Оформлення витягу з наказу

Витяг із наказу — це засвідчена копія частини тексту наказу.

У тексті наказу з особового складу може бути зафіксовано кілька не пов'язаних між собою питань. Якщо ж виникає потреба долучити до певної справи розпорядчий документ, зміст якого стосується лише одного питан­ня (управлінської дії щодо однієї посадової особи), то доцільно оформити витяг із наказу. Так, наприклад, зведений наказ з особового складу може містити пункти щодо призначення, переведення, заохочення та звільнен­ня різних працівників однієї організації, проте до особових справ кожного з цих працівників має бути долучено відповідний витяг зі зведеного наказу .

Витяг із наказу оформлюють на загальному чи спеціальному бланку або на аркуші паперу формату А4 чи А5 (залежно від обсягу тексту) з відтво­ренням таких обов'язкових реквізитів:

• назва організації;

• назва виду документа (ВИТЯГ ІЗ НАКАЗУ);

• дата;

• реєстраційний індекс;

• місце складання або видання;

• гриф обмеження доступу до документа (за наявності цього реквізи­ту в наказі);

• заголовок до тексту;

• текст;

• підпис;

• відмітка про засвідчення копії.

41. Вимоги до оформлення пояснювальної записки.

Вимоги до оформлення пояснювальної записки

Змістпояснювальної записки визначається темою дипломної роботи (проекту) та оформляється відповідно до структури пояснювальної записки. Загальними вимогами є чіткість побудови, логічна послідовність, переконлива аргументація, точність у визначеннях, конкретність у викладенні результатів роботи, обґрунтування висновків та рекомендацій.

Обсяг пояснювальної записки повинен становити 35 – 40 сторінок для бакалаврської роботи, 50 – 65 сторінок для роботи спеціаліста з урахуванням ілюстрацій (не менше 20% обсягу текстової частини), списку використаної літератури та додатків.

Пояснювальна записка подається у трьох формах:

· у роздрукованому вигляді, переплетена у жорстку палітурку;

· в електронному вигляді на диску форматом CD-R із записом усієї текстової і графічної частин дипломної роботи;

· у вигляді презентації Microsoft Office PowerPoint.

Пояснювальна записка до дипломної роботи (проекту), завершена та належно оформлена, має бути підписана студентом і керівником не пізніше встановленого терміну.

Матеріал пояснювальної записки подається у такій послідовності:

· авантитул;

· титульний аркуш;

· завдання до кваліфікаційної роботи;

· зміст (із зазначенням сторінок);

· основний текст;

· список літератури;

· додатки.

Пояснювальна записка виконується на папері формату А4, через 1,5 міжрядкового інтервалу, шрифтом Times New Roman, 14 кеглем, з полями зверху і знизу – 2 см, праворуч – 1 см, ліворуч – 3 см.

42. Вимоги до оформлення доповідної записки.

Доповідна записка - це документ, адресований керівникові структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалися, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки й пропозиції.

Укладається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресуються керівникові установи або підрозділу, де працює укладач, і зовнішні, адресовані керівнику вищої організації.

Доповідні записки бувають також інформаційного, звітного йініціативного характеру.

Якщо доповідна записка містить відомості внутрішнього характеру, її оформлюють за допомогою ПК, машинописним або рукописним способом на чистому аркуші паперу формату А4. Підписує таку доповідну записку укладач.

Якщо доповідна записка адресована в організацію вищого рівня від імені установи або структурного підрозділу, її оформлюють на ПК на загальному бланку. Підписує цю доповідну записку керівник підприємства.

Доповідні записки по загальних питаннях діяльності підприємства зберігають 5 років.

Зміст доповідної записки повинен бути точним та лаконічним, поділеним на частини. У першій частині тексту викладають факти або події, які стали приводом до написання доповідної записки. Друга частина повинна містити висновки та пропозиції щодо конкретних дій, які, на думку укладача, необхідно виконати у зв'язку з викладеними фактами.

Основні реквізити:

1. Посада і ПІБ керівника на чиє ім’я адресується.
2. Посада і ПІБ автора доповідної записки.
3. Найменування документа.
4. Заголовок (не завжди).
5. Текст.
6. Перелік додатків, якщо є.
7. Дата укладання, номер (якщо доповідна записка зовнішня).
8. Підпис особи, яка склала записку.