Учет труда и его оплаты

В зависимости от размеров организации учет личного состава работников может осуществлять специальная служба – отдел кадров или бухгалтерия. Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждены унифицированные формы документов по учету кадров (19 форм) и по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда (11 форм).

На основании личного заявления работника в обязательном порядке с ним заключается трудовой контракт и издается приказ (распоряжение) о приеме работника на работу ф. № Т-1, с которым знакомят работника под личную роспись. Данная форма составляется лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию на основании заключенного трудового договора. На основании приказа (распоряжения) работником кадровой службы вносится запись в трудовую книжку о приеме работника на работу и заполняются соответствующие сведения в личной карточке (форма № Т-2) (ФИО, дата рождения, квалификация, назначение и перемещение, отпуск, аттестация, приказ о переводе на другую работу), а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма № Т-54).

При переводе работника на другую работу издается Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5). Форма заполняется работником кадровой службы с учетом письменного согласия работника, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом, объявляется работнику под расписку.

Для оформления и учета отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором используется Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6).

Для оформления и учета увольнения работника используется Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-8). При увольнении материально ответственного лица к приказу (распоряжению) прилагается документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

Для оформления и учета направления работника в командировку используется форма № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», а документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, является Командировочное удостоверение (форма № Т-10). По возвращении из командировки работником составляется авансовый отчет (форма № АО-1) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду во всех отраслях используется Табель учета рабочего времени и расчета оплаты трудаф. № Т-12 и Табель учета рабочего времениф. № Т-13.

Составляются в 1 экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию. Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и пр.).

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

В промышленности для учета выработки и начисления заработной платы рабочим-сдельщикам применяются: наряд на сдельную работу, маршрутная карта, ведомость учета выработки.

Наряд на сдельную работу используется в единичных производствах и при выполнении разовых работ, например, ремонтных. В нем дается описание работ, их объем, норма времени, расценка и начисленная сумма оплаты труда.

Маршрутная карта применяется в серийных производствах, выписывается на партию деталей. В ней отражается движение деталей по всем технологическим операциям, количество сданных в производство и обработанных деталей, норма времени, расценка и сумма заработка. Данные о заработке каждого рабочего накапливаются в отдельном документе – рапорте о выработке.

Ведомость учета выработки используется в массовых производствах, характеризующихся тем, что рабочие выполняют однородные технологические операции. Она используется для учета количества обработанных деталей и начисления оплаты труда.

Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» утверждены следующие формы документов по учету работы автотранспорта и начисления заработной платы водителям (9 форм):

Путевой лист легкового автомобиля ф. № 3. Выписывается в одном экземпляре диспетчером, действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Путевой лист грузового автомобиляф. № 4-с (применяется при осуществлении перевозок грузов при условии оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам) , № 4-п (при условии оплаты работы автомобиля по повременному тарифу). Заполнение путевого листа до выдачи его водителю производится диспетчером организации. Остальные данные заполняют работники организации-владельца автотранспорта и заказчики. Путевые листы по формам N 4-с и 4-п выдаются водителю под расписку уполномоченным на то лицом только на один рабочий день (смену) при условии сдачи водителем путевого листа предыдущего дня работы. Выданный путевой лист должен обязательно иметь дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Путевой лист автобусаф. № 6 применяется для учета работы автобуса на городских и пригородных маршрутах.

Приказом Минсельхоза РФ от 16 мая 2003 г. № 750 «Об утверждении специализированных форм первичной учетной документации» для учета труда и заработной платы рекомендованы специализированные формы первичных документов:

«Учетный лист труда и выполненных работ» ф. № 410-АПК. Эта форма используется для учета ручных работ и с применением гужевого транспорта, выполненных группой работников (звено, бригада). Документ рассчитан на ведение в течение одного дня или нескольких дней при ограниченном количестве выполняемых работ. В документе записывается каждый работник, участвовавший в выполнении тех или иных работ в течение рабочего дня, его табельный номер, наименование работы и под какую культуру, отработано часов, объем выполненной работы, начислено основной и дополнительной оплаты.

В случае если в течение одного рабочего дня работающий выполнял несколько видов работ и под разные культуры, то это фиксируется в отдельных графах, расположенных рядом. В конце документа (с правой стороны) по каждому работнику выводится общее отработанное время и общая сумма начисленной оплаты труда. Внизу выводятся общие итоги по всей группе работников, принимавших участие в работах.

Сведения об объемах выполненных работ записываются в учетный лист только на основании данных обмера обработанных площадей, подсчета или взвешивания продукции. Работа, выполненная недоброкачественно и подлежащая переделке, не принимается и в учетный лист не записывается. Учетный лист подписывает агроном и бригадир.

Чтобы рассчитать оплату работника за день, нужно расценку за его труд умножить на тот объем работ, который он выполнил, и разделить на норму работ, которую он должен был выполнить.

«Учетный лист тракториста-машиниста» ф. № 411-АПК применяется для учета механизированных работ, выполняемых тракторами, комбайнами, самоходными машинами (кроме транспортных работ тракторов). Документ открывается на каждого тракториста-машиниста и рассчитан на учет выполняемых работ на срок до 25 дней. В документе по каждой строке фиксируются все данные о выполняемых в течение дня работах: № поля, название культуры и выполненной работы, состав агрегата, агротехнические условия выполнения работы, бригада-заказчик, по какому счету учитывается работа, единица измерения, отработано часов, норма выработки, расценка, сменная эталонная выработка, фактически выполненная работа, начисленная оплата труда (основная, дополнительная, всего), оплата прицепщика (если на данной работе использовался прицепщик), расход горючего по норме и фактически.

Таким образом, объемы работ учитываются как в натуральных показателях (га), так и в условных эталонных гектарах. Натуральные показатели записываются в процессе замера работ. Показатель выработки в эталонных гектарах определяется путем умножения числа выполненных нормо-смен на эталонную сменную выработку. Эталонная сменная выработка определяется путем умножения коэффициента его перевода в условные тракторы на продолжительность в часах (за 1 принят Дт-75). Сумма основного заработка определяется исходя из тарифных ставок и количества сменных норм. В отдельных графах отражаются надбавки за классность, качество и своевременность выполнения работ и др. При использовании тракториста на работах, на которые отсутствуют нормы, учет работ ведут в часах, а число нормо-смен определяется путем деления фактических часов на сменное время.

Внизу документа приводятся общие итоги об отработанном времени, объеме выполненных работ, начисленной оплате труда и расходе горючего, количестве отработанных машино-дней и машино-смен. Кроме того, приводятся общие данные о движении горючего: остаток на дату выдачи учетного листа, получено (заправлено), остаток горючего на дату сдачи учетного листа. Разница (т.е. количество израсходованного горючего) должна сходиться с общим итогом по графе «Расход горючего (фактически)».

Документ подписывают тракторист-машинист, агроном, бригадир. Заполненный учетный лист утверждает руководитель подразделения, после чего в бухгалтерии основные данные из него переносятся в накопительную ведомость, ведомость учета затрат.

По работам, выполненным комбайнами, к учетным листам тракториста-машиниста прилагаются экземпляры реестров, путевок, талонов на отправку зерна для сверки с данными материального учета и начисления оплаты за полученную продукцию.

«Путевой лист трактора» ф. № 412-АПК используется для учета работ, выполненных трактористами на транспортных работах. Выпуск трактора из гаража на транспортные работы без путевого листа не допускается. Все путевые листы строго регистрируются и каждый имеет свой порядковый номер (с 1 января и до конца года). На лицевой части путевого листа указывается задание: в чье распоряжение направляется машина, откуда взять груз, куда его доставить, расстояние, название и класс груза, число ездок с грузом, количество груза. Здесь же механик (бригадир) удостоверяет техническую исправность трактора, подписывает разрешение на выезд, тракторист расписывается, что принял машину в исправном состоянии.

На оборотной стороне документа фиксируются данные о выполнении задания: откуда и куда перевезен груз, его название, класс, время отправления, время прибытия, бригада заказчика, шифр синтетического и аналитического учета работы, единица измерения, шифр основной оплаты, отработано часов, перевезено груза, сделано тонно-километров, начисленная оплата, выполнено нормо-смен, в переводе на условные эталонные гектары, пробег, в том числе без груза, расход горючего по норме и фактически.

В отдельном разделе документа приводятся данные о движении горючего: остаток при выезде, выдано (заправлено), остаток при возвращении. При возвращении в гараж фиксируются данные о начале и конце работы, о сдаче трактора трактористом, его исправности (неисправности) и приемке механиком. Данные из путевых листов переносятся в накопительную ведомость учета затрат.

«Расчет начисления оплаты труда работникам животноводства» ф. № 413-АПК предназначен для расчета оплаты труда работникам животноводства, исходя из объема выполненных работ, на которые установлены сдельные расценки. В документе по каждому работнику фермы указывается его должность, табельный номер, отработанное время, объем выполненной работы (полученной продукции) и, исходя из установленных расценок, производится начисление оплаты труда.

В документе можно одновременно вести учет по ферме, бригаде и различным видам выполняемых работ (получения продукции) - за счет выделенных для этого граф. В последней графе по каждому работнику выводятся итоги отработанного времени и начисленной оплаты труда.

На оборотной стороне документа по каждой графе выводятся общие итоги, указывается количество отработанных коне-дней гужевого транспорта. Документ подписывается зоотехником, бригадиром и бухгалтером, принявшим его для обработки. Данные из документа переносятся в расчетно-платежную ведомость и в накопительную ведомость учета затрат.

Для составления данного документа используют данные из первичных документов по учету движения животных и полученной готовой продукции (см. предыдущие темы).

«Наряд на сдельную работу» ф. № 414-АПК используется для учета выполненных работ в строительстве, промышленных, вспомогательных и прочих производствах группой работников (бригадой, звеном и т.п.).

Документ выписывается перед началом работ сроком до одного месяца. На лицевой стороне ежедневно или на определенный период записывается задание, разряд работы, норма времени и расценка за единицу работ. Здесь же после выполнения задания отражается количество принятых годных изделий или выполненных работ, указывается отработанное время, общая сумма оплаты труда и процент доплаты. На оборотной стороне документа заполняется табель, в котором учитывается время, отработанное каждым работником. Заработок каждого определяется пропорционально объемам выполненных работ, отработанному времени, разряду работ и установленным за нее расценкам.

Наряд утверждается руководителем подразделения и используется в бухгалтерии для записей в расчетно-платежную ведомость и в накопительную ведомость учета затрат. Форма может применяться не на группу, а на индивидуальных работников в строительстве, вспомогательных, обслуживающих и прочих производствах.

На лицевой и оборотной стороне наряда ежедневно записывается задание работнику. Здесь же фиксируется количество принятой работы (изделий), затраченное время (норматив и фактически), начисленная сумма основной оплаты, процент доплаты. Выдачу задания в наряде подписывает прораб или заведующий мастерской, приемку работ - руководитель соответствующего подразделения, для которого выполнялись работы. Правильность расчетов в наряде удостоверяет нормировщик.

Наряд утверждает руководитель подразделения, после чего он поступает в бухгалтерию для записи сумм в расчетно-платежную ведомость и в накопительную ведомость учета затрат.

«Ведомость выдачи натуральной оплаты» ф. № 415-АПК применяется для систематического отпуска продукции (молоко, яйцо, мясо и т.п.) в счет оплаты труда. Она является оправдательным документом для списания готовой продукции с фермы, склада и других мест хранения. Выписывается в одном экземпляре на одно наименование продукции. По ведомости натуральной оплаты производится определение стоимости выданной продукции в счет оплаты труда, исходя из установленных отпускных цен. Ведомость сдается в бухгалтерию в конце месяца.

За время выполнения государственных и общественных обязанностей, предусмотренных законодательством, а также во время очередного отпуска, временной нетрудоспособности и других случаях за работником сохраняется средний заработок. Исчисление среднего заработка осуществляется в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Средний заработок для оплаты отпусков и выплаты компенсации за неиспользованные отпуска исчисляется за последние 12 календарных месяцев (с 1-го до 1-го числа), предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом определяется средний дневной заработок путем деления суммы заработной платы, премий и вознаграждений фактически начисленных за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,4), который затем умножается на продолжительность отпуска в днях.

Так, для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, и выплаты

компенсации за неиспользованный отпуск средний дневной заработок (З )

сдок

рассчитывается следующим образом:

З = З / 12 / 29,3,

сдок ф

где З - сумма заработной платы, фактически начисленная за расчетный

ф

период;

12 - количество месяцев расчетного периода;

29,3 - среднемесячное число календарных дней.

Выплата пособий по временной нетрудоспособности производится на основании листка нетрудоспособности за первые три дня временной нетрудоспособности – за счет средств организации, а, начиная с 4 дня болезни, выплата пособий производится через организацию, но за счет средств ФСС.

За первые 3 дня временной нетрудоспособности работодатель оплачивает пособие в случае, если заболел или получил травму сам сотрудник организации. Пособия по беременности и родам, по уходу за заболевшим членом семьи или при карантине выплачиваются за счет ФСС с 1 дня.

Размер пособия при общем заболевании зависит от продолжительности страхового стажа (страховой стаж - это суммарная продолжительность времени уплаты страховых взносов и (или) налогов). При страховом стаже работы до 5 лет пособие выплачивается в размере 60% от среднего заработка; от 5 до 8 лет – 80% заработка; от 8 лет – 100% заработка. Независимо от стажа пособие в размере 100% заработка выплачивается вследствие трудового увечья или профессионального заболевания; лицам, имеющим на своем иждивении 3 и более детей, лицам, не достигшим 16 лет.

Сумма пособия по временной нетрудоспособности рассчитывается по следующему алгоритму:

1. Определяется среднедневной (часовой) заработок = Сумма заработка, начисленного за отчетный период (за последние 2 года, предшествующих месяцу наступления нетрудоспособности)/ Количество календарных дней, приходящихся на этот период (730). С 1 января 2010 года по 31 декабря 2011 года.

2. Определяется размер дневного пособия = Среднедневной заработок * Коэффициент, учитывающий непрерывный стаж.

3. Определяется максимальная величина дневного пособия = Максимальная величина пособия нарастающим итогом с начала года (с 1 января 2010 года – 415000 руб.; с января 2011 года – 463000 руб.; с 1 января 2012 года - 512000 руб.), 568000с 1 января 2013 года/Количество календарных дней, приходящихся на этот период (730) (ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 24 ноября 2011 г. N 974 О ПРЕДЕЛЬНОЙ ВЕЛИЧИНЕ БАЗЫ ДЛЯ НАЧИСЛЕНИЯ СТРАХОВЫХ ВЗНОСОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЕ ВНЕБЮДЖЕТНЫЕ ФОНДЫ С 1 ЯНВАРЯ 2012 Г.)

4. Сравнивается 2 и 3 показатель.

5. Определяется общий размер пособия. Если 2 меньше 3, путем умножения РДП на количество дней нетрудоспособности. Если 2 больше 3, путем умножения МВДП на количество дней нетрудоспособности.

В средний заработок, исходя из которого исчисляются пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком, включаются все виды выплат и иных вознаграждений в пользу застрахованного лица, на которые начислены страховые взносы в Фонд социального страхования Российской Федерации в соответствии с Федеральным законом "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования".

Для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда (материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и другие).

Если же работник в последние 12 календарных месяцев перед наступлением нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам проработал фактически менее 6 месяцев, пособие по временной нетрудоспособности (за исключением пособия по временной нетрудоспособности в связи с несчастным случаем на производстве и профессиональным заболеванием), пособие по беременности и родам выплачиваются в размере, не превышающем за полный календарный месяц МРОТ, установленный законодательством (5205 рублей). В этом случае МРОТ делят на количество рабочих дней в месяце нетрудоспособности, получив при этом сумму дневного пособия. Затем сумму дневного пособия умножают на количество дней нетрудоспособности.

Из начисленной работникам заработной платы производят различные удержания, которые можно разделить на 3 группы: обязательные; удержания по инициативе работника; удержания по инициативе организации.

К первой группе удержания относится удержание НДФЛ; удержания по исполнительным листам в пользу юридических и физических лиц (алименты); удержания по вступившему в законную силу приговору суда. Для данного вида удержания согласия работника не требуется.

При удержании НДФЛ следует руководствоваться главой 23 НК РФ и Методическими рекомендациями по применению главы 23. Налог удерживается по ставке 13 %. По ставке 35 % облагаются выигрыши и призы, процентные доходы по вкладам в банках и др. По ставке 9 % облагаются полученные дивиденды. Удержание алиментов производится в соответствии с Семейным Кодексом.

Ко второй группе относят удержания профсоюзных взносов; удержания в пользу физических или юридических лиц на основании письменного заявления работника.

К третьей группе относят удержания за причиненный организации материальный ущерб; удержания за брак; удержания своевременно не возвращенных подотчетных сумм; удержания по предоставленным займам и кредитам; удержания излишне выданной заработной платы. Основанием для подобных удержаний является приказ руководителя, с которым должно быть ознакомлено лицо, у которого производят удержания под расписку.

Для обобщения данных по каждому работнику, цеху, отделу и организации в целом о начисленной оплате труда, произведенных удержаниях, вычетах и выплатах, о состоянии расчетов по заработной плате бухгалтерией ведутся следующие учетные регистры.