Програмне розширення офісних пакетів Microsoft Office. Обмін даними між додатками

Компанією Microsoft створено сімейство програм для підтримки офісної діяльності -Microsoft Office.

Комплект програмних продуктів Microsoft Office включає кілька додатків, що утворюють єдине середовище для обробки будь-якої інформації. До складу Microsoft Office входить потужний текстовий процесор Microsoft Word, електронні таблиці Microsoft Excel, засіб для підготовки і демонстрації презентацій Microsoft PowerPoint, а також інструмент організації й планування роботи Microsoft Outlook, система управління базами даних (СУБД) Microsoft Access.

Microsoft Office відрізняється тісною інтеграцією додатків. Це означає, що всі програми, які входять до складу Microsoft Office, «уміють» обмінюватися інформацією і дозволяють робити це досить просто.

Наприклад, якщо необхідно підготувати звіт за результатами фінансового періоду, що містить ілюстрації, то дані можна обробити в Microsoft Excel, побудувати на їхній основі графіки й діаграми, потім помістити їх у текст документа, створений у Microsoft Word. Переміщення діаграми здійснюється за допомогою операцій копіювання в буфер обміну Microsoft Windows і вставки в документ, що доступні через основне меню програм, через панелі інструментів, через гарячі клавіші або через контекстне меню, яке з'являється при натисканні на праву кнопку миші. Нарешті, ілюстрацію, як і будь-який інший об'єкт, можна «зв'язати» із документом, просто «захопивши» мишею в одному додатку і «перетягнувши» на потрібне місце в іншому (режим «Drag and Drop»).

Додатки Microsoft Office допускають обмін будь-якими даними між будь-якими додатками. Наприклад, можна використовувати діаграми з Microsoft Excel для оформлення звітів у Microsoft Word або для ілюстрації презентації у Microsoft PowerPoint. Можна помістити частину таблиці з Excel у текст документа Word або в слайд PowerPoint, а можна імпортувати в базу даних Microsoft Access. Крім того, будь-який додаток Microsoft Office дозволяє помістити в документ (будь то текст, електронна таблиця, презентація чи база даних) малюнок у будь-якому форматі, а також відеофрагмент або просто звуковий ролик.

При перенесенні окремих об'єктів з одного додатка в інший, крім звичайної операції копіювання/вставки, можна використовувати механізм зв'язування оригінального об'єкта і його копії. У цьому випадку при зміні вихідних даних у таблиці Excel змінюється побудована на їхній основі діаграма, а разом із нею і та копія діаграми, що міститься в документі Microsoft Word. Це дає можливість ефективної роботи зі складеними документами, у яких використовуються різні джерела. Наприклад, дані можна взяти з бази даних Access. Вони будуть обновлятися автоматично і кожен, хто захоче ознайомитися з таким документом, побачить останні цифри. Сімейство Microsoft Office містить набір інструментів, спільних для всіх додатків. До них належать механізми перевірки правопису й граматики, засіб для малювання, інструмент для створення яскравих заголовків, редактор організаційних діаграм, інструмент для редагування математичних формул, редактор фотозображень, бібліотека картинок і т. д. Сюди ж належать і панелі інструментів, і навіть меню, що є стандартними елементами будь-якого додатка Microsoft Office.

Названі інструменти встановлюються на диску один раз, а потім використовуються всіма додатками Microsoft Office. Ця особливість дозволяє заощадити місце на диску, забезпечує високу швидкість роботи додатків і єдиний інтерфейс. Можна легко почати роботу з будь-яким додатком Microsoft Office, вивчивши лише один із них.

Починаючи з версії 97, у Microsoft Office входить новий додаток — Microsoft Outlook. Цей додаток являє собою інструмент для організації й планування персональної діяльності. Microsoft Outlook включає електронну пошту, базу контактів, календар і т. д. Але найголовніше — він зв'язує всі додатки, виступаючи як засіб організації роботи з ними. За допомогою Microsoft Outlook можна призначити зустріч, додавши в її опис супровідний документ. Це може бути список питань, що планується обговорити у форматі Microsoft Word, або звіт про результати року за продажами у форматі Microsoft Excel. Можна переслати складеним документ електронною поштою або у вигляді факсу-повідомлення.

Microsoft Office, починаючи з версії для Windows 95, тісно інтегрований з операційною системою і використовує всі її переваги. Наприклад, при роботі з Windows 95 додатки сімейства Microsoft Office дозволяють використовувати ярлики (Shortcuts) як посилання на документи, а самі документи можна зберігати з використанням довгих імен (до 250 символів, включаючи пробіли).

Працюючи в мережних операційних системах, додатки сімейства Microsoft Office підтримують спільну групову роботу кількох людей над спільними документами. Існує можливість використання матеріалів, розташованих не тільки на локальному диску робочої станції, але й на сусідньому комп'ютері або на сервері мережі.

Електронною таблицею Microsoft Excel, або базою даних Microsoft Access. Її можуть одночасно користуватися кілька людей. Microsoft Word дозволяє створити документ, над різними частинами якого можуть одночасно працювати різні люди. Microsoft PowerPoint дозволяє проводити відеоконференції. При цьому презентація показується одночасно на екранах усіх учасників конференції.

Крім того, усі додатки Microsoft Office підтримують роботу з електронною поштою. При роботі над документом, що вимагає коректури кількох людей можна послати цей документ поштою в режимі послідовного розсилання. Як тільки один учасник роботи закінчить вносити поправки, документ відправляється до наступного учасника. Після того як документ обійде всіх зазначених Я у розсиланні людей, він повертається до того, хто його надсилав, при цьому всі Я позначки й поправки будуть позначені окремим кольором для кожного учасника спільної роботи. Поправки можна переглянути й вирішити, які з них потрібно прийняти, а які скасувати.

При підготовці документа часто виникає потреба в інформації, що знаходиться або у файлі бази даних, або на сервері баз даних (це може бути, наприклад Microsoft SQL Server). Зазвичай у таких випадках використовуються спеціальній додатки-клієнти, що підтримують механізм ODBC. Він забезпечує можливість одержання даних будь-яким додатком-клієнтом від будь-якого додатка-сервера. Механізм ODBC є одним зі стандартних елементів Microsoft Office, доступним усім додаткам, що належать до сімейства.

Додатки Microsoft Office мають широкий набір функцій, розрахованих на різні категорії користувачів. Зрозуміло, однак, що яким би великим не був програмний продукт, він не може містити абсолютно всі специфічні функції, потрібні різним людям. У Microsoft Office вбудована універсальна мова розробки Microsoft Visual Basic. Використовуючи її, кваліфікований користувач може легко створити як окрему утиліту, так і цілий додаток, що відповідає вимогам конкретної організації або підрозділу. Та сама програма мовою Visual Basic може використовувати об'єкти й документи з будь-якого додатка Microsoft Office.

Microsoft Office має вбудовану підтримку технологій Інтернету, що дозволяє створювати гнучкі й прості у використанні Інтернет-рішення. Будь-який додаток Microsoft Office дозволяє зберігати документи у форматі HTML, використовувати вбудовані в документи посилання на об'єкти Інтернет-мереж і переглядати ресурси Інтранет й Інтернет. Нова версія Office, як єдиний формат зберігання файлів у всіх додатках, підтримує XML, що є загальновизнаним стандартом зберігання структурованої інформації.

За допомогою Microsoft Office створення персональних Web-серверів стає процесом простим і зрозумілим кінцевому користувачеві.

Microsoft Office дозволяє істотно спростити пошук інформації у корпоративних мережах. Це досягається шляхом створення внутрікорпоративних Web-серверів зі зручною і зрозумілою ієрархічною системою розміщення інформації. Наприклад, система обліку поточних документів складу може складатися з кількох взаємопов'язаних HTML-сторінок, що стосуються різних підрозділів складу або різних категорій продукції. Кожним елементом на сторінці такого сервера є посилання на реальний документ, наприклад, на зведення про стан окремого складу або відомість наявності товару за категоріями. Перегляд сторінок сервера можна здійснювати за допомогою Microsoft Internet Explorer або будь-якого додатка Microsoft Office.

Такий Web-сервер дозволяє спростити процедуру доступу до інформації для рядових користувачів і займає зовсім небагато місця на диску, тому що містить в основному посилання.

Якими б широкими можливостями не володів Microsoft Excel, завжди знайдеться така задача, яку стандартними можливостями пакету Microsoft Excel розв’язати неможливо. Для таких випадків, в пакет Microsoft Office, був інтегрований інструмент Visual Basic for Application(VBA), який дозволяє вирішити набагато більший спектр задач, що стоять перед користувачем і дозволяє користувачеві створити те середовище, яке є найбільш прийнятним для певного роду діяльності.