Форматирование абзацев

Абзацем называется участок текста между двумя маркерами абзаца, которые вставляются в текст при нажатии клавиши ENTER. Вы можете сделать видимыми эти маркеры с помощью кнопки с изображением маркера абзаца на панели инструментов. После нажатия на эту кнопку будут показываться все непечатаемые символы: пробелы, табуляции и т.д.

Процесс форматирования абзаца включает в себя:

· выравнивание абзацев;

· отступы абзаца;

· отступ первой строки абзаца;

· расстояние между строками (межстрочный интервал);

· расстояние между абзацами;

· контроль положения абзаца на странице.

Выравнивание абзацев. По умолчанию все абзацы выравниваются по левому краю (как на пишущей машинке), правое же поле не имеет четкой границы. Но возможны и другие виды выравнивания:

· Выравнивание правого края. Например, адрес и дата в письмах, заметки на полях с левой стороны в книгах или заголовки.

· Центрирование. Применяется при печати стихов и заголовков. журнальный и газетный набор.

· Блочное выравнивание (как по правому, так и по левому краю). Например, журнальный и газетный набор.

Перед тем как установить или изменить выравнивание абзацев, их нужно выделить. Далее выполнить команду ФОРМАТ/АБЗАЦ (вкладка “Отступы и интервалы”) или кнопка панели инструментов “Форматирование”.

Отступы абзаца. Можно сделать один или несколько абзацев более узкими, чем остальные, что придает тексту большую выразительность.

Абзацы нужно выделить и изменить значение в полях “Отступ слева” и “Отступ справа” или с помощью панели инструментов. Отступы абзаца в отличие от полей страниц устанавливаются не для всех, а только для выделенных абзацев или для текущего абзаца.

Отступ первой строки абзаца устанавливается в том же окне диалога в списке “Первая строка” или при помощи маркеров отступа абзацев и первой строки на горизонтальной линейке.

Расстояние между строками по умолчанию один интервал (высота одной строки). Расстояние устанавливается в окне диалога “Абзац” в списке “Межстрочный”:

одинарный - соответствует высоте самого большого символа в строке;

строки - полтора интервала;

двойной - стандартное расстояние удваивается;

минимум - минимальны межстрочный интервал;

точно - фиксированный межстрочный интервал для всех строк не зависимо от шрифта;

множитель - пользователь самостоятельно указывает расстояние между строками.

Расстояние между абзацами. Устанавливается в поле “Интервалы” в строках “Перед” и “После”. Такой способ установки расстояния между абзацами не требует ввода пустых строк, которые могут быть введены или удалены только вручную.

Контроль положения абзаца на странице. В окне диалога “Абзац” вкладка “Положение на странице”. Наибольший интерес представляют флажки в поле “Разбиение на страницы”:

Контроль висячей строки позволяет избегать появления висячих строк (первая строка абзаца в конце страницы или последняя - в начале следующей).

Абзац целиком препятствует всякому разделению абзаца.

Вместе со следующим абзацем. Запрещает переносить на другую страницу следующий абзац.

Способы повторения и отмены команд

Вы можете повторить (команда ПРАВКА/ПОВТОРИТЬ) или отменить (команда ПРАВКА/ОТМЕНИТЬ) последнюю команду. Также имеется возможность отменить сразу группу команд, предварительно выбрав их из списка. Для этого предназначена кнопка ОТМЕНИТЬ на панели инструментов.

Поля

Следует обратить внимание на строку, содержащую дату. Дата размещается в документе автоматически. Для этого используется механизм полей. Поля - это специальные коды, которые размещаются в документе и обеспечивают автоматическое внесение в документ некоторой информации. С помощью полей можно автоматически обновлять текст, графику, номера страниц и другую информацию. Например, поле DATE позволяет перед выводом документа на печать вставлять в него текущую дату.

Всего WORD поддерживает более 60 различных типов полей. Подробный обзор всех типов полей в разделе “Типы полей” справочной системы.

Табуляторы

Табуляторы позволяют набрать отдельные строки или фрагменты текста в виде колонок с определенными интервалами, а также оформлять небольшие таблицы. По умолчанию шаг табуляции в WORD равен 1,25 см, но можно установить и собственные табуляторы. Установленные табуляторы можно увидеть на горизонтальной линейке.

Для установки табуляторов используется команда ФОРМАТ/ТАБУЛЯТОРЫ. Но, прежде чем выполнить эту команду нужно выделить абзацы, в которых нужно их расставить. Если ни один абзац не выделен, то табуляторы будут относиться только к текущему абзацу.

Существует несколько различных видов табуляторов:

влево - текст вводится справа от позиции табулятора;

вправо - текст вводится слева от позиции табулятора;

по центру - текст центрируется относительно позиции табуляции;

десятичное - для выравнивания чисел с десятичной точкой.

Пропуски между табуляторами можно заполнять пунктирной, штриховой или сплошной линией. Для этого в окне диалога нужно выбрать соответствующую опцию. По умолчанию линий нет.

Форматирование символов

Форматирование символов - еще одно эффективное средство оформления текста. Например, можно выделить заголовок полужирным шрифтом, отдельные фрагменты текста - курсивом или подчеркиванием.

При выборе атрибутов форматирования символов также справедливо правило: сначала выделить, затем выбирать. Рассмотрим, как изменять шрифты символов и их размер в тексте.

Первый способ - это изменение шрифта, его стиля и размера при помощи панели инструментов “Форматирование” (Arial Cyr -рубленый, Roman New Cyr - с засечками, Courier New Cyr - моноширинный, каждая буква одной ширины, а первые два - пропорциональные).

Второй способ заключается в вызове контекстного меню (щелчок правой кнопкой мыши на выделенном тексте) и выборе команды ШРИФТ. После этого появится диалоговое окно ШРИФТ, в котором Вы можете задать нужный размер, шрифт, стиль, подчеркивание.

Третий способ форматирования символов - это использование диалогового окна ШРИФТ из команды меню ФОРМАТ/ШРИФТ. Основные правила набора размера шрифта:

Размер основного шрифта в пределах от 8 до 12 пунктов.

Мелкая печать (примечания, сноски) не менее 6 пунктов.

Заголовки выделяются жирным шрифтом, размер от 14 до 18 пунктов.

Вы можете посмотреть, как отформатирован выделенный участок текста. Для этого нажмите комбинацию клавиш SHIFT-F1 или кнопку с изображением стрелки и вопросительного знака на панели инструментов. Затем щелкните мышью на выделенном участке.

Работа с большими документами

Под большим документом в WORD понимается документ, имеющий не только большой объем, но и сложную структуру, т.е. его можно разделить на главы, разделы, параграфы и т.д. Инструментальные средства WORD позволяют быстро и эффективно выполнять операции создания больших документов, их просмотра и редактирования, реорганизации их структуры, а также автоматически формировать оглавления.

Структура документа - это некоторая схема, определяющая взаиморасположение и связь его составных частей. Составные части документа могут быть вложены одна в другую, образуя при этом достаточно сложную иерархию. На первом, самом высоком уровне, как правило, стоит название документа, на следующих, более низких уровнях, расположены названия отдельных структурных элементов. На самом нижнем уровне находятся текстовые абзацы, иллюстрации, таблицы.

Создание большого документа

Создание большого документа, как правило, начинается с разработки структуры, которая включает определение списка заголовков и их взаимного расположения.

Режим просотра структуры документа

Этот режим предназначен для отображения на экране не самого документа, а его структуры. В этом режиме просмотра пользователь имеет возможность самостоятельно определять число представляемых на экране уровней структуры (по правилам WORD тексту как самому нижнему структурному элементу номер уровня структуры не присваивается).

Режим просмотра структуры позволяет не только просматривать ее, но и активно воздействовать на сам документ, например, увеличивать или уменьшать уровень заголовка, перемещать заголовки вместе с текстом внутри документа и многое другое.

Панель инструментов “Структурирование”

Кнопки панели “Структурирование” предназначены для создания и реорганизации структуры большого документа. Перечислим эти кнопки:

“Повысить уровень”, “Понизить уровень” - повышают или понижают уровень выделенных абзацев на единицу.

“Понизить до обычного текста” - преобразует выделенные заголовки в непосредственно текст в соответствии со стилем “Нормальный”.

“Передвинуть вверх”, “Передвинуть вниз” - перемещают выделенные абзацы выше предыдущего или ниже следующего элемента в структуре.

“Развернуть” - отображает следующий, более низкий по отношению к выделенному, уровень структуры.

“Свернуть” - прячет самый нижний уровень в выделенном фрагменте.

“Показать заголовки данного уровня” - отображает заголовки всех уровней, начиная с первого до указанного.

“Показать заголовки всех уровней” - отображает заголовки всех уровней и текста.

“Показать только первую строку” включает и выключает отображение только первой строки или всех строк текста.

“Показать форматирование” - включает отображение символов оформления документа.

Отображение имен стилей абзацев

Отображение имен стилей абзацев может быть использовано при создании любого документа WORD, но это средство наиболее эффективно при работе со сложно структурированными документами. Имена стилей можно видеть в области стилей в вертикальном подокне вдоль левой границы окна документа только в нормальном режиме просмотра или в режиме просмотра структуры документа.

Чтобы отобразить имена стилей на экране, нужно выполнить команду СЕРВИС/ОПЦИИ и в окне диалога “Опции” на вкладке “Просмотр” в строке ввода “Место стиля” указать ширину области стилей. Ширину области стилей, если она больше нуля, можно изменить с помощью мыши.

Нумерация заголовков

WORD позволяет производить автоматическую нумерацию заголовков. Для этого нужно выполнить команду ФОРМАТ/НУМЕРАЦИЯ ЗАГОЛОВКОВ и в окне диалога выбрать соответствующий стиль нумерации. В результате к каждому абзацу, отформатированному с помощью стилей заголовков, будет добавлен соответствующий номер.

Списки-бюллетени

Список-бюллетень - это список-перечисление каких-то пунктов, шагов в тексте. WORD предоставляет широкие возможности для создания списков с помощью вкладки БЮЛЛЕТЕНЬ в команде меню ФОРМАТ - СПИСОК. Для этого выделите нужный текст, выберите эту вкладку, в появившемся диалоговом окне выберите подходящий вид списка и включите опцию ВИСЯЧИЙ ОТСТУП. После этого WORD преобразует выделенные абзацы в списки. Можно также воспользоваться кнопкой “Списки” в панели инструментов.

Оглавление

WORD располагает средствами автоматической компиляции оглавления большого документа. В оглавление включаются заголовки, имеющие стандартный (“Заголовок 1” - “Заголовок 9”) или нестандартный стили форматирования.

При редактировании документа часто возникает необходимость обновления оглавления. Для этого нужно установить курсор в оглавление и нажать клавишу <F9> или использовать оперативное меню (команда “Обновить поле”).