Погодження наказу

Проект наказу обов'язково слід погодити з усіма заінтересованими струк­турними підрозділами та посадовими особами, яких безпосередньо стосу­ється зміст наказу, а у разі потреби — й зі сторонніми організаціями. Отже, погодження може бути як внутрішнім — у межах організації — автора нака­зу, так і зовнішнім — за її межами. Саме щодо оформлення пого­дження документа найчастіше припускаються помилок практики.

Внутрішнє погодження документа у межах організації оформлюють ві­зами.Віза свідчить про згоду або незгоду відповідної посадової особи зі змістом наказу. Візувати наказ можуть лише ті посадові особи, до компе­тенції яких належить вирішення завдань, сформульованих у документі.

Віза складається з таких елементів: назва посади особи, яка візує доку­мент, її особистий підпис, розшифрування підпису (ініціал(и) і прізвище) та дата візування. Наприклад:

Начальник планово-економічного відділу

Гордієнко С. К. Гордієнко

04.02.2008

Погодження документа в організаціїоформлюємо за допомогою віз. Погодження документа з іншими організаціямиоформлюємо за допомогою грифу погодженн.

Зовнішнє погодження документа здійснюють тоді, коли зміст наказу стосується сторонньої(-іх) організації(-й).

Згоду іншої організації, установи чи підприємства зі змістом наказу оформлюють за допомогою грифу погодження документа.

Гриф погодження розміщують нижче під реквізитом «Підпис», а за наяв­ності внутрішніх віз — нижче від реквізиту «Візи документа», без відступу зід межі лівого берега.

Цей реквізит складається з таких елементів:

• слово ПОГОДЖЕНО (без лапок);

• назва посади особи, яка погоджує документ;

• назва організації (входить до складу назви посади);

• особистий підпис та його розшифрування (ініціал(и) і прізвище);

• дата погодження.

Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Директор Центрального державного

архіву вищих органів влади і

управління України

(підпис) Н. В. Маковська

31 січня 2008 р.

Підписання наказу

Остаточно погоджений і оформлений належним чином проект наказу підписує керівник організації.

Слід пам'ятати, що посадова особа, яка готувала проект наказу, по­даючи його на підпис керівникові, має обов'язково доповісти йому про невраховані зауваження (якщо такі мали місце), з приводу яких не було знайдено компромісного рішення.

Доведення наказу до виконавців

З метою доведення наказу з основної діяльності організації або наказу з адміністративно-господарських питань до виконавців документ тиражу­ють у необхідній кількості і передають або розсилають за списком розсипки до структурних підрозділів організації, підвідомчих підприємств і установ, а також, у разі потреби, до інших заінтересованих організацій. Прізвища виконавців, до відома яких має бути доведено відповідний наказ, зазнача­ють у списку розсилки. Цей список готує укладач проекту наказу і передає його до служби діловодства організації разом із наказом. З наказом з основної діяльності організації та з наказом з адміністра­тивно-господарських питань (на відміну від наказів з особового складу) ознайомлюють під підпис лише в окремих випадках. Якщо ця процедура необхідна, то в наказі має бути сформульовано таке завдання:

7. Ознайомити з цим наказом під підпис головного інженера Павленка Ю. І. та виконроба Слюсарчука О. К.