Сокращение объема документооборота

Документооборот или движение, прохождение документа между его составителями и потребителями — неотъемлемая часть документационного обеспечения любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения. Документооборот можно рассматривать как «функционирование», «деятельность» форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт и в установленное время.

Движение документов во всех случаях отражает организацион­ную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование доку­ментооборота в значительной степени связано с совершенствовани­ем самой структуры управления и не может рассматриваться изоли­рованно.

Существуют объективные факторы, прямо влияющие на рост количества документов - создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции.

Проблема роста количества документов, создаваемых в различ­ных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управ­ления, необычайно актуальна в настоящее время. Взрыв «документационной активности» общества приходится на 1960—1970 гг.; имен­но в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции. Рост до­кументации связан с целым комплексом причин. Это рост научных кадров, рост народонаселения и повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объ­ективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

Другая доминирующая причина возрастания количества цирку­лирующей в аппарате управления документации - внедрение техни­ческих средств в управленческий труд: в 60-х гг. - множительной техники, а с 70-х гг. - электронно-вычислительной. Соблазнитель­ная возможность легкого тиражирования, а затем и создания доку­ментов дала свои плоды - объем документации и соответственно расходования бумаги резко увеличился.

Следующая объективная причина заключается в свойстве доку­ментации при использовании возрастать, а не сокращаться, как это свойственно материально-техническим ресурсам. Чем больше обще­ство развивается и нуждается в информации, тем больше оно ее производит и использует, что приводит к возникновению новой инфор­мации и т.п.

Имеется еще ряд причин возрастания документопотоков в на­стоящее время: недостаточная разработанность законодательной базы; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела «бумаготворчеством»; экстенсивное развитие документации, приво­дящее к вовлечению в «бумажную» бюрократическую деятельность все большего числа работающих.

Документы в аппарате управления нередко создаются как дань сво­еобразной традиции или как единственное выражение реакции орга­низации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структур­ных подразделений; большой поток неоправданной документации воз­никает при издании некачественных документов, особенно норматив­ных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. Увеличива­ются документопотоки также из-за несвоевременного выполнения по­ручений и заданий, из-за введения новых форм отчетного и справочно­го характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. Наконец, документооборот является неуправляемым, так как в стране отсутству­ет орган, который бы нес ответственность за состояние документации и ее объемы.

Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них - несвоевременное или некаче­ственное выполнение поручений, договорных обязательств, что при­водит к появлению значительного количества дополнительных доку­ментов: напоминаний, претензий, рекламаций, корректировок, жа­лоб, докладных и объяснительных записок и т.д. Преодоление этих явлений возможно при помощи организации эффективной системы контроля исполнения документов и поручений и повышения испол­нительской дисциплины.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основ­ных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Главное условие сокращения объемов документов - упорядоче­ние документообразования. Основным методом здесь выступает уни­фикация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в созда­нии систем документации, строго устанавливающих состав разрешен­ных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходи­мую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожа­лению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что неясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко ис­пользовались унифицированные формы, текст которых уже проду­ман и рационализирован.

Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда ра­ботников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесо­образно сокращать текст за счет: значительного уменьшения тради­ционных различного рода вводных частей и преамбул; исключения из служебной переписки немотивированных персональных обраще­ний и выражений благодарности и т.п. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замены ее экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преам­була, как правило, является перепечаткой этой справки).

Основные правила изложения текста изложены в разработанной ВНИИДАД «Методике унификации текстов управленческих доку­ментов».

Реальным путем сокращения объемов документации является построение эффективных информационно-поисковых систем. На­пример, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может быть и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому Может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное, длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличивают­ся. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании ком­пьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организа­ции информацию на своем рабочем месте по сети.

Бумажный документооборот может в ряде случаев быть заме­нен использованием телефонной связи и личной договоренности. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответст­венности за принятое устное обязательство, обещание, за выска­занную оценку. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, показывающего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление традиции «честного купеческо­го слова».

Уменьшение физического размера документов - существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако, связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать документ на формате А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может как бы унизить автора и т.п.

По современным правилам размер бланка должен зависеть толь­ко от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращаться за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%. Объемные документы справочного характера и долговременного ис­пользования целесообразно изготавливать с заменяемыми страница­ми, что позволит не перепечатывать весь текст при внесении изме­нений. При подготовке документов оперативного характера рекомен­дуется использовать телеграфный стиль, писать ответы на самом за­просе, не писать дополнительной избыточной информации, увели­чивая информационный шум, и т.д.

Как было сказано выше, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рас­смотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписки данных; приме­нения средств механизации и компьютерных технологий на всех эта­пах движения документов; введения строгого контроля исполнения документов.

Важным современным средством совершенствования докумен­тооборота является компьютеризация операций составления и обра­ботки документов. Основной смысл его заключается в том, что тех­нические средства должны применяться на тех участках и такой про­изводительности, которые позволят получить экономический эф­фект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. Напри­мер, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом.

При совершенствовании документооборота в условиях компью­терных технологий основное значение отводится месту и роли тех­ники в общей схеме движения документов. Построение компьютер­ной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» до­кументации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекоменду­ется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в ар­хив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.

Важное значение имеет соблюдение ГОСТа 6.10.4-84 «Унифици­рованные системы документации. Придание юридической силы до­кументам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этим стандартом, в частности, установлен единый комплекс обязательных реквизитов любых документов.

Литература к главе 8

1. Богатырев Р.Х. Основы делопроизводства в государственном ' аппарате. Учебное пособие. - Казань, Из-во Казанского Универси­тета, 1989. - 183 с.

2. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - М., 1985. - 6 с.

3. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., Главархив СССР, 1991. - 76 с.

4. ГСДОУ. Сборник плакатов и учебные формы основных ор-1 ганизационно-распорядительных документов. - М., ВНИИДАД, 1991. - 24 с.

5. Деловое досье фирмы. - М., ИВЦ Маркетинг, 1993. - 85 с.

6. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы I по документационному обеспечению управления.-М., Министер­ство труда,1995-27 с.

7. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные тре­бования кдокументам. - М., Из-во «Юр. колледж МГУ», 1994. - 87 с.

8. Тейлор Клер. Основы делопроизводства в современном биз­несе. Пер. с англ. - М., Сол Систем; Финансы и статистика. 1997.- 176 с.

9. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. — М., Росархив,1995. — 67 с.

10. Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство. Справоч­ное пособие. - Киев, ВЫЩА ШКОЛА, 1988. - 314 с.