Исполнение документов

При налаживании системы документооборота организации, чет­кого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т.е. рабо­та с документами их непосредственных исполнителей.

Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя струк­турного подразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Поэтому не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения.

Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты проме­жуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их службе контроля или вводит в автоматизированную систему контро­ля исполнения.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении, например:

Вопрос решен по телефону 295 01 02 с нач. отдела № 4 Самойловым Н.С. На совещании будет присутствовать ведущий специалист Антонов Н.П. 1997.08.26. Личная подпись.

Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных поданному вопросу докумен­тов и действующих нормативных актов.

Проект документа, напечатанный и оформленный в соответст­вии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

После согласования проект документа передается на подписа­ние (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку.

По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполни­тель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регист­рации документа организует его размножение.

В случае командировки, ухода в отпуск, болезни, увольнения ис­полнителя закрепленные за ним документы по указанию руководи­теля структурного подразделения передаются другим исполнителям с обязательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам, ответ­ственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядитель­ного документа или резолюции, имеет право созыва остальных ис­полнителей.

Все исполнители в равной степени ответственны за своевремен­ное и качественное исполнение документа и представление ответст­венному исполнителю в установленные им сроки необходимых ма­териалов (проектов документов, справок, сведений).

Если исполняемый документ не может быть одновременно пре­доставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются эк­земпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предла­гать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные усло­вия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, о датах промежуточного исполне­ния (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окон­чательного исполнения.

Исполнитель имеет в своем распоряжении или ему должна быть предоставлена возможность пользоваться государственными стандар­тами на документацию, общесоюзными классификаторами технико-экономической информации, номенклатурой дел, инструкцией по делопроизводству, ведомственным телефонным справочником, а так­же средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами со­здания документов (от карандаша до компьютера), множительной техникой и т.д.

Исполнитель заводит для документов папки с надписями «сроч­но», «на исполнение», «на доклад (подпись)», «на отправку» с указа­нием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходи­мости в папке «на исполнение» делаются прокладки с обозначением сроков исполнения и наименований групп документов.

При использовании видеотерминальных устройств исполнитель в установленные сроки получает предназначенную ему информацию и сообщает в базу данных необходимые сведения. Исполнитель не­сет ответственность за полноту, своевременность и достоверность сообщаемой информации.