Пресс-конференции

Пресс-конференция — встреча официальных лиц (пред­ставителей деловых, общественных, правительственных кругов) с представителями средств массовой информа­ции с целью информирования общественности по акту­альным вопросам.

Пресс- конференция используется в основном:

1) для передачи развернутой информации по особенно важной теме, по которой у журналистов могут возник­нуть вопросы,

2) при предпочтительности личных информационных контактов журналистов с официальными лицами. Если информация представляет собой малозначимую новость, она может быть передана в СМИ пресс-рели­зом и необходимости в пресс-конференции нет.

Успешная подготовка и проведение пресс-конферен­ции следует правилам:

1) дата и время проведения пресс-конференции выбираются с учетом времени освещения информации утрен­ними и вечерними газетами, радио и телевидением. Начало в 11.00 утра позволяет вечерним газетам сде­лать краткое сообщение в этот же день вечером, а утренним — на следующий день. В этом случае цент­ральная пресса отстает от своих вечерних конкурентов и электронных СМИ, что может не нравиться журнали­стам центральных газет. Начало в 14.00 позволяет ут­ренним газетам подготовить развернутое сообщение о пресс-конференции на следующий день, а вечерние газеты отстают. День проведения назначается, если есть выбор так, чтобы не было совпадения по времени с другими важными для общественности мероприятия­ми, способными отвлечь публику от события проведения пресс-конференции.

2) СМИ извещаются о предстоящей пресс-конференции заранее — сначала почтой, а затем по телефону. Из­вещение должно быть четким и ясным: предмет (тема), дата, время и длительность, место проведения конфе­ренции, докладчик, имя и должность специалиста ПР для контакта, номер телефона. Иногда следует сооб­щить некоторые подробности, убеждающие редакто­ра в целесообразности освещения события. Извеще­ние должно достичь адресата за 7—10 дней до пресс-конференции. За день до проведения следует сделать телефонный звонок-напоминание.

3) не стоит играть в фаворитов, — приглашать нужно представителей из всех основных организаций, передаю­щих новости. Это — редакторы отделов новостей га­зет, радио и телевидения, а также представители информационных агентств, располагающие ресурсами для оповещения своих подписчиков по каналам Интер­нет или телетайпной связи.

4) тексты всех докладов должны быть отпечатаны зара­нее и быть доступными на пресс-конференции для всех присутствующих. По её окончании эти тексты рассы­лаются в газеты и журналы, представители которых не присутствовали на конференции.

5) перед началом конференции докладчики и другие от­ветственные лица должны провести краткое совеща­ние с участием ответственного за отношения с прессой — чтобы обсудить порядок (сценарий) ведения пресс-конференции, ответы на возможные вопросы.

6) конференцию следует проводить в комнате для заседаний, но не в чьем-либо офисе. Всем репортерам должны быть обеспечены стулья, а для телевизионных команд — место для раз­мещения камер. Докладчика (докладчиков) следует по­садить за стол или поставить перед ним кафедру — где обычно размещаются микрофоны и диктофоны.

7) длительность пресс-конференции должна быть объяв­лена заранее — чтобы репортеры знали, сколько у них будет времени для вопросов.

8) докладчика надо держать вне достижения репортеров до начала конференции. Репортерам следует предос­тавить равную возможность контакта с докладчиком — во избежание недовольства тех, кто оказался дальше.

9) для дополнения презентации докладчика стоит подготовить сопутствующую информацию, — пресс-кит, вклю­чающий все относящиеся к докладчику, предмету и организации материалы.

10) незадолго до завершения конференции следует дать знать об этом репортерам, объявив, что следующий воп­рос будет последним. После завершающего вопроса докладчик должен поблагодарить журналистов за то, что они пришли и не принимать больше вопросов. Пос­ле пресс-конференции некоторые журналисты захо­тят задать вопросы на индивидуальной основе. Согла­шаться стоит только если при этом получить информа­цию смогут все желающие репортеры.

Перед началом конференции прибывающие журналис­ты регистрируются у входа в помещение, получают пресс-релизы и фотографии — в специальных пакетах и пап­ках. Для регистрации у входа ставятся специальные сто­лы. Встречать журналистов должны сотрудники пресс-центра и сам ответственный за связь с прессой.

Выступающие лица — докладчики рассаживаются на некотором возвышении. Перед каждым из них ставятся таблички с именами, должностями, названием организа­ции. Таблички должны быть написаны достаточно круп­ным шрифтом — чтобы надписи было видно с задних ря­дов. Все сотрудники службы ПР, задействованные на пресс-конференции, должны иметь нагрудные значки/таблич­ки-идентификаторы со своими именами, должностями и названием организации.

Ведет пресс-конференцию назначенный ответственный, который призывает присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего или руководителя организации. Начать и вести пресс-конференцию может сам председательствующий. Важно, чтобы выступающие были хорошими ораторами. Это в значительной мере определяет успех пресс-конференции. Поэтому время выступления лиц, не умеющих хорошо говорить, следует свести к минимуму — в пользу других, более удачных ораторов. Председательствующий представляет слово выступающим. После выступления докладчики отвечают на вопросы аудитории журналистов. После окончания пресс-конференции журналистов принято угощать напит­ками и иногда лёгкими закусками.