджений варіант формування фактичної інформації в первинний документ, який заповнюється в ручну, має негативні риси: він тривалий час заповнюється, підписується посадовими особами, а потім через кур’єра передається до обчислювального центру для обробки. Формування машинних носіїв на основі первинних документів разом з машинними носіями, які потім передаються кур’єрським способом до обчислювального центру на обробку.

Технологічний процес зазначених варіантів включає такі основні процедури: 1) первинна фактична інформація, яка характеризує здійснені виробничо – господарські операції, фіксується ручним способом в бланк – форму первинного документу; 2) повністю заповнений документ потім юридично оформляється; 3) передається кур’єром на обчислювальний центр для обробки; 4) потім відбувається перенесення первинного документу на машинний носій (перфокарту, перфоленту або магнітний диск чи стрічку); 5) контроль вірності перенесених даних; 6) введення машинних носіїв в ЕОМ і формування масиву для наступної обробки зафіксованої в ньому інформації.

Зібрана таким чином інформація після її обробки може бути використана лише для бухгалтерського обліку та складання зведеної звітності, а необхідна інформація для оперативного управління виробництвом збирається іншими (паралельно з зазначеними) способами, застосованого не на документованій основі, а тому й менш достовірна.

Таке положення поясняється тим, що затримка первинної (фактичної) інформації до її обробки на ЕОМ, як свідчить аналіз цих процесів, буває тому, що дуже важко і довго документальна (юридично) оформляються первинні документи, на яких заснований бухгалтерський облік, а також занадто неудосконалені способи передачі цих документів на обробку. Тому в теорії і на практиці існує не тільки бухгалтерський облік, але й оперативний (оперативно - технічний) та статистичний облік, які і забезпечують в основному необхідною інформацією оперативне управління виробництвом.

Проте, що на даному етапі розвитку науково – дослідного прогресу необхідно методично удосконалювати організацію обліку, і в першу чергу первинного обліку в напрямку його автоматизації, і на цій основі об’єднання зазначених трьох видів обліку в единий господарський облік свідчить таке: автоматичний спосіб обробки інформації на ЕОМ не відповідає ручному або механізованому способу складання первинних документів і ручному їх передаванню на обробку в єдиному технологічному циклі. Рівню технології обробки інформації повинен відповідати такий же (або близький до нього) рівень технології її збирання і передавання на обробку.

Важливим елементом методичного удосконалення обліку є зближення планових і облікових одиниць вимірювання показники, що характеризують об’єкти управління. Тут мається на увазі введення єдиного планового – облікового кроку для показників, що в обліку оперативно – виробничому плануванню (інколи і в нормуванні) повинні використовуватися ті ж самі номенклатури (коди), виготовляємої продукції (процесів, явищ), з одними (для кожної з них) і тими же одиницями виміру, а також показники, що плануються і фактично обліковуються одні і ті ж інтервали часу. Такий підхід дозволить не тільки організувати автоматизоване збирання інформації за допомогою ЕОМ, але потім і порівнювати планові і облікові (а інколи і нормативні) показники по відповідних об’єктах і процесах у ритмі виробництва, тобто одержувати відхилення і використовувати їх як обліку, так і для прийняття оперативних управлінських рішень. Крім того, застосування одного кроку дозволить (в певних умовах) використовувати планові показники, що є у базі даних, як облікові. Це означає, що можна буде збирати як фактичні показники тільки відхилення їх від планових, додаючи при необхідності ряд ознак, що характеризують виконавців, а також причини та винуватців відхиляємих величин. Все це значно скоротить обсяги інформації, що збирається, виключить її дублювання, зменшить трудомісткість процесу збирання та інше.

Тільки у такому випадку можна чекати найбільшого економічного ефекту від застосування сучасного комплексу технічних засобів для системного збирання та обробки економічної інформації.

Щоб первинна (один раз зібрана) інформація, що характеризує фактичні процеси та явища, які проходять на об’єктах управління, після обробки і на ЕОМ використовувалась персоналом управління не тільки для обліку, аналізу та складання установленої звітності, а також і для вироблення конкретних управлінських рішень в різних режимах (оперативному, поточному тощо), потрібно організувати в ритмі виробництва автоматизованої збирання первинної (фактичної) інформації для її наступної обробки на ЕОМ в такому ж режимі.

Автоматизоване збирання єдиної первинної інформації в ритмі виробництва може бути здійснення за допомогою, наприклад, персональних ЕОМ, які використовуються як АРМ, на основі так званого бездокументного методу з послідуючим підтвердженням переданої до обробки інформації первинними документами, або такими, що їх заміняють (наприклад, щоденні накопичувальні відомості). Технологія формування і оформлення в ритмі виробництва первинних показників, що характеризують масові процеси або явища, здійснюється автоматизовано завдяки попередньому створенню бібліотеки форм первиннх і звітних (результатних) документів, що видаються на екран, або на паперовій носій, а також масивів з умовно – постійною (довідковою, нормативної, планової, договірної та іншої), а інколи і розрахунковою інформацією.

Відомі два основні способи організації технології автоматизованого збирання єдиної первинної інформації у ритмі виробництва: 1) з попереднім автоматичним формуванням документа – загатовки (форма документа, що заповнена умовно – постійною інформацією) на екрані ПЕОМ, та наступним друкуванням заготовки на паперовому носії; 2) з послідуючим друкуванням первинного документа (або такого що його замінює) на паперовому носії, форма якого спочатку автоматично формується і заповнюється умовно – постійною інформацією на екрані ПЕОМ.

Перший спосіб характеризується тим, що первісно з бібліотеки на екран ПЕОМ видається форма первинного документу, в яку автоматизовано з бази даних вписується відповідно умовно-постійна або розрахункова інформація. Заповнена таким чином форма перетворюється в документ-заготовку. Ця заготовка за допомогою принтера друкується на папері в потрібній кількості примірників, котрі передаються потім за призначенням. По мірі того, як здійснюється виробничо-господарська чи інша операція, фактична інформація про цю операцію проставляється (записується) від руки на папері у відповідну графу цієї форми. Потім цю інформацію також записують (за допомогою клавіатури дисплея) у відповідну графу цієї форми, що є на екрані дисплея. Одночасно ця інформація (у вигляді форми, первинного документу, тощо) вводяться до пам'яті ПЕОМ і стає здобутком (завдяки каналам зв'язку) відповідних користувачів. І так далі до повного заповнення форми первинного документа фактичною інформацією.

Отже первинний документ, складений цим способом, створюється так би мовити в два заходи: первісно готується документ-заготовка на папері, а потім остаточно складається первинний документ. Наприклад, складений таким чином на папері у двох примірниках багаторядковий лімітний (лімітно-заборний) документ-заготовка передається до складу матеріальних цінностей і до цехової комори. Там ці документи-заготовки використовуються як основа при видаванні (одержанні) відповідних цінностей. Фактично видана (одержана) кількість матеріалів проставляється вручну завідуючим складом у відповідній графі цієї форми. Одночас з цим проставляються (за допомогою клавіш дисплея) фактичні показники в аналогічну форму цього документу, яка виведена на екран ПЕОМ, що встановлена на складі і використовується як АРМ зав. складом. Введену в пам'ять ПЕОМ інформацію можуть уже використовувати (завдяки каналам зв'язку) будь-які користувачі як в управлінні виробничо-господарською діяльністю, так і в обліку, аналізі тощо. Так само формується і заповнюється маршрутно-технологічна документація (лист або карта), що використовується при обліку виготовляємої партії деталей або виробів, що збираються тощо.

Другий спосіб характеризується тим, що із бібліотеки форм на екран ПЕОМ, яка використовується також як АРМ, видається форма відповідного документа, ця форма, завдяки серії багаторівневого меню, автоматизовано заповнюється відповідно умовно-постійною інформацією, що знаходиться у базі даних. Потім за допомогою клавіш дисплея у відповідних графах і рядках цієї форми проставляються фактичні (кількісні та інші) реквізити. Після перевірки вірності уведених на екранну форму даних, принтер автоматично друкує на паперовому носії первинний документ. Уведені в пам'ять ПЕОМ дані можуть зараз же використовуватись (завдяки каналам зв'язку) відповідними користувачами. Наприклад, цей спосіб використовується для складання первинних документів: на матеріальні цінності, що надійшли від постачальників на склад підприємства (багаторядковий прибутковий ордер, акт про приймання матеріалів тощо); при видаванні готової продукції зі складів на сторону для реалізації (накази, накази-накладні, платіжні вимоги тощо).0тже, за цим способом формування первинного документа відбувається його побудова спочатку на екрані ПЕОМ, а потім на паперовому носії.

Переваги зазначених способів автоматизованого збирання фактичної інформації і формування первинних документів очевидні; вони не трудомісткі, оперативні, прості за виконанням тощо.

Автоматизація збирання первинної (фактичної) інформації дозволяє організувати її обробку як в оперативному, так і в поточному режимах.

Оперативна обробка первинної (фактичної) інформації на ПЕОМ, зібраної в ритмі виробництва, полягає в перетворенні її по спеціально розробленим для цих цілей алгоритмах зараз же після введення її в пам'ять ПЕОМ. Результати обробки звичайно видаються (відповідно до регламентуючої інформації) на екран ПЕОМ, яка установлена на робочому місці користувача-фахівця, керівника, тощо, і використовуються для спостереження та контролю за виробництвом, коректування оперативних планів, проведення оперативного аналізу процесів та явищ, які відбуваються у виробничо-господарській діяльності об'єктів з наступним виробленням і прийняттям управлінських рішень тощо. Отже, ця інформація призначена в основному для оперативного управління і економічного аналізу.

Поточна обробка первинної (фактичної) інформації полягає в тому, що вона спочатку збирається, накопичується. а інколи і групується (разом з умовно-постійною інформацією), а потім обробляється по типових алгоритмах і видасться на паперові носи у вигляді машинограм (таблиць), а інколи і на екран ПЕОМ. яка установлена на робочому місці користувача. Використовується ця інформація як бухгалтерські введення (документи) і довідки, а також для заповнення установлених форм бухгалтерської та статистичної звітності за рівні періоди часу, проведення комплексного економічного аналізу виробничо-господарської та іншої діяльності як об'єкта управління в цілому, так і його складових частин. Отже, ця інформація використовується для господарського обліку, складання звітності, та інших поточних справ.