Составление заголовков дел

Заголовок дела - важнейший элемент номенклатуры. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая перепис­ка» и т.д. Заголовок дела формулируется на основе элементов, распола­гаемых в следующей последовательности:

название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

автор документа (название организации, структурного подраз­деления);

корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы);

вопрос или краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержа­ние документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером докумен­тов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единствен­ном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

«Журнал учета выдачи дипломов»

«Протоколы собраний акционеров предприятия»

«Сводки по контролю исполнения документов».

При наличии в деле документов нескольких названий они пере­числяются в заголовке, например:

«Отзывы и заключения на научные работы, присланные в ...»

«Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета...».

Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одно­му вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин «докумен­ты». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются на­звания документов, из которых будет формироваться дело, напри­мер:

«Документы, подготовленные по заданию органов государственно­го управления (справки, обзоры, аннотации, информация и др.)»

«Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уго­ловным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, ха­рактеристики)».

Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последователь­ностью разрешения одного вопроса, формулируются с использова­нием термина «дело»:

«Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управ­ленческого персонала».

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирую­щих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:

«Переписка с заказчиками о сроках поставки продукции». Для документов, создаваемых в организации, автор документа - название организации (структурного подразделения) указывается кратко или приводится его общее видовое название:

«Протоколы заседания Совета директоров».

При указании в заголовке корреспондента используется конкрет­ное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:

«Переписка с Росархивом о ...»

«Переписка с международными, организациями о научном сотруд­ничестве».

Если документы касаются переписки с разнородными корре­спондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указыва­ются:

«Переписка по научно-организационным вопросам».

Если документы относятся к корреспонденции одной админис­тративно-территориальной единицы (населенного пункта), то в за­головке дела указывается ее (его) название:

«Переписка с производственным объединением «Алмаз» (г. Орел) о выполнении договора по поставкам продукции».

Если содержание дела касается нескольких однородных адми­нистративно-территориальных единиц, то их конкретные названия в заголовке дела не указываются, а дается общее название:

«Переписка с организациями Объединения архивов Москвы о прове­дении научно-практической конференции».

В заголовке дела может указываться временной период, к кото­рому относится содержание документа:

«Приказы по основной деятельности за 1997 г.»

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документа­цию, указывается не только год, но и месяц, квартал:

«Бизнес-планы филиалов на 1998 г.»

«Сводный баланс доходов и расходов за 1996 г.».

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):

«Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)».

В заголовках дела при необходимости дается указание на копий­ность документов:

«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного соста­ва студентов. Копии».

Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составля­ется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.