Установление сроков хранения дел

Значение документов, откладывающихся в организации-фондо-образователе, неодинаково. Одни необходимы только для оператив­ной работы в течение определенного времени и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных пло­щадей ведомственных архивов организации. Другие документы име­ют большой период практического использования, обладают науч­ным, историческим значением и должны храниться постоянно в го­сударственных архивах. Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных доку­ментов. Установленные ими сроки хранения документов являются обязательными. Сроки хранения документов, установленные типо­выми перечнями, сокращать не разрешается. В случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, типовые сроки могут быть увеличены. При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. Сро­ки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведом­ственным перечнями, устанавливаются ЭПК соответствующего ар­хивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и ЦЭК (ЭК) организации.

Установление сроков хранения документов на основании типо­вых или ведомственных перечней осуществляется поэтапно.

Сначала определяется категория данной организации. Напри­мер, в ведомственном перечне все организации отрасли разделены на четыре категории, в соответствии с которыми организации, вхо­дящие в 1-3-ю категории, сдают документы на постоянное хранение в государственные архивы; от организаций, входящих в 4-ю катего­рию, документы на постоянное хранение в государственные архивы не принимаются. Затем в зависимости от категории данной органи­зации устанавливаются по перечню и сроки хранения документов. Например, по указанному перечню организации 1-3-й категорий в своих номенклатурах для дела с заголовком «Поручения (задания) правительственных и вышестоящих органов и документы по вы­полнению поручений» укажут срок хранения «Постоянно», а ор­ганизации 4-й категории для аналогичного дела укажут срок хра­нения - 10 лет.

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, имею­щие разные сроки, например:

«Планы финансирования и кредитования»

а) годовые - постоянно;

б) квартальные - 3 года;

в) месячные - 1 год.

Поэтому в номенклатуру организации из статьи перечня пере­носится тот пункт и срок хранения, к которому относится конкрет­ная категория документов.

В номенклатуру дел организации должны переноситься из пе­речней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истече­нии указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации в ЭПК архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться вре­менным без отметки «ЭПК» или заменяться на постоянный, если ЭК и ЭПК придут к выводу, что документы имеют научное и исто­рическое значение.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативно­го, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми», «До минования надобности». Отметка «Хранить до передачи в государст­венный архив, не принятые уничтожаются по миновании надобнос­ти», означает, что вопрос об окончательном сроке хранения данной категории дел решается по усмотрению государственного архива.

Правильное определение сроков хранения недостаточно прово­дить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со стать­ями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содер­жания имеющихся в делах документов. Если в деле содержатся доку­менты по одному вопросу, но различной значимости, с разными сро­ками хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения (в приведенном случае - 10 лет).

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопро­изводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.