Общие требования к формированию дел

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

распределение исполненных документов по делам в соответст­вии с номенклатурой дел;

расположение документов внутри дела в определенной последо­вательности;

оформление обложки дела.

Эти операции выполняются в течение года, что ускоряет и об­легчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, также и при последующем их хране­нии в ведомственном архиве.

В организациях формирование дел осуществляется централизо­ванно или децентрализованно. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае - всеми структурными под­разделениями организации. Формирование дел в структурных под­разделениях осуществляется с помощью ответственных за докумен­тацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство за правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ве­домственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений.

В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, судебных, личных дел, документов орга­нов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год, и др. Формирование дел осу­ществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых до­кументов и информации.

Документы постоянного и временного сроков хранения группи­руются в дела отдельно. Например, следует хранить в делах отдельно оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы рабо­ты и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В отдельных случаях допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они от­носятся к одному вопросу. По окончании календарного года и реше­ния вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело обычно включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабо­чие варианты (проекты) документов, размноженные копии. Исклю­чение составляют черновые и дублетные материалы особо ценных документов, копии, которые имеют резолюции, визы, пометки, яв­ляющиеся дополнением к основному документу.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стан­дартов ГСДОУ и других нормативных документов. Группировка до­кументов в дела проводится согласно отметкам исполнителей на документах «в дело №..., дата и подпись исполнителя» в соответствии с номенклатурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Не допускается разобщение в делах запросов и ответов, подшив­ка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих воз­врату корреспондентам.

Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 4 см в толщину. Ограничений по минимальному объ­ему дел не существует. При большом объеме документов, относя­щихся к одному делу, проводят деление комплекса на самостоятель­ные тома, части. Или создают новые дела, систематизируя докумен­ты по хронологии, вопросному принципу.

Внутри дела документы располагаются в определенной последова­тельности. От выбранной последовательности расположения докумен­тов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов. Обычно докумен­ты внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздни­ми датами. Документы могут быть расположены по порядковым номе­рам (приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения во­просов. Это относится, например, к переписке, когда документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, независимо от даты их ут­верждения или составления, присоединяются к соответствующим до­кументам. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут размещаться и в алфавитной последователь­ности. В таком порядке, например, располагаются предложения, за­явления и жалобы граждан. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные анкеты, сводки, отчеты, поступа­ющие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке на­званий предприятий) и другие документы.