Процес матеріально-технічного забезпечення

1) підготовка специфікацій і технічних умов, що характеризують кількість і якість необхідного устаткування, машин, механізмів, конструкцій, матеріалів, робіт.

2) планування і організація процесу закупок – здійснюється на основі даних проектно-кошторисної документації, розробляються графіки необхідних закупок з урахуванням тривалості фаз проектного циклу й визначенням критичного часу доставки вантажів;

3) вивчення джерел закупок, переговори з можливими постачальниками, попередній відбір учасників тендерних торгів;

4) підготовка документів для торгів, їх проведення, ухвалення рішення про укладення контрактів з оферентами, що перемогли;

5) розміщення замовлення – після проведення заходів по скороченню номенклатури закупок розробляються заявки, проводиться їх оцінка, узгоджуються з переможцями торгів вимоги до перевезення, зберігання вантажів і порядку платежів та підписується контракт з постачальниками;

6) планування поставок – розробляються графіки поставок та визначаються організації і особи, що є відповідальними за кожну позицію поставок;

7) контроль за поставками (своєчасність, комплексність, кількість і якість) із вживанням необхідних заходів у разі відхилень – здійснюється на основі спеціальних графіків, що включають планові і фактичні строки поставок за кожним видом ресурсів;

8) взаєморозрахунки й організація бухгалтерського обліку – матеріали відвантажуються та приймаються за відповідними накладними;

9) доставка, прийняття і зберігання товару з урахуванням всіх витрат по транспортуванню, отриманню та перевірці товарів;

10) облік і контроль доставки – порівняння фактичних поставок із запланованими закупками за кожним видом ресурсів.

В процесі матеріально-технічного забезпечення головне завдання менеджерів міжнародних проектів – підтримувати баланс між вхідними поставками ресурсів і вихідними (розподіленими) потоками ресурсів по роботам для забезпечення безперервної реалізації проекту у відповідності із запланованими показниками.