Організація збирання фактичної інформації про відвантаження готової продукції покупцям за договорами

Передумовою збирання цієї інформації є попередня підготовка форм первинних відвантажувальних документів - рахунків-платіжних вимог, накладних, платіжних вимог тощо (масив бібліотеки форм документів), масив договірних поставок готової продукції (DOGGOT). Крім того, на складі готової продукції установляється ПЕОМ для використання її як АРМ завідуючого складом готової продукції.

На першому етапі завідуючий складом на ПЕОМ формує форму-заготовку первинного документу про відвантаження готової продукції покупцям за договорами. На основі довідки про підготовку готової продукції до відвантаження покупцю чи твого документа зав. складом, використовуючи багаторівневе меню, здійснює послідовний пошук вищезазначеним методом повного найменування покупця (масив назв покупців), а також перелік договірних відвантажувань йому готової продукції (масив договірних поставок). Потім з масиву бібліотеки форм документів на екран ПЕОМ викликається відповідна форма первинного документа на відвантаження готової продукції покупцям. наприклад, накладна. В ідо форму автоматично і записується (з масиву договірних поставок готової продукції) повне найменування покупця, а також перелік готової продукції, одиниця виміру і ціна. Крім того, за допомогою клавіатури в цю форму вводяться інші ознаки (номер документа, його дату, якщо вони не заносяться в цей документ програмно, тощо). Отже, таким чином підготовлена на екрані ПЕОМ заготовка накладної на відвантажування готової продукції покупцям за договорами.

На другому етапі користувач за допомогою клавіатури вписує (у форму що на екрані) до відповідних рядків в графу “фактична кількість” показники кількості підготовленої до відвантаження готової продукції. Не заповнені рядки зазначеним показником з форми автоматично стираються методом редагування. Потім програмно визначаються: суми по кожному рядку (найменуванню готової продукції) шляхом перемноження кількості на ціну: підсумкова сума за всю готову продукцію, інші суми (націнки, скидки тощо), загальна сума, сума податку на добавлену вартість, загальна сума по документу в цілому.

На третьому етапі принтером друкується первинний документ (накладна) в необхідній кількості примірників. Створені таким чином документи відповідно оформлюються і передаються за призначенням.

На четвертому етапі формується ( за даними накладної) платіжний документ, наприклад платіжна вимога, також у необхідній кількості екземплярів, який після відповідного оформлення передається, як правило, кур’єрським способом, до установи банку для оплати покупцем відвантаженої готової продукції.

Сформована таким чином достовірна і документально оформлена фактична інформація фіксується в оперативний масив відвантаженої готової продукції покупцям (OPOTGRI), який використовується для: оперативного управління (виробка та прийняття управлінських рішень), господарського обліку готової продукції та розрахунків з покупцями на АРУ відповідного бухгалтера. для відображання відвантаженої кількості відповідної продукції покупцям у електронній картці обліку готової продукції на складі, тощо.

Слід відмітити, що при відповідних умовах організації зазначені вище платіжні документи не обов’язково передавати кур’єрським способом до установи банку. Обмін діловою інформацією (що є у платіжних документах) поміж підприємствами - партнерами та установами банку при новій інформаційній (безпаперовій) технології міг би здійснюватись інакше, тобто автоматично (див. п. 3.2), якби були виконані такі основні умови:

• підприємства постачальники і покупці, а також відповідні установі банку мають стиковані поміж собою обчислювальні машини і засоби периферійної техніки - термінали (які пов'язані надійними каналами зв’язку) для автоматизованого збирання і системної обробки інформації за час, який близький до реального;
• законодавчо закріплені методи безпаперової технології передачі до документованої ділової інформації від одного підприємства-постачальника до другого підприємства-покупця через установи банку.

Отже, зазначені вище автоматизовані способи збирання фактичної інформації, що базуються на використанні сучасних ПЕОМ, каналів зв’язку, та нової інформаційної (безпаперової) технології, дозволяють у значній мірі спростити і автоматизувати облікові операції, знизити трудомісткість їх виконання, підвищити оперативність прийняття рішень та контролю, а також підняти культуру та ефективність управління у цілому. При цьому, у всіх зазначених процесах використовується єдина фактичні інформація, яка збирається у ритмі виробництва автоматизовано.