Общие теоретические сведения. Для представления данных в удобном виде используют таблицы

Для представления данных в удобном виде используют таблицы. Компьютер позволяет представить их в электронном виде, что дает возможность их обрабатывать. Такие таблицы называются электронными.

Одним из самых распространенных средств работы с документами, имеющими табличную структуру, является программа MS Excel. Она входит в пакет Microsoft Office и предназначена для подготовки и обработки электронных таблиц. Файл MS Excel 2007 имеет расширение *.xlsx.

В терминах MS Excel такой файл называется рабочая книга. В каждом файле могут размещаться от 1 до 255 таблиц, каждая из которых называется рабочим листом.

Рабочий лист – документ, который состоит из 16384 строк и 256 столбцов. Строки пронумерованы от 1 до 16384, а столбцы A, B, C и т. д.

На пересечении строки и столбца располагается основной структурный элемент таблицы – ячейка. Для указания на конкретную ячейку используется адрес, который составляется из обозначения столбца и номера строки (Al, C2, F6 и т. п.).

Если мы хотим работать с группой смежных ячеек, то нужно указать через двоеточие начальную ячейку и конечную ячейку (А1:С2).

Для указания номера листа можно записать адрес в виде Лист 8!А1:В2. В Excel есть удобный способ ссылки на ячейку с помощью присвоения этой ячейки произвольного имени. Имя можно задать на вкладке Формулы.

Чтобы ввести данные в конкретную ячейку необходимо её выделить щелчком левой кнопки мыши, а затем ввести данные. Чтобы исправить введенные данные необходимо перейти в режим редактирования, дважды щелкнув левой кнопкой мыши по ячейке.

В любую ячейку можно записать: число, формулу, текст. Числа автоматически сдвигаются к правой стороне. Число можно записать в стандартном виде: 257 или в экспоненциальном виде: 2.0Е-20. Если последовательность начинается со знака =, то электронная таблица считает её формулой (=А2+СЗ+В6).

Если вводимая информация, не число и не формула, то Excel считает, что это текст. Если вводимый текст превысит по длине видимую ширину столбца, то возможны 2 случая:

1. если следующие ячейки пустые, тогда визуально текст накроет эти ячейки;
2. если в следующих ячейках есть данные, тогда правая часть текста скроется за этими ячейками.

На вкладке Главная можно открыть вкладку Шрифт и откроется диалоговое окно, в котором можно задать верхний или нижний индекс, выбрать числовые форматы, задать размер шрифта и гарнитуру, выравнивание, границу, заливку, защиту. На вкладке Главная можно выбрать стили ячеек. Редактирование таблицы может быть выполнено с помощью контекстного меню: можно добавить или удалить лист, строки, столбцы, переименовать лист.

Особенность электронных таблиц состоит в возможности применения формул для описания связи между значениями различных ячеек. Аргументами в формулах могут быть: числа, функции, ссылки. Ссылка определяет адрес ячейки, где находится нужное значение.

Различают абсолютные, относительные и смешанные адреса. Абсолютный адрес ячейки позволяет определить местоположение нужного значения в данной ячейке, адрес которой остается фиксированным при любых операциях и манипуляциях с таблицей. В записи абсолютного адреса ячейки перед именем столбца и перед номером строки пишется знак “$”. Например, $B$19.

Относительный адрес ячейки (без использования знака “$”) определяет не только местоположение ячейки, но и относительное взаиморасположение ячеек. Функциональное различие абсолютного и относительного адресов ячейки проявляется при переносе формулы в другую ячейку рабочего листа. При этом в формулах абсолютные адреса ячеек не меняются, а относительные изменяются так, что на новом месте относительное взаиморасположение ячеек – аргументов и ячеек с формулой сохраняется.

В случае если необходимо закрепить только номер строки или номер столбца, используют смешанные адреса ячеек. Например, в адресе $F1 закрепленным является столбец F, а в адресе B$7 – строка 7.

Расчет по заданным формулам осуществляется автоматически. Изменение содержимого одной ячейки приводит к пересчету всех ячеек, которые связаны формулой. В формулах могут быть использованы стандартные функции, которые находятся в библиотеке MS Excel. Для вызова таких функций предназначен мастер функций. Мастер функций может быть вызван пиктограммой в строке формул или во вкладке Формула (рис. 1).

Рис. 1. Библиотека функций на Ленте MS Excel 2007