Документация по учету движения материалов

Согласно производственной программе, предприятия определяют потребность в материальных ресурсах и заключают договора с поставщиками. Вместе с отгрузкой продукции поставщик посылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы: платежные требования, товарно-транспортные накладные, квитанции и т.д.

В бухгалтерии проверяют правильность их оформления, соответствие объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества и других договорных обязательств. Затем на документе делают отметку о полном или частичном акцепте (подтверждение на оплату). Материалы поступают в организацию через доверенное лицо – экспедитора, которому выдают доверенность, где указывают получаемые материалы. Поступившие материалы оформляются на склад приходными ордерами. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными разрешается осуществить оприходование материалов без выписки приходного ордера. В этом случае на документе поставщика проставляют штамп с реквизитами приходного ордера. В случае несоответствия фактических поступивших материалов предъявляет претензию поставщику.

Основными документами по учету материально-производственных запасов являются:

«Доверенность» (ф. № М-2) предназначена для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного лица организации для получения материальных ценностей. Она составляется в одном экземпляре и выдается получателю под расписку. Срок выдачи доверенности – 15 дней.

«Приходный ордер» (ф. № М-4) предназначен для оформления учета запасов, поступивших на склад организации от поставщика. Составляются в одном экземпляре на фактически принятое количество ценностей в день их поступления. Основными реквизитами являются: дата составления, код операции, склад, наименование и код поставщика, номер платежного документа, наименование и номенклатурный номер материальных ценностей, код и наименование единицы измерения, количество, цена, сумма без учета НДС и с учетом НДС и др.

«Акт о приемке материалов» (ф. № М-7) предназначен для оформления приемки материально-производственных запасов в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется также при приемке запасов, поступивших без документов. Акт заполняется в двух экземплярах приемочной комиссией с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или незаинтересованной организации и утверждается руководителем организации. Один экземпляр с приложенными первичными документами (товарно-транспортными накладными и др.) передается в бухгалтерию организации для принятия на учет материальных ценностей, второй – отделу снабжения для направления претензии поставщику.

«Лимитно-заборная карта» (ф. № М-8) предназначена для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов в производственные подразделения предприятия в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов расчетным путем исходя из объемов производственных заданий цехов и с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода.

Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на месяц. Один экземпляр карты до начала месяца передается цеху-потребителю материалов, второй – складу. Кладовщик в обоих экземплярах отмечает дату и количество отпущенных запасов и выводит остаток лимита по каждому номенклатурному номеру.

Для сокращения количества первичных документов можно оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета (ф. № М-17), где проставляется лимит отпуска.

«Требование-накладная» (ф. № М-11) служит для учета движения материально-производственных запасов в самой организации между структурными подразделениями. Заполняется в двух экземплярах: первый предназначен для списания ценностей складом или цехом, второй – для оприходования ценностей принимающей стороной.

«Накладная на отпуск материалов на сторону» (ф. № М-15) предназначена для учета отпуска хозяйствам своей организации, расположенным на другой территории, или сторонним организациям. Накладную выписывают в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и предъявления получателем доверенности на получение груза. Первый экземпляр передают складу в качестве основания для отпуска материалов, второй – получателю.

«Карточка учета материалов» (ф. № М-17) предназначена для учета движения запасов на складе по каждому номенклатурному номеру, виду, сорту, размеру. Материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом) производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных документов в день совершения операций в натуральном выражении.

«Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений» (ф. № М-35) предназначен для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств.