Організація збирання фактичної інформації про заготівлю матеріальних цінностей

Передумовою автоматизованого збирання цієї інформації є попередня підготовка відповідних доповнень до форм (що є в масиві бібліотеки) прибуткових документів - створення додаткової зони, а також формування форд машинограм про заготівлю матеріальних цінностей, невідфактуровані поставки, матеріали у дорозі, розрахунки з постачальниками, виконання договорів на поставки та інші (масив бібліотеки форм документ і в). Крім того, використовуються раніше створені масиви назв міст і постачальників, та договірних поставок, а ПЕОМ використовується як АРМ бухгалтера по обліку матеріальних цінностей.

На першому етапі користувач-бухгалтер по даним платіжного документу (наприклад, платіжної вимоги), що надійшов від установи банку, а також використовуючи багаторівневе меню здійснює послідовний пошук найменування постачальника у відповідних масивах (як і при прийманні матеріалів над складі). Знайдене ім'я постачальника використовується для автоматизованого пошуку відповідного прибуткового ордера, яким оформлено надходження на склад матеріальних цінностей від даного постачальника, у оперативному масиві прибуткових документів (невідфактуровані поставки). Знайдений відповідний прибутковий документ виводиться на екран. Коли у зазначеному масиві цього документа не виявлено. то на основі даних платіжного документа формується оперативний масив матеріалів в дорозі. Порядок його формування такий, як і оперативного масиву прибуткових документів.

На другому етапі бухгалтер звіряє показники платіжного документа з аналогічними (кількісними) показниками форми прибуткового документа, що є на екрані. Збіжність даних підтверджується бухгалтером вводом з клавіатури у додаткову зону прибуткового документа таких показників: код виду сплачення, номер платіжного документу, його дата, загальна сума по документу, в тому числі сума за матеріали (у цінах постачальника), інші суми (націнка, знижка, за тару тощо), також свій персональний код.

На третьому етапі формується масив “парних” документів, тобто таких прибуткових документів, у яких заповнена додаткова зона необхідними показниками, узятими з платіжних документів. Такі “парні” документи бувають двох видів: сплачені документи і не сплачені документи (відрізняються кодом виду оплачений). Зазначені прибуткові документи вилучають з оперативного масиву прибуткових документів (невідфактурованих поставок) і на їх основі формується масив "парних" документів. Прибуткові документи що залишились у масиві після вилучення “парних” документів, характеризують (на кінець місяця) як невідфактуровані поставки.

На четвертому етапі здійснюється формування і видавання результатної інформації на екран ПЕОМ або на паперовий носій (машинограмму):

• дані про заготівлю матеріальних цінностей формуються на основі масиву “парних” документів. Вони характеризують ім'я постачальника, номер платіжного документа і його дату, а також загальну суму за документом постачальника, у тому числі суму за матеріальні цінності у цінах постачальника, суми націнки, знижки, за тару та інші суми. Крім того, тут є сума за матеріальні цінності по документу у цінах підприємства, а також різниця у сумах за матеріальні цінності у цінах постачальника і підприємства. У кінці документа є загальні підсумки зазначених сум і відповідні кореспонденції рахунків;
• дані про невідфактуровані поставки формуються в кінці місяця на основі прибуткових документів, що залишились у оперативному масиві прибуткових документів після вилучення “парних”. Вони характеризують ім’я постачальника, номер прибуткового документа і його дату, ім’я матеріальних цінностей (коди і найменування), одиницю виміру, ціну, кількість, суму, а також загальну суму за документом. Крім того, зазначається загальний підсумок суми і відповідна кореспонденція рахунків. Ці дані в наступному місяці будуть використані при формуванні “парних” документів;
• дані про матеріали в дорозі формуються в кінці місяця на основі аналогічної назви оперативного масиву. Вони характеризують ім'я постачальника, номер платіжного документа і його дату, ім’я матеріальних цінностей, одиницю виміру, ціну, кількість, суму, а також підсумкову суму за матеріальні цінності, суми націнки, знижки, за тару тощо, загальну суму по документу в ці дому. Крім того, є загальні підсумки зазначених сум і відповідні кореспонденції рахунків. Ці дані в наступному місяці використовуються при формуванні “парних” документів;
• дані про розрахунки з постачальниками за матеріальні цінності формуються на основі масиву “парних” документів. Перша їх частина характеризує проведені розрахунки з постачальниками (відбір даних здійснюється по коду виду оплати); друга її частина характеризує не сплачені документи. Частини одинакові по формі, в яку включаються: ім’я постачальника, номер платіжного документу і його дата, сума по документу. Крім того, є загальна сума і відповідна кореспонденція рахунків. Дані другої частили використовуються у наступному місяці як вхідні сальдо при розрахунках з постачальниками матеріальних цінностей.