Формирование и оформление наследственных дел. Учет завещаний.

Основанием для начала производства по наследственному делу является получение нотариусом первого документа, свидетельствующего об открытии наследства, частным нотариусом либо поступившего в государственную нотариальную контору. Таким документом является заявление о принятии наследства, выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, принятии мер к охране наследственного имущества, об управлении наследственным имуществом, пережившего супруга о выдаче свидетельства о праве собственности на долю в общем имуществе супругов, согласии быть исполнителем завещания.

Документ, послуживший основанием для начала производства по наследственному делу, регистрируется в день поступления в Книге учета наследственных дел по форме согласно приложению 21 Правилам.

Номер наследственного дела обозначается арабскими цифрами и состоит из порядкового номера, присвоенного наследственному делу в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел, и года заведения наследственного дела: «20/2011, где 20 – порядковый номер наследственного дела в соответствии с регистрацией в Книге учета наследственных дел первого документа, поступившего к наследственному делу и послужившему основанием для формирования наследственного дела, 2011 – год заведения наследственного дела».

Номер, указанный в графе 1 Книги учета наследственных дел, является порядковым номером наследственного дела.

После присвоения наследственному делу порядкового номера дело регистрируется в Алфавитной книге учета наследственных дел по форме согласно приложению 22 к Правилам в ЕНИС.

Заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов, формируются в отдельные наследственные дела, каждое из которых получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов).

В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению. Сформированное наследственное дело является отдельным номенклатурным делом. На обложке дела к номенклатурному индексу, через дробь присваивается номер наследственного дела (Дело № 1-15/27/2011).

Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

В территориальной нотариальной палате ведется алфавитная книга учета завещаний, в которую вносятся сведения об удостоверенных завещаниях, а также о завещаниях, полученных от должностных лиц, уполномоченных на удостоверение завещаний, приравненных к нотариально удостоверенным по форме согласно приложению 23 к Правилам.

Сведения об удостоверенном завещании поступают в алфавитную книгу завещаний ЕНИС после внесения записи в электронном реестре ЕНИС.

Необходимость подобного дополнительного учета продиктована особенностями такого нотариального действия, как удостоверение завещаний. Ранее оформленное завещание может быть отменено, это право завещателя, менять свою волю в отношении своего имущества в течение всей жизни. Впоследствии может быть составлено и удостоверено новое завещание, в этом случае, после смерти завещателя, будет действовать последнее завещание. И в том и другом случае необходимо вести отдельный учет завещаний, кроме как в реестре нотариальных действий, поскольку это намного облегчает поиск необходимой информации именно по таким действиям как завещание

Дополнительное свидетельство о праве на наследство выдается нотариусом, выдавшим основное свидетельство о праве на наследство.

При подготовке законченного наследственного дела к хранению, документы подшиваются по правилам пункта 39 Правил в следующем порядке:

1. свидетельство о праве на наследство;
2. заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, или об отказе от наследства;
3. копия свидетельства о смерти наследодателя;
4. копия книги регистрации граждан или адресная справка на имя наследодателя, где определено место его регистрации;
5. копии документов, подтверждающих родственные отношения наследников с наследодателем, основание наследования (завещание, документы о степени родства, об усыновлении, о нахождении на иждивении наследодателя);
6. запросы нотариуса, сделанные для установления круга наследников, и ответы на них;
7. информационная справка об отсутствии наследственного дела;
8. документы, подтверждающие принадлежность наследства наследодателю (правоустанавливающие документы);
9. иные приобщенные к наследственному делу документы.

При подписании документов, предназначенных для совершения действий за границей, лицо, которое обратилось за совершением нотариального действия в документе, пишет в строку свою фамилию, имя, отчество в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность. При заполнении удостоверительной надписи указывается полностью в соответствии с оттиском печати: фамилия, имя, отчество частного или государственного нотариуса; наименование государственной нотариальной конторы; номер, дата выдачи лицензии. Дату совершения нотариального действия прописывается словами. Фамилию, имя, отчество лица, подписавшего документ, указывается в той последовательности, как указано в документе, удостоверяющем его личность. Печать ставится на свободном месте документа под удостоверительной надписью, не затрагивая ее текста и подписи частного или государственного нотариуса. Текст удостоверительной надписи (в том числе номер реестра для регистрации нотариальных действий, сумма взысканной государственной пошлины или сумма, оплаченная нотариусу) печатается техническими средствами (пишущей машинке, персональном компьютере). Документы не сгибаются, незаполненные до конца строки, свободные места не прочеркиваются, проставление мастичных штампов не допускается. Документы сшиваются ниткой или лентой красного или белого цвета в три прокола.