Процес закриття контракту за міжнародним проектом

Закриття контракту здійснюється після проведення експлуатаційних випробувань та відзначається процедурами по завершенню договірних зобов’язань між учасниками проекту, а також комплексом організаційних заходів по доведенню ряду адміністративних завдань.

Всі завдання по завершенню міжнародного проекту можна визначити як договірні, що стосуються контракту, та організаційні, які впливають на результати діяльності учасників проекту. Для досягнення згоди між замовником проекту і виконавцями кожне завдання повинно бути ідентифіковано, адресовано і дозволено в якості складової частини процесу закриття контракту. Основними складовими процесу закриття контракту є:

1. Перевірка фінансової звітності замовника і виконавців – проводиться аудиторськими службами, які здійснюють фінансовий аналіз, бухгалтерський контроль, ревізію фінансово-господарської діяльності учасників проекту за рахунок замовника.

2. Паспортизація– визначення кількісної і якісної відповідності документації існуючим нормам, стандартам та технічним умовам. Паспортизація полягає в реєстрації замовником представленої йому документації, в якості якої можуть бути, наприклад, сертифікати, що атестують продукцію. При правильному управлінні проектом паспортизація здійснюється своєчасно, ще до закриття контракту.

3. Виявлення та завершення невиконаних зобов’язань. Невиконані зобов’язання повинні бути цілком завершені на етапі закриття контракту. Регулювання відносин при цьому здійснюється в фінансовій частині зобов’язань. Тобто, виправлення браку і недоробок проводиться за рахунок гарантійного резерву, який створюється підрядником до початку виконання робіт і суму якого визначено у контракті, він повертається підряднику у випадку невиявлених дефектів після виконання робіт при остаточному розрахунку із замовником.

Якщо виправити брак і недоробки дуже дорого, то замовник може піти на поступки для того, щоб їх виправити у встановлений строк. З іншого боку, замовник може примусити підрядника виправити дефекти за свій рахунок з погрозою не здійснити остаточний розрахунок, а за порушення зобов’язань висунути претензії й утримати штраф (сума якого передбачена в контракті).

Якщо робота не виконана, то розглядається питання про зміну контракту. Проведення переговорів з метою зміни умов контракту здійснюється до проведення остаточних розрахунків. Зміни затверджуються замовником, після цього інформація про виконання додаткових робіт передається приймальній комісії.

Таким чином, остаточне рішення щодо виконання невиконаних зобов’язань залишається за замовником, він визначає перелік розбіжностей і недоліків, які повинні бути усунуті до прийняття робіт.

4. Підписання замовником Акту виконаних робіт на основі Звіту приймальної комісії та поданої виконавцями документації, який є підставою прийняття відповідальності за об’єкт проекту.

5. Остаточний розрахунок – виписка рахунку-фактури для здійснення замовником, який прийняв проект, остаточного платежу. При остаточних розрахунках враховується економія або перевитрата грошових коштів на проект. Якщо в процесі виконання робіт підрядник скоротив витрати виробництва по деяким роботам у порівнянні з контрактною ціною (при виді контракту з відшкодуванням витрат, а не з твердою ціною), він отримує винагороду.

Як правило, в контрактах передбачаються штрафні санкції за порушення строків виконання робіт за проектом. Замовник може представити підряднику рахунок на ліквідацію збитку за кожен день прострочення виконання проекту. Сума штрафу, а також сума премії за дострокове виконання робіт указані в контракті.

6. Демобілізація – розформування організаційної структури проекту, повернення орендованого майна, обладнання, пристосувань, ліквідація малоцінних інформаційних, технічних та інших матеріалів.

В залежності від об’єкту проекту здача в експлуатацію може передбачати і гарантійне обслуговування – комплекс заходів, що здійснюється після закриття контракту не проектною командою, а функціональною групою, що відповідає за гарантійне обслуговування. Цій групі передається технічна інформація, обладнання, інструменти, засоби навчання, посібник з експлуатації, креслення, результати випробувань, різноманітні матеріали підприємств-постачальників. Умови гарантійного обслуговування вказуються у контракті – визначення початку, тривалості обслуговування, переліку і обсягу ремонтних робіт, перелік запасних частин та інше.