Мероприятия с участием журналистов

Приемы для журналистов имеют много общего с прове­дением пресс-конференций, но отличаются тем, что носят гораздо менее официальный характер и устраиваются в основном вечером.

В целях широкого распространения информации об организации проводится посещение организации журна­листами. Экскурсии для журналистов отличаются от дру­гих способов распространения информации возможнос­тью непосредственного наблюдения функционирования объекта представителями средств массовой информа­ции. Целями посещений журналистами объектов могут быть:

1) показ новых достижений — открытие выставки, филиала завода, завершение строительства новой школы, больницы, делового центра или отеля,

2) привлечение вни­мания общественности к решению проблем неудовлетво­рительного состояния объектов социальной значимости — ухудшение экологии, загрязнение воздуха промыш­ленными отходами и т.д.

Для событий небольшого масштаба посылаются персо­нальные приглашения редакторам и журналистам или при­глашаются небольшие группы представителей печати. Для освещения крупного события приглашения направляют цен­тральным, отраслевым, местным изданиям, теле- и радиокомпаниям. В приглашении четко указываются характер и программа встречи, место и время встречи, график дви­жения транспорта к месту прибытия, место размещения. Указываются условия приема журналистов — обеспечи­вается ли бесплатный проезд, гостиница и питание. Бес­платность проезда не обязательна, заинтересованные СМИ могут прислать представителей за свой счет. На потенци­ально интересное событие журналисты, в том числе, ино­странные приедут, даже если им самим придется оплачи­вать расходы. Однако указывать условия посещения обя­зательно — они могут повлиять на решение редактора — посылать своего представителя или нет.

В месте прибытия журналистов должен встретить кто-то из организаторов и сопровождать их в процессе всего маршрута. Журналистам раздаются папки со справочно-информационными материалами. Во время посещения организации возможность встретиться с её руководите­лем не менее интересна, чем само посещение. Члены руководства могут сопровождать журналистов во время экскурсии. Ведение группы следует поручить специально подготовленному гиду. Перед началом экскурсии руко­водитель организации произносит небольшую речь, затем группу ведут по маршруту. После завершения экскурсии руководители организации отвечают на вопросы.

Крупные организации нередко проводят мероприятия, не предназначенные специально для прессы — конферен­ции, приёмы, юбилеи, встречи. Пригласив журналистов на эти мероприятия, и создав им условия для работы, органи­зация получает возможность рекламы. Для работы с жур­налистами необходимо назначить ответственного. Его имя и координаты должны быть заранее сообщены представителям прессы, чтобы они знали, кто поможет им ре­шать свои вопросы. В обязанности ответственного входит:

1) заранее предоставить журналистам программу мероп­риятия, повестку дня и другие материалы,

2) объяснять порядок проведения мероприятия, представлять выступа­ющих,

3) проследить, чтобы стулья для журналистов были поставлены в удобном месте — откуда можно хорошо видеть и слышать, а также выходить для сообщений по телефону. В распоряжение журналистов следует предо­ставить телефоны, установив, при необходимости, допол­нительные средства связи. При длительной конференции — более одного дня — следует предусмотреть для журна­листов специальное помещение, чтобы они могли исполь­зовать его как пресс-офис или пресс-бюро.