Первичные документы и учетные регистры

Под первичным документом понимается письменное доказательство, что хозяйственная операция совершена или разрешение на ее проведение получено.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации.

Документы, форма которых не предусмотрена в альбоме, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дата составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственных операций;

- измерители хозяйственных операций в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность ее оформления;

- подписи должностных лиц.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. При документировании операций необходимо соблюдать следующие принципы:

1 Документы, которыми оформляются денежные операции (хозяйственные операции с денежными средствами), подписывают руководитель и главный бухгалтер (уполномоченные лица).

2 Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то сразу после ее завершения.

3 Своевременное и качественное оформление первичных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащейся в ней данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие документ.

4 Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускаются. В другие документы изменения могут вноситься лишь по согласованию с лицами, подписавшими данный документ (исправления должны быть подтверждены подписями и датой).

Документы, которыми оформлены хозяйственные операции, подвергаются проверке, которая состоит из трех этапов.

Формальная проверка – проверка правильности использования первичных документов по форме и полноте заполнения реквизитов.

Проверка по существу предполагает определение бухгалтером законности совершения хозяйственной операции, оформленной данным документом.

Арифметическая проверка означает проверку правильности подсчета данных документа.

Проверенные документы подлежат группировке (сортировка по определенным признакам) и расценке (проставление в документах денежных измерителей, т.к. значительное их число составляется в натуральных показателях). Затем на документах проставляется корреспонденция счетов (контировка).