Регистрация и индексация документов

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряже­ние специалистов всего массива информации по определенному во­просу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Современная информационно-поисковая система (ИПС) должна включать информацию о всех документах, которыми располагает организация.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с по­следующей записью необходимых сведений о документе в регистра­ционной форме или входном формате. Главное назначение регистра­ции - придание документу юридической силы, подтверждение фак­та его создания или поступления.

Так, пока приказ не зарегистрирован, он фактически не сущест­вует; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, так как не подтвержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традицион­но строится учет документов, поиск и контроль исполнения. Вместе с тем при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположениях специ­алистов об их существовании и возможном месте хранения. В соот­ветствии с Государственной системой документационного обеспече­ния управления (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, тре­бующие исполнения, учета и исполнения, учета и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регист­рируются документы, используемые внутри или направляемые в дру­гие организации, поступающие из вышестоящих, подведомственных и сторонних организаций или частных лиц.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он по­вторно, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержа­ния документов в местах их создания и исполнения. Например, при­казы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, при­казы по кадрам - в отделе кадров, бухгалтерская документация - в бухгалтерии, учебная документация - в учебной части и т.д. Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой систе­ме и единых правилах регистрации, на всеобщей доступности реги­страционных данных, естественно, с соблюдением всех положений конфиденциальности информации.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обяза­тельным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило за год. Вме­сте с датой и названием он служит поисковым образцом документа и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, при­надлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и т.д. и служат целям облегчения поиска.

Индексом документов, формируемых в дела только по названи­ям и авторам (бухгалтерские-балансы, протоколы, наряды и др.), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива.

Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, кор­респондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы и др.), служит порядковый регистрационный номер, допол­ненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительно­го буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявле­ний и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополня­ется начальной буквой фамилии заявителя, например И-221, К-212, А-213 и т.д.; при регистрации коллективных предложений, заявле­ний и жалоб проставляется только порядковый регистрационный номер; при регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой К, например 18-К, 107-К и т.д.; к приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, о всех видах поощрений и наложении дисциплинарных взысканий, увольнении; при регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер из общего массива решений исполкома дополня­ется буквой П, например 74-П и т.д. Возможно использование и собственной системы буквенных индексов, например довольно час­то в кадровых документах используется индекс л/с - по личному составу.

Порядковый регистрационный номер может быть дополнен но­мером самого массива; так как при регистрации протоколов сессий представительных органов регистрационный порядковый номер за период созыва дополняется номером созыва, например номер про­токола второй сессии семнадцатого созыва - 2/17.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части доку­мента.

При регистрации документа индекс, как и другие его регистра­ционные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться дополнительные индек­сы и других реквизитов, которые вносятся при первичной регистра­ции или заполняются в процессе исполнения документа.

Классификация документов и информации является основой построения всех основных частей ИПС:

при регистрации - для выделения регистрируемых массивов документов;

при индексировании - проставляются индексы соответствую­щих классификационных справочников;

при индексировании документов и в ИПС ручного типа, и в автоматизированной;

при организации информационно-поисковых массивов, таких, как схема систематизации различных справочных и контрольных карточек;

при поиске документов и информации.

В ИПС разрабатываются и используются различные классифи­кационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил ввода и вывода документной информации в ИПС. В любой ИПС этот перечень будет зависеть и базироваться на комплексе регистра­ционных характеристик документа (автоматизированная ИПС) и на комплексе используемых карточек (традиционная ИПС).

В соответствии с регистрационными данными документа наиболь­шее распространение в ИПС находят следующие классификаторы:

название документа: классификатор названий документов;

автор (корреспондент): классификатор корреспондентов;

заголовок документов или его краткое содержание: классифика­тор вопросов деятельности организации;

резолюция: классификатор резолюций;

исполнитель: классификатор исполнителей;

отметка об исполнении: классификатор результатов исполнения документов;

адрес хранения: номенклатура дел.

Помимо перечисленных в конкретных ИПС могут составляться и другие классификаторы в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации. Для обеспечения информацион­ной совместимости поисковых массивов рекомендуется централизо­ванная разработка классификаторов в пределах одной отрасли, объ­единения или крупной организации.

Классификатор названий (видов) документов разрабатывается на основе всех документов, используемых в организации, как составля­емых, так и получаемых. При формулировании названий (видов) документов необходимо использовать наименования унифицирован­ных форм управленческих документов, вошедшие в Общероссийский классификатор управленческой документации, отраслевые унифици­рованные формы документов, основные положения ГСДОУ.

Классификатор названий (видов) документов может стать осно­вой для составления в организации различных перечней документов: «Перечня регистрируемых документов, подлежащих контролю испол­нения», «Перечня документов со сроками исполнения». На основа­нии классификатора рекомендуется составлять «Табель документов организации и ее структурных подразделений». В автоматизирован­ных ИПС классификатор видов документов используется при вводе информации о документе в базу данных и при поиске документа (сопоставление поискового образа документа и запроса).

Классификатор корреспондентов разрабатывается на основе пе­речня названий организаций, предприятий и учреждений, с которы­ми данная организация связана в своей деятельности. Состав и объ­ем классификатора корреспондентов обычно зависит от принадлеж­ности данной организации к определенной отрасли и уровня в сис­теме управления, от вопросов основной деятельности, которые она решает в пределах своей компетенции. Например, корреспондента­ми государственной службы, министерства будут высшие и централь­ные органы власти и управления, подведомственные предприятия, организации, учреждения, входящие в систему отраслевого управле­ния, включая научно-исследовательские, проектные, конструкторские и прочие организации, состоящие и не состоящие на самосто­ятельном балансе.

При применении автоматизированной обработки информации локальные индексы классификатора корреспондентов должны иметь возможность перехода на коды Общероссийского классификатора предприятий и организаций (ОКПО). ОКПО включает предприятия и организации, состоящие на самостоятельном балансе и обладаю­щие правами и обязанностями юридического лица, в том числе пред­приятия и организации общероссийских министерств и ведомств, предприятия и организации субъектов федерации, органы государ­ственного управления, зарегистрированные частные компании, ас­социации и общественные организации.

Классификатор вопросов деятельности организации представляет собой перечень вопросов, входящих в компетенцию как организа­ции в целом, так и ее структурных подразделений. Классификатор разрабатывается на основе организационных и распорядительных документов, содержащих сведения о функциях, правах, обязанностях (уставы, положения об организации, положения о структурных подразделениях, приказы о распределении обязанностей между ру­ководителями организации, планы, отчеты о деятельности и др.).

При разработке классификатора вопросов деятельности местных представительных органов используется действующее законодатель­ство. Составление классификатора вопросов деятельности связано с выявлением всего круга вопросов и представлением их в удобной для пользователя системе.

Классификатор структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организаций, предприятий и учреждений. В отрасли может создаваться типовой классификатор структурных подразделений для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, научно-исследовательские институты и т.д.). Формулировки объектов в клас­сификаторе структурных подразделений даются в соответствии с действующими нормативными документами.

При разработке в отрасли типового классификатора структурных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок ис­пользуются наиболее распространенные названия с указанием воз­можных вариантов их толкования.

Систематизация объектов в классификаторе сохраняет последо­вательность наименований структурных подразделений, закреплен­ную в действующих нормативных документах (типовая структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Отличие заключается лишь в том, что в классификаторе на первое место ста­вится служба документационного обеспечения управления (управле­ния делами, канцелярии и т.д.). В классификатор структурных под­разделений включаются также общественные организации, общест­ва, союзы.

Классификатор исполнителей или только ответственных испол­нителей представляет собой перечень фамилий руководителей струк­турных подразделений, отвечающих за исполнение документов, по­ручений. Фамилии в классификаторе перечисляются в последова­тельности, соответствующей перечислению наименований структур­ных подразделений в действующих нормативах (типовая или при­мерная структура, структура и штатная численность, штатное распи­сание).

Ввод сведений о документе в ИПС производится путем записи его индекса и соответствующих реквизитов в регистрационные входные формы: регистрационно-контрольные карточки (РКК), экран­ные формы, регистрационные журналы.

Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветные маркироваль­ные полосы по верхнему краю или по диагонали; ручные и механи­зированные регистрационные формы могут изготавливаться на бу­маге различных цветов и тонов.

Введение регистрационных журналов целесообразно для до­кументов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях мини­мального объема документооборота (в структурных подразделени­ях). Журнал рекомендуется составлять из отдельных листов-блан­ков, .что позволит заполнять их с помощью пишущей машины, принтера, других средств оргтехники и постепенно формировать сам журнал, в том числе с одновременным вводом информации в машинную память.

Так, с помощью копировально-множительной техники создание регистрационных форм может осуществляться методом копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем (автор, название документа, дата, индекс, заголовок и т.д.) через прозрачный трафарет.

Применение 'копировально-множительной техники частично механизирует одну трудоемкую операцию регистрации - составле­ние и тиражирование РКК или других форм, в остальном технология регистрации не меняется.

При использовании компьютерных технологий ввод сведений о документе в автоматизированную ИПС осуществляется непосредственно с документа на машинный носитель с помощью клавиатуры и других устройств ввода. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива.

Ручной информационно-поисковый массив организации состо­ит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных жур­налов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают оператив­ный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся для регистрации документов.

Как правило, составляются самостоятельные контрольно-справоч­ные картотеки (информационные базы данных), картотеки по предло­жениям, заявлениям и жалобам, тематические картотеки к ведомствен­ным нормативам: приказам, решениям, поручениям.

Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по не­исполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурным под­разделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов.

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них необходимыми отметками перемещаются из первой части кар­тотеки во вторую в соответствующие разделы и рубрики.

Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизиро­ваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел. Аналогич­но целесообразно формировать и машинные базы данных.

В зависимости от объема документов, системы регистрации, контроля и задач поиска может вестись единая контрольно-справоч­ная картотека (база данных) или несколько самостоятельных.

Для более полного раскрытия содержания документов и повы­шения эффективности ИПС создаются кодификационные тематиче­ские картотеки (базы данных по нормативным актам), для которых рекомендуется использовать форму тематической карточки, приме­няемой в государственных архивах.

На каждый вопрос, предмет, содержащиеся в тексте документа, составляется отдельная карточка, поэтому один документ в зависи­мости от содержания может быть расписан на нескольких карточках. Систематизируется информация в соответствии с рубриками внут­рисистемного классификатора вопросов деятельности организации. Тематические картотеки используются только в справочных целях, в качестве контрольных картотек не применяются; индексы вопросов на документ не переносятся.

В базе данных (на оборотной стороне карточки) фиксируется информация об изменениях в действующих нормативах по данному вопросу; старые записи не уничтожаются. Кодификационные тема­тические карточки могут использоваться ведомственным архивом для организации поиска документов по вопросам.

Автоматизированный информационно-поисковый массив ведет­ся в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением.

Выбор той или иной технологии ведения информационно-поисковой системы находится в компетенции руководства орга­низации. Также признано нецелесообразным вводить единую, строго регламентированную форму входного формата ИПС. Вме­сте с тем необходимость обеспечения совместимости, ясности и полноты информационного содержания информационных систем не подлежит сомнению.

Исходя из этого постулата организации делопроизводственных ИПС в ГСДОУ нормативно закреплен только состав показателей, которые должны быть введены в ИПС, и правила заполнения этих показателей для обеспечения их однозначного толкования (табл. 9.1).

Таблица 9.1