Принципы соответствия

• Принцип соответствия эффективности производст­ва и экономичности: для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами, Приоритет в большинстве случаев принадлежит эффективно­сти. Так, увеличение эффективности всегда связано с увели­чением качества изделий, а это приводит к увеличению затрат, и это оправдано. Известный политический лозунг бывшего СССР периода застоя: «Экономика должна быть экономной» не соответствует данному принципу.

• Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления. Как показывает практика, очень маленькие и очень большие организации работают менее эффективно, чем их промежуточные по раз­меру аналоги. Многие руководители не замечают, что их ор­ганизации постепенно превращаются в больших монстров с нарастающими трудностями производства и управления. Во­время произвести объединение или разъединение организаций на филиалы - это важная задача руководителей. Критерии проведения этой работы - снижение спроса на товары, рост незапланированных увольнений персонала, рост затрат на управленческий аппарат.

• Принцип прямоточности: производственные и инфор­мационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операции

Пример. Завод по производству сверл можно построить по двум схемам:

А) по схеме разделения операций: заготовительный цех, токарный мех, фрезерный цех, цех термообработки, заточной цех. При этом обеспечивается концентрация однотипного оборудования на одной территории, что, несомненно, очень удобно. Однако заготовки сверл после соответствующих опе­раций нужно перевозить в очередной цех с составлением большого количества сопроводительных документов. В каж­дом цехе обязательно испортят несколько сверл или они про­падут, т. е. труд предыдущих операций обесценивается, что также требует большого документационного оформления ме­жду цехами. Таким образом, уходит много времени, бумаг, ресурсов, а также перераспределяется ответственность за вы­пуск сверл, доходящая до безответственности;

Б) по принципу универсальности операций: цех игольча­тых сверл, цех средних сверл, цех крупных сверл. В каждом цехе сосредоточено оборудование для полного процесса изго­товления сверл. При этом, конечно, ухудшаются условия тех­нического обслуживания оборудования. Однако увеличивает­ся ответственность руководителя цеха за количество и качест­во продукции и существенно уменьшаются время и средства на выполнение вспомогательных операций. Этот путь и реали­зует принцип прямоточности.

Далее перечислим еще ряд принципов без подробных объ­яснений.

• Принцип ритмичности: производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее за­данным временным интервалам. Например, равномерная под­готовка студентов к экзаменам.

Принцип пропорциональности: производственные и
информационные процессы должны идти по графику, чтобы
не было простоев и затоваривания

Принцип синхронизации (системный принцип): среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразде­лений. Например, в ГУУ центр синхронизации — студенче­ские группы.

-3-

Процесс организации отражает количественные и качест­венные изменения объекта управления на всех его фазах, эта­пах и стадиях. Если изменений нет, нет и самого процесса. Упрощенно схема процесса организации представляется в ви­де следующих этапов:

Возмущающие воздействия -Цель-Ситуация-Проблема- Решение

Каждый этап состоит из набора процедур и операций. На­бор процедур для всех этапов одинаков и включает: разработ­ку, согласование, утверждение, организацию и принятие ре­шений. Каждая процедура включает следующий набор опера­ций: определение, формулировка, разработка вариантов, нако­пление, хранение, обработка, анализ и оценка, разработка средств реализации и др.

В зависимости от построения, выбора того или иного сочета­ния процедур и операций процесс организации может получить следующие свойства: устойчивость или изменчивость, непре­рывность или дискретность, цикличность или однократность. Каждое свойство процесса имеет сферу эффективного приложе­ния. Рассмотрим реализацию каждого свойства процесса.

Устойчивость.При возникновении возмущающих воз­действий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме:

Цель - Ситуация - Проблема - Решение.

Этот процесс связан с созданием некоторого запаса, ком­пенсирующего возможные отклонения при корректировке це­ли, изменении ситуации или изменении варианта решения.

Пример 1. Процесс организации, связанный с пассажир­скими перевозками в аэропорту Хитроу (Великобритания). Цель - обеспечение своевременной доставки пассажиров в места следования.

Для выполнения цели самолеты загружаются пассажирами на 75-80 % в штатной ситуации полетов. В случае нелетной погоды (возмущающее воздействие) в аэропорту скапливается пассажиров больше обычного. В этих случаях после разреше­ния полетов самолеты загружаются полностью и достаточно быстро количество пассажиров в аэропорту приходит в норму без организации дополнительных рейсов, изменения графика полетов. Снижение прибыли от неполной загрузки самолетов полностью компенсируется отсутствием дополнительных за­трат (довольно значительных) на внесение изменений в гра­фик полетов.

Пример 2. Процесс организации, связанный с работой тех­нологического оборудования станкостроительного завода. Цель - обеспечение ритмичности работы технологического оборудования.

Для выполнения цели часть технологического оборудова­ния (примерно 20%) находится в резерве, кроме того, объем функций, выполняемых специалистами, также уменьшен от­носительно нормы на 10-15%. В случае неожиданных поло­мок оборудования или увеличения заказа подключаются но­вые мощности и резерв функций специалистов. В случае по­ломок оборудования у специалистов имеется время для качественного ремонта. Снижение прибыли (упущенная прибыль) от неполной загрузки всего парка оборудования полностью компенсируется затратами на штурмовщину в работе.

Изменчивость.При возникновении возмущающих воз­действий на любом этапе процесс будет протекать по новой схеме:

Ц-С-П-Р.

Этот процесс связан с созданием запасных вариантов при заранее предусмотренных параметрах возмущающих воздей­ствий. В этом случае соответствующий руководитель должен иметь набор инструкций с грифом «вскрыть в случае...» Если случатся непредвиденные возмущающие воздействия, то про­цесс может пойти по непредсказуемой схеме с большими за­тратами всех ресурсов.

Пример. Процесс организации, связанный с пассажирски­ми перевозками в аэропорту Шереметьево. Цель - получение максимальной прибыли.

Для выполнения цели самолеты загружаются пассажирами полностью. В случае нелетной погоды (возмущающее воздей­ствие) в аэропорту скапливается пассажиров больше обычно­го. Для таких случаев заранее предусматривают использова­ние запасных самолетов, резерва летного и обслуживающего состава, а также дополнительные средства на места в гостини­це, питание и др. Таким образом, если погода летная, то про­цесс идет по схеме:

Ц-С-П-Р,

если нелетная - то по схемам типа:

Ц-С-П.-Р,

Непрерывность.При возникновении возмущающих воз­действий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме:

Ц-С-П-Р

путем постепенного изменения (увеличения или уменьше­ния) объема работ, выполняемых на всех этапах одновременно.

Этот процесс связан с эволюционными (постепенными) изменениями в выполнении операций на каждом этапе.

Пример. Процесс организации, связанный с пассажирски­ми перевозками в аэропорту Хитроу. Цель - обеспечение своевременной доставки пассажиров в места следования.

В результате хорошо проведенной рекламной кампании пассажиропоток увеличился на 30%, что на 5% больше ожи­даемого (возмущающее воздействие). Руководству авиа­компании в дальнейшем необходимо разработать пакет ре­шений, направленных на постепенное расширение залов ожидания, самолетного парка и других необходимых пре­образований.

Дискретность.При возникновении возмущающих воз­действий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме:

Ц-С-П-Р

путем постепенного изменения (увеличения или уменьше­ния) объема работ, выполняемых полностью на каждом этапе: сначала на одном, затем на другом и т.д.

Этот процесс связан с постепенным наращиванием или ослаблением до заданного конечного состояния одного этапа (начинают обычно с цели), а затем переходят к следующему этапу и т.д. Пример. Процесс организации, связанный с модернизаци­ей технологического оборудования на станкостроительном заводе. Цель - повышение качества выпускаемой продукции в результате использования современной технологии.

В начале проводится полный комплекс работ по составле­нию, согласованию и утверждению бизнес-плана. Затем соби­рается информация и анализируется текущее состояние (си­туация) завода, источником и условий финансирования, опре­деляются возможности потенциальных поставщиков новой технологии и т.д. После этого все внимание уделяется форми­рованию проблем. И, наконец, разрабатывается комплекс ме­роприятий по выполнению выбранных вариантов решений. Процесс осуществляется шаг за шагом.

Цикличность.При возникновении возмущающих воздей­ствий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме:

Ц-С-П-Р

путем многократного (циклического) прохождения по всем этапам процесса до выполнения поставленного условия. Например, достижения стабилизации, выход на заданный уро­вень качества продукции, полный переход на выпуск нового изделия. Часто это свойство связано с управлением по проме­жуточным результатам.

Этот процесс связан с постоянной коррекцией выполняе­мых операций в зависимости от промежуточных результатов.

Пример. Процесс организации, связанный с совершенст­вованием качества продукции. Цель - обеспечение конкурен­тоспособности продукции.

Для выполнения цели производятся постепенное совер­шенствование технологии изготовления продукции и оценка ее конкурентоспособности. При достижении заданного уровня продаж и качества продукции процесс совершенствования прекращается.

Однократность.При возникновении возмущающих воз­действий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме:

Ц-С-П-Р

путем однократного прохождения по всем этапам процес­са и достижения поставленной цели по принципу «пришел, увидел, победил!».

Этот процесс связан с высоким профессионализмом руко­водителя и наличием благоприятных условий для выполнения цели.

Пример. Процесс организации, связанный с демонтажем последних 10 метров треснувшей 60-метровой высотной тру­бы ТЭЦ. Цель - обеспечение безопасности близко стоящих жилых домов.

Разработанное специалистами решение обеспечило вы­полнение цели за одну операцию, произведенную путем на­правленного взрыва заряда, заложенного в тело трубы на вы­соте 52 м.

Таким образом, руководитель или специалист, разрабаты­вающий решение, всегда может подобрать необходимый на­бор свойств процесса для эффективного достижения постав­ленной цели. Если свойства процесса не учитываются, руко­водители часто сталкиваются с трудностями или непредска­зуемыми последствиями.

В деятельности руководителей встречаются и другие схе­мы процесса.

Выбор схемы процесса организации предопределяет дальнейшие действия руководителя В результате анализа свойств процесса организации мож­но сформировать следующие принципы его построения:

•Процесс должен быть направлен на достижение целей,
а не на устранение возмущающих воздействии. Этого прин­ципа придерживается, например, известный шахматист Г.Каспаров при проведении матчей.

• При выявлении проблемы необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс.

• Следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс.

• Процесс должен обеспечиваться оптимальной информа­ционной средой.

• Процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы (согласованы, утверждены и т.д.).

• Обеспечение соответствия свойств процесса техническим и организационным ресурсам и организации.

Процессу организации уделяют значительное внимание в промышленно развитых странах.

Так, в некоторых японских фирмах используется пять эта­пов организации:

• первый этап: руководство фирмы совместно с привле­ченными специалистами разрабатывает общие соображения о производстве новой продукции, рынках сбыта;

• второй этап: эскизная разработка конструкторского и технологического проектов;

• третий этап: согласование с конкретными исполните­лями деталей технологического проекта, согласование с диле­рами деталей продвижения продукции на рынке;

четвертый этап: разработка конкретных решений и
проведение паблик-рилейшнз;

• пятый этап: доработка всех документов, их визирование (каждый причастный к работе ставит печать своей печаткой) и окончательное согласование.

Далее следует выбор лучшего решения. Затем все доку­менты либо направляют в работу, либо кладут в сейф иннова­ций до лучших времен.

-4-

В любой организации постоянно происходят различные измене­ния либо по инициативе руководства, либо по инициативе рядовых работников, либо по стечению обстоятельств. Изменения определя­ются и регулируются законом онтогенеза и законом единства анализа и синтеза. Принципы рационализации формируют механизм таких преобразований.

Рационализация призвана привести к достижению максимально возможного уровня эффективности при существующих в данный момент экономических условиях. Ниже приведены принципы рацио­нализации.

Концептуализация — для научно обоснованной рационализации необходимо предварительно выбрать основную идею, концепцию повышения организованности системы. Например, основной идеей рационализации производственного процесса может быть обеспечение его ритмичности и синхронности, идеей рационализации структуры управления может быть автономизация подразделений и т.д.

Проявлениями принципа концептуализации в совершенствова­нии народного хозяйства страны была стратегия электрификации, раз­работанная в 20-х гг. прошлого века, стратегии индустриализации и коллективизации. Они были основой для прорыва в развитии отече­ственной промышленности, хотя жесткие методы проведения преобразований имели для страны тяжелые социальные последствия. Напротив, перестройка, провозглашенная руководством страны в 80-х гг. 1 XX в., не имела под собой четкой концепции реформирования страны, поэтому привела к топтанию на одном месте и в конечном итоге к рас­паду Советского Союза.

Алгоритмизация— научно обоснованная рационализация предполагает использование четкой, логически обоснованной программы действий.

Алгоритмизация является особенно важной для рационализации крупных и сложных систем, а также при изменении процессов высокой ответственности. В соответствии с этим принципом разрабатывают инвестиционные проекты и бизнес-планы для создания новых видов продукции, открытия новых филиалов, для проведения реконструкции и технического перевооружения производства и т.д.

Негативным примером может быть предложенная руководством страны в 90-х гг. прошлого века концепция конверсии производства, т.е. перевода предприятий военно-промышленного комплекса на вы­пуск товаров народного потребления. Однако она не была подкреплена государственной программой преобразований и источниками финансирования, что стало причиной тяжелого финансового кризиса производства и банкротства многих предприятий.

Нормализация.Нормализация состоит в создании условий, которые обеспечивают сохранение целостности системы, поддержание равновесия во внешней и внутренней среде системы, реализацию ее целей и эффективное выполнение основных функций.

Если соответствующие условия отсутствуют, то достижение высокого уровня организованности, а иногда и функционирование системы невозможно.

Выделяют несколько направлений нормализации:

1) изменение внешней среды путем воздействия на отдельные
факторы и среду в целом. Например, воздействие на потенциальных покупателей с помощью рекламы, стимулирование продаж, формирование благоприятного общественного мнения о компании, лоббирование интересов отдельных компаний в органах власти;

2) переход в другую внешнюю среду. Например, выход на новые рынки, освоение новых сегментов рынка, переход в другую сферу деятельности;

3) изоляция от влияния внешней среды. Например, изоляция,;
человеческого организма от водной среды с помощью скафандра; изоляция предприятия с помощью службы охраны и включенных в систему. При этом предварительно необходимо выделить сферу деятельности, приоритетную в обеспечении организован­ности системы.

Например, в процессе реформирования предприятия сначала выделяют его ключевые проблемы, приоритетные направления дея­тельности, разрабатывают варианты реформирования, выбирают из них наилучший, под который разрабатывают конкретный проект.

Специализация— научно обоснованная рационализация должна предусматривать специализацию самой системы, ее подсистем и элементов.

Специализация — это концентрация системы (фирмы, подразделения) в определенной сфере деятельности. Все живые и неживые системы, а также их элементы в той или иной степени специализированы. Например, органы биологических систем специализированы на выполнении определенных функций, предприятие — на конкретных видах продукции.

Специализация имеет следующие достоинства:

-позволяет распределить функции и задачи по отдельным исполнителям;

-позволяет установить роль и место каждого компонента в системе;

-ориентирует исполнителей на осуществление определенной |деятельности;

-способствует оперативности, надежности и повышению качества выполнения функций.

Рациональная специализация должна быть установлена на всех _; уровнях системы. Причем чем ниже уровень соответствующего структурного компонента, тем более специализированной должна быть его деятельность. Например, на уровне предприятия специализация устанавливается на определенных видах продукции, на уровне подразделения — на конкретном виде деятельности (заготовительный цех, обрабатывающий цех, отдел сбыта, финансовый отдел и т.д.), на уровне работника — на выполнении конкретных задач и операций.

Однако уровень специализации должен быть оптимальным. Из­лишняя специализация затрудняет координацию действий звеньев организации по причине излишней раздробленности, а слишком широкая специализация снижает качество результата.

Стандартизация— научно обоснованная рационализация долж­на быть основана на использовании системы стандартов.

Стандарт — это образец, эталон, применяемый для сопоставле­ния с ним других подобных объектов.

Разработка стандарта целесообразна, если:

- элементы структуры или процесса многократно повторяются

- необходимо достичь единообразия элементов структуры или процесса.

Стандарты разрабатывают субъекты управления для их примене­ния конкретными исполнителями. Иногда создают иерархию стандар­тов. Сведенные в единую систему и документально зафиксированные стандарты представляют собой программу функционирования орга­низации и конкретных работников.

Объектами стандартизации могут быть:

- процессы, например типовой технологический процесс, на ос­нове которого разрабатывают конкретный процесс;

- процедуры, например процедура приема на работу, оформления отпуска, увольнения и т.д.;

- результаты, например стандарт качества на продукцию пред­приятия;

- структуры, например типовая структура организации, цеха,
участка, отдела;

- системы обеспечения деятельности, например системы ремон­тного, энергетического, инструментального обслуживания основного производства на промышленном предприятии и т.д.

Унификация— научно обоснованная рационализация должна быть основана на использовании унификации.

Унификация — это сведение многообразных конструктивных элементов к общему виду.

Таким образом, унификация создает условия для развития стан­дартизации, обеспечивает взаимозаменяемость элементов организации, что позволяет повысить надежность и оперативность функциониро­вания систем, а также сократить расход ресурсов.

Основными видами унифицированных элементов являются:

- структурные блоки и подразделения, например модули при­кладных компьютерных программ, конструкций автомобилей, программ обучения;

- внутрисистемные связи и соединения, например содержание
связей между функциональными подразделениями организа­ции. В частности, бухгалтерия связана с производственно-диспетчерским отделом по поводу выполнения оперативно-производственных планов, расхода материалов для выпуска продукции, с отделом сбыта — по поводу затрат на реализа­цию продукции и т.д.;

-элементы процессов: фазы, этапы, операции, например фазы технологического процесса (заготовительная, обрабатыва­ющая, сборочная); пускного режима; изоляция страны с тоталитарным режимом с помощью жесткого пограничного контроля;

- изменение параметров внутренней среды, т.е. адаптация к но­вым условиям функционирования. Например, изменение структуры организации при изменении условий внешней среды, предварительная психологическая подготовка, персона­ла к изменениям в организации.

Нормализация условий может быть обеспечена самой системой или воздействием со стороны субъекта, осуществляющего внешнее управление системой, например государственное учреждение.

Систематизация— рационализация должна быть системной, т.е. на каждом этапе каждое изменение должно быть согласовано с други­ми изменениями.

Это означает, что сформированная в ходе рационализации орга­низация должна быть целостной системой, находящейся в состоянии динамического равновесия.

Бессистемная рационализация приводит не к повышению, а к по­нижению организованности любых объектов или процессов и даже к полной дезорганизации. Это возникает потому, что снижается про­порциональность системы, а значит, и синергический эффект.

Например, установка в цехе современного оборудования не позво­лит повысить производительность и качество продукции, если пер­сонал не обучен работе на нем. Аналогично многие российские промышленные компании имеют систему качества, разработанную в соответствии с международными стандартами, однако качество про­дукции остается невысоким по причине нарушения установленных правил, процедур, норм и нормативов.

Классификация— научно обоснованную рационализацию следу­ет проводить на основе использования классификации систем, струк­тур и процессов.

Классификация позволяет установить тип структуры или процес­са, его возможности, уровень рациональности с точки зрения соответ­ствия целям и сложившейся ситуации, разделить любую совокупность элементов на отдельные виды и на основе этого распределить между ними роли, функции и ресурсы а также установить направление пере­стройки структуры организации или, соответственно, процесса.

Концентрация— при осуществлении рационализации основные усилия должны быть сконцентрированы на главном объекте, главной сфере и главном направлении рационализации.

Концентрация на главном объекте предполагает выделение имен­но того объекта, изменение организованности которого оказывает опре­деляющее воздействие на уровень организованности всех объектов- элементы ресурсного обеспечения, например оборудование и детали, необходимые для производства определенного вида продукции.

Использование этого принципа позволяет наиболее полно учи­тывать потребности конкретного потребителя. Примером может быть компания «Тойота», в которой организовано модульное производство автомобилей. Многообразие возможных модификаций и комплекта­ции позволяет удовлетворить практически любого потребителя.

Персонификация — научно обоснованную рационализацию мож­но провести только при условии закрепления полномочий и ответ­ственности за функционирование структур и осуществление процес­сов за конкретными должностными лицами.

В сфере управления персонификации подлежат:

- определение направлений деятельности;

- принятие решений;

- распоряжение ресурсами;

- контроль деятельности и оценка результатов;

- ответственность за создание условий для работы исполнителей.
В сфере исполнения персонифицируются:

- выполнение конкретных действий;

- пользование ресурсами;

-ответственность за результаты деятельности перед субъектом
управления.

Принцип персонификации должен быть обеспечен во всех сфе­рах деятельности, на всех уровнях и во всех подразделениях, так как отсутствие системы четких персональных полномочий и ответствен­ности делает структуру неупорядоченной, а цели нереализуемыми. На практике это достигается путем издания организационных и распорядительных документов, закрепляющих функции и ответ­ственность за их выполнение за конкретными должностными лицами.

Регламентация — научно обоснованная рационализация должна предусматривать определенный порядок функционирования органи­зации.

Этот порядок устанавливает субъект управления для исполните­лей процесса. Прежде всего нужно упорядочить:

- связи между подразделениями, т.е. нужно определить, кто кому
и какую информацию и материалы предоставляет для работы;

- процессы деятельности организации;

- разработку и принятие важнейших решений, т.е. распределе­ние прав принятия решений между уровнями управления,
в том числе какие вопросы могут решать напрямую между со­
бой руководители подразделений;

- процессы контроля за функционированием организации;

- процессы информационного обеспечения.