Документов. Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям, (приказы, распоряжения, указания

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям, (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, прика­зы организации и т.д.). Приказы организации группируются в отдель­ные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказа по административ­но-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядитель­ными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении рас­порядительные документы не издавались, то эти документы форми­руются в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их ис­полнению группируются в дела по направлениям деятельности орга­низации.

Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоко­лы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готови­лись (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти докумен­ты помещаются после протоколов в последовательности рассмотре­ния вопросов. При значительном объеме таких документов их фор­мируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последователь­ности решения вопросов.

Стенограммы заседаний, как правило, формируются в отдель­ные дела. .

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки груп­пируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени состав­ления, например: отчет за 1996 г., составленный в 1997 г., должен быть подшит вдело 1996 года, а не 1997 года; план на 1998 г., состав­ленный в 1997 г., - вдела 1998 года. Перспективные планы относят­ся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспектив­ного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к пер­спективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в систе­матическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятель­ности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной запис­ки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вна­чале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце — приложения. Последовательность приложений определяется после­довательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группи­руются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном по­рядке по фамилиям.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с дру­гими документами по данному вопросу. Например, к отчету пред­приятия по основной деятельности за 1996 г. прилагаются формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.

Переписку рекомендуется группировать в дела в хронологичес­кой последовательности разрешения вопросов, начиная с более ран­них документов и кончая более поздними в пределах данного вопро­са. При возобновлении переписки по определенному вопросу, на­чавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела теку­щего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимо­сти от специфики организации переписка группируется в дела в те­чение календарного года, срока созыва и т.д.

Личные дела занимают значительное место среди документа­ции организации. В них группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., которые в личные дела не группируются, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в дела временного хра­нения.

В личных делах документы группируются в следующей последо­вательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнении к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жало­бам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются в самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы организаций и их заявле­ния и жалобы поличным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, со­ставляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявле­ния, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Вну­три документы располагаются по хронологии.

Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и т.д.), поступающие в вышестоящие организации, группируются, как правило, в самосто­ятельные дела по каждой организации. Кроме того, может быть ис­пользована группировка в дела документов одного названия по всем подведомственным организациям. Например:

«Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».

Рационализаторские предложения, авторские свидетельства, патенты на изобретение, заявки о выдаче диплома на открытие, стан­дарты, нормативы в организациях, которые их разработали или ут­верждают, группируются в самостоятельные дела по каждому отдель­ному конкретному вопросу. Причем комплекс документов, группи­руемых в деле, и порядок их расположения определяется специаль­ными правилами. В организациях, пользующихся этими документа­ми, перечисленные документы могут группироваться в одном деле или по отдельным вопросам.

Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номен­клатуру дел.

Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл дан­ных.

В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответст­вовать внутренней структуре базы данных.

При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.